Организационный аудит: зачем и кому он нужен?

       Организационный аудит: зачем и  кому он нужен? 

        

       Сегодня любой образованный человек непременно имеет представление о финансовом и производственном аудите, некоторые  знакомы с кадровым аудитом, а  вот что такое организационный  аудит, знают совсем немногие. Однако это не исключает его повсеместное проведение. Правда, бывает оно не всегда осознанным.

       Существует  множество определений  организационного аудита.

       В целом организационный аудит  – это анализ управленческой деятельности компании, в т. ч. проверка соответствия организационной структуры и  регламентирующей ее организационно-распорядительной документации масштабам, характеру  деятельности и стратегии компании. Организационный аудит выявляет взаимосвязи и степень влияния  персонала на деятельность компании и возможность реализации основных целей и задач. Зачастую организационный  аудит сопряжен с комплексным  аудитом системы управления.

       Аудит системы управления необходим компании в первую очередь для того, чтобы  понять, что в ней происходит и  в каком направлении она движется. При этом организационный аудит  определяет текущее состояние предприятия  с точки зрения структур, процессов  и процедур управления, выявляет проблемные зоны. Оргаудит – это своего рода «лакмусовая бумажка», позволяющая определить «больные зоны», предотвратить возможные негативные последствия для компании.

       Таким образом, результаты оргаудита должны давать основание менеджерам для принятия требуемых управленческих решений и впоследствии стать фундаментом для преобразований. По сути, аудит не должен включать работы по решению проблем. На практике же разграничивать аудит и дальнейшие меро-приятия довольно сложно и не всегда целесообразно.

       Следует также отметить, что существует несколько  видов аудиторских проверок: первичные, плановые и специальные. Первичный оргаудит выполняется в основном на приобретаемых предприятиях. Плановый и специальный оргаудит выполняется на предприятиях соответственно плану проверок и по специальной программе при необходимости. Плановая аудиторская проверка осуществляется, как правило, ежегодно. 

       В каких случаях  необходимо проведение оргаудита?

       Можно смело сказать, что оргаудит нужен как активно развивающимся, так и стабильно-функционирующим компаниям перед принятием стратегических решений: оргаудит осуществляется перед М&A, при смене руководства компании, учредителей (собственников), при целевом инвестировании, при реорганизации компании и в других нестандартных ситуациях. Оргаудит, осуществляемый в поисках зон неэффективности, проводится обычно при необходимости повышения управляемости в крупных холдингах и/или компаниях с большой географией и филиальной сетью, для оптимизации и повышения прозрачности бизнес-процессов и системы управления в целом и т. п.

       На  уровне компании оргаудит позволяет определить уровень мотивации, коммуникаций, корпоративной культуры, оценить психологический климат, установившиеся внутри компании, а также актуальность организационной структуры компании, в том числе соответствие действующей структуры управления целям и масштабу организации, степень разграничения полномочий и ответственности, степень формализации структуры (наличие и комплектность организационно-распорядительной документации), степень соблюдения установленных процедур управления и контроля, соблюдение требований законодательства.

       Кроме того, в результате оргаудита можно выявить скрытые ресурсы и возможности компании.

       Например, в одном крупном холдинге в  результате оргаудита было выявлено, что в некоторых подразделениях числятся люди, ранее ответственные за выполнение определенных функций, но не перешедшие в новое подразделение при передаче туда этих функций. При этом текущие обязанности данных сотрудников не определены, но их фонд оплаты труда является бюджетом тех подразделений, где они числятся.

       Каковы  объекты оргаудита? 

       Аудиту  подлежат следующие элементы системы  управления:

       Стратегия

       Оценивается текущая стратегия предприятия, включая положение на рынке, целостность  и системность поставленных стратегических целей, понимание их руководителями и сотрудниками, применение в оперативном  управлении, контроль за реализацией.

       Бизнес-процессы

       Оцениваются управленческие и кадровые процессы, процессы производства и реализации каждого продукта предприятия, прочие бизнес-процессы, их соответствие стратегическим целям и задачам организации.

       Структура

       Проводится  оценка структуры управления компанией, т. е. взаимосвязь между процедурами, которые составляют бизнес-процессы, и ключевыми функциями управления. Оценивается эффективность организационной  структуры и ее адекватность текущей  ситуации в компании и реализуемым  процессам, степень гибкости. В ходе оценки анализируется схема управления, четкость разделения на функциональные и профитные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, а также технология выполнения ключевых функций управления, включая функции анализа рынка, стратегического и оперативного планирования, контроля распределения финансовых потоков и учета движения денежных средств, проведения кадровой политики и т. д.

       Персонал 

       Анализируются качественные и количественные характеристики персонала, распределение персонала  внутри компании, наличие кадрового  резерва, а также уровень управляемости, механизмы принятия решений, корпоративная  культура, стили управления, ожидаемые  результаты деятельности подразделений  и сотрудников и границы контроля, причины трудовых конфликтов и т. п.

       Информационное  поле

       Проводится  анализ системы информационного  обеспечения управления, схем информационных потоков (в т. ч. информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов), а также  их соответствия стратегии и целевой  модели управления.

       При этом объектами анализа являются формализованная стратегия компании, схемы организационных структур, организационно-распорядительные документы, регламентирующие распределение функций  и описывающие основные бизнес-процессы, прочие регламентирующие документы (их наличие, актуальность, функциональность, структура, правильность оформления, эффективность  использования в компании), а также  видение и понимание менеджментом системы управления в компании.

       В состав проверяемых документов входят также устав, положения об обособленных подразделениях, доверенности должностных  лиц, положения о подразделении, должностные инструкции, положения  о финансовом и внутреннем служебном  документообороте и т. п., трудовые договоры, хозяйственные договоры, договоры материальной ответственности, прочие организационно-распорядительные документы.

       Каковы  практические рекомендации по проведению оргаудита?

       Проведение  организационного аудита включает в  себя сбор и анализ информации о  системе управления компании.

       Любая организация сталкивается с массой проблем практически в каждой из сфер своего функционирования. При  проведении оргаудита важно проследить взаимосвязь между рассматриваемой проблемой и стратегическими задачами компании.

       Как и всякая диагностика, рассматриваемый  процесс состоит из следующих  этапов:

       1. Описание текущего состояния.

       2. Выявление проблемных зон, преимуществ  и недостатков системы. 

       3. Разработка рекомендаций по снижению  рисков или оптимизации.

       На  всех этапах организационного аудита велико влияние человеческого фактора. Т. к. зачастую организационный аудит воспринимается как вмешательство в деятельность, поведение аудиторов должно быть продуманным, спланированным и осторожным. Также велик риск дезинформации. Например, практически всегда при оценке загрузки персонала руководителями предоставляются завышенные данные по показателям загрузки, в особенности по трудноизмеримым функциям (маркетинг, pr и т. п.).

       Как правило, оргаудит осуществляется путем проведения собеседований с сотрудниками и руководителями компании, а также анализа документов.

       При проведении интервью зачастую высказываются  абсолютно разные точки зрения о  проблемах и путях их решения, при этом существует риск принять  за основное неправильное направление, пропустить важную информацию либо потратить  много времени на сбор несущественных фактов. Следует стараться максимально  объективизировать информацию (например, путем увеличения количества интервьюируемых по данному вопросу), сконцентрироваться на поставленной задаче и всегда структурировать полученные данные.

       Процесс проведения аудита системы управления представляет замкнутую последовательность операций и охватывает несколько  этапов.

       1. Описание текущего состояния.

       Здесь прежде всего важна постановка проблемы. На этом этапе определяются основные направления обследования, состав группы по оргаудиту. Проводится подготовка общей программы организационного аудита. Определяются методы аудита системы управления, которые используются в ходе выполнения работы (детальный анализ или выборка, локальный или общий, и т. д.).

       Цель  оргаудита должна быть четко сформулирована, т. к. размытая постановка целей может привести к анализу лишней информации и, соответственно, потере времени.

       Далее идет сбор данных. Предполагается осуществление  планирования и реализации процедур сбора данных.

       Затраты на сбор данных не должны превышать  предела разумности. В особенности  это касается труднодоступной информации, требующей проведения дополнительных мероприятий (встреч, интервью, наблюдений, анкетирования и т. д.). Требуется  ранжирование информации по значимости в целях решения поставленной задачи (например, при анализе результатов  деятельности подразделения следует  выделить агрегированные или более  значимые операционные показатели, а  не рассматривать все).

       Важно и описание текущей ситуации по рассматриваемому вопросу.

       Внутренним  аудиторам бывает сложно учесть и  соединить воедино свое собственное  профессиональное мнение, а также  мнение ответственного сотрудника, hr-директора, руководителя направления и, наконец, видение топ-менеджмента либо собственника при соблюдении всех законодательных и прочих требуемых норм. Однако игнорирование мнения сотрудников, принятие во внимание только позиции высшего руководства является серьезной ошибкой и может привести к негласному бойкотированию предполагаемых изменений. 

       2. Выявление проблемных зон, преимуществ  и недостатков системы.

       Необходимы  оценка и анализ информации. Выполняется  оценка достаточности информации, производится ее структуризация и качественный и  количественный анализ, выявление проблемных зон.

       На  данном этапе довольно часто встречается  синдром «опытного водителя», при  котором как руководители, так  и аудиторы ошибочно полагают, что  знают решение проблемы, основываясь  только на собственном опыте и  знаниях, без проведения дополнительного  анализа ситуации и других экспертных мнений.

       Далее идет разработка мероприятий по повышению  эффективности системы управления. В результате оценки процедур (бизнес-процессов  и ключевых функций), структуры управления, а также их соответствия стратегии  и модели управления составляются рекомендации по изменениям в процедурах и структурах, которые следует осуществить  для повышения качества менеджмента  предприятия.

       Не  следует мыслить стереотипами и  делать поспешные выводы на основании  поверхностно проанализированных фактов, а также пытаться устранить проблему с помощью уже готовых решений  без адаптации к особенностям деятельности компании.  

       3. Разработка рекомендаций по снижению  рисков или оптимизации.

       Здесь происходит формирование выводов и  рекомендаций. Выполняется в форме  заключения, где отмечаются преимущества, указываются выявленные недостатки и рекомендуются пути повышения  эффективности системы управления.

       Предложения о дальнейших действиях должны логически  вытекать из первого и второго  этапов диагностики. 

       Каковы  результаты оргаудита?