Оформление операций по поступлению матриалов

I. Оформление операций  по поступлению  материалов 

42. Материалы  - вид запасов. К материалам  относятся сырье, основные и  вспомогательные материалы, покупные  полуфабрикаты и комплектующие  изделия, топливо, тара, запасные  части, строительные и прочие  материалы.

43. Поступление  материалов в организацию осуществляется  в следующем порядке:

• а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
• б) путем изготовления материалов силами организации;
• в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
• г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

44. На  материалы, поступающие по договорам купли-продажи поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
• проверять правильность расчетов в расчетных документах;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• передавать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

45. Для  получения материалов со склада  поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление  доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность  от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или  иного лица, уполномоченного на это  учредительными документами, с приложением  печати организации.

Доверенность  от имени юридического лица, основанного  на государственной или муниципальной  собственности, на получение или  выдачу денег и других имущественных  ценностей должна быть подписана  также главным бухгалтером этой организации.

Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

46. Приемка  материалов от организаций транспорта  и связи по количеству и  качеству осуществляется с учетом  правил, действующих на транспорте  и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

47. Поступившие  в организацию счета-фактуры,  товарно-транспортные накладные,  акты и другие сопроводительные  документы на поступившие грузы  передаются соответствующему подразделению  организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

48. Материалы  в организации должны быть  своевременно оприходованы.

При приемке  материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

49. Порядок  и сроки приемки материалов  по количеству и качеству устанавливаются  специальными нормативными документами. 

Приемка и оприходование поступающих  материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз  в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо  приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке  грузов автотранспортом приемка  поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный  ордер не оформляется.

Приемный  акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и  исков к поставщику и (или) транспортной организации.

50. Материалы  должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (весовых,  объемных, линейных, в штуках). По  этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной  единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование  и отпуск отражаются в первичных  документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если  затруднительно отражение движения такого материала одновременно в  двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если  в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

51. Если  в интересах производства целесообразно  направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень  материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в  подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

На стройках строительные материалы, конструкции  и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся  непосредственно на объекты строительства, минуя базисный (центральный) склад.

52. При  приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.

53. Приемные  акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в  день поступления соответствующих  материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

54. Материалы,  поступающие на ответственное  хранение, записываются заведующим  складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае, если материалы, принятые на ответственное  хранение, относятся в соответствии со статьей 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися, или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях или продать. При этом указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании  материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

55. В  организации должен быть установлен  контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а  также за производством расчетов  с поставщиками и покупателями.

Контроль  за своевременным оприходованием прибывших  грузов осуществляется согласно решению  руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.

56. Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

57. Сдача  подразделениями на склад материалов  оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

• продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
• осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
• производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;
• осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;
• других аналогичных случаях.