Облік грошових коштів

ТЕМА 3. ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ

План

1.        Облік і контроль касових операцій і грошей в касі.

2.        Облік створення і використання фонду дрібних сум.

3.        Документальне оформлення і облік операцій по банківських рахунках.

4.        Облік короткострокових фінансових інвестицій.

1. ОБЛІК І КОНТРОЛЬ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ І ГРОШЕЙ В КАСІ

1. Грошові кошти є найліквіднішою частиною активів підприємств, яка використовується для сплати боргів, на закупівлю нових активів. До грошових коштів належать:

       готівка, яка зберігається на підприємстві;

       гроші в банках (на рахунках);

       банківські векселі;

       грошові чеки і перекази від клієнтів.

В США всі ці складові об’єднуються одним словом “CASH” і обліковуються на одному рахунку “Грошові кошти”. У західноєвропейських країнах грошові кошти обліковуються на рахунках “Каса” і “Рахунки в банках” – в національній та іноземній валюті.

На облік і контроль касової готівки звертається велика увага. У фірмах розробляють системи контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються зводити до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торговельних підприємствах у касі можуть бути значні суми.

Система внутрішнього контролю включає в себе план організації, а також заходи, спрямовані на збереження грошових коштів (як і іншого майна).

Для захисту готівки та контролю за збереженням слід дотримуватися таких чотирьох принципів

1) облік готівки мусить здійснюватися в момент її надходження;

2) всю готівку, що надійшла, необхідно здавати в той самий день, принаймні не пізніше, ніж на наступний день;

3) працівник, який одержує готівку, не повинен займатися її обліком в бухгалтерії;

4) працівник, відповідальний за одержання готівки, не повинен займатися її розподілом.

Кожне підприємство розробляє свої заходи контролю за виплатою готівки. Серед найважливіших контрольних заходів можна зазначити такі: для виплат необхідно одержувати попередній дозвіл; усі чеки повинні мати серійний номер, доступ до них має бути обмежений; бажано, щоб кожен чек підписували дві особи; бажано, щоб працівник, якого уповноважено оплачувати рахунки, не мав права підписувати чеки; при оплаті зобов’язань на первинних документах слід проставляти дату, номер чека і штамп “Оплачено”; особи, які підписують чеки, не повинні мати доступу до чеків чи займатися вивіркою рахунків; інвентаризація готівки в касі та на банківських рахунках повинна здійснюватись не рідше одного разу на місяць.

По касі може бути виявлено нестачі або надлишки грошей. Вони відносяться на рахунок "Нестачі або надлишки по касі", який є активно-пасивним. Цей рахунок дебетується на величину нестачі і кредитується на величину надлишку.

Приклад. Касовий апарат показує, що виручка магазину за день становить 4546 дол. У наявності в касира грошей було 4537 дол. Нестача складає 9 дол. Оприбуткування готівки з урахуванням нестачі грошей та відображення доходу від реалізації здійснюється таким бухгалтерським записом:

Д-т рах. “Грошові кошти”                                                                                  4537

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі”                                                   9

К-т рах. “Доходи від реалізації”                                                              4546

В разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування, з’ясовує причини та обставини її виникнення.

Наприкінці звітного періоду дебетове сальдо рахунку “Нестачі або надлишки по касі” відображаються у Звіті про прибутки та збитки як операційні (торговельні) витрати. Кредитове сальдо вказаного рахунку відображається у Звіті про прибутки та збитки як “інші доходи”.

Операції по касі відображаються і групуються в касовому журналі надходжень та видатків, підсумки переносяться в Журнал реєстрації операцій, а потім – на рахунки бухгалтерського обліку і Головній книзі. Форма журналів надходжень і видатків грошей здебільшого довільна, пристосована до умов підприємства.

Рух грошей по касі відображається в обліку такими записами:

Надходження:

Д-т рах. “Каса”

К-т рах. “Доходи від реалізації”.

К-т рах. “Рахунки до одержання (Клієнти, Дебітори)”.

К-т рах. “Рахунки в банках” та ін.

Видатки:

Д-т рах. “Рахунки до оплати (Постачальники)”.

Д-т рах. “Фонд дрібних сум (Мала каса)”.

Д-т рах. “Рахунки в банках”.

Д-т рах. “Витрат по елементах”.

Д-т рах. “Розрахунки з персоналом” та ін.

К-т рах. “Каса”.

2. ОБЛІК СТВОРЕННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ФОНДУ ДРІБНИХ СУМ

Для здійснення невеликих витрат, наприклад, канцелярських, поштових, представницьких, тощо, фірми створюють фонд дрібних сум. Цю систему операцій називають ще “авансова система” (або система підзвітних сум). Вона передбачає створення фонду, здійснення виплат за рахунок фонду та поповнення фонду.

Створення фонду дрібних сум. Адміністрація планує необхідні витрати, їх обсяг і на цій підставі визначає розмір фонду з розрахунку на 2-4 тижні.

Гроші видаються підзвітній особі, яка зберігає їх у своєму сейфі. Видача оформляється чеком, гроші видаються з каси. При цьому роблять проводку:

Д-т рах. “Фонд дрібних сум”                                                                      200

К-т рах. “Каса (Грошові кошти)”                                                               200

Фонд створюється на постійній основі, тобто в цьому фонді постійно має бути, наприклад, 200 доларів або інша встановлена сума. При видачі грошей підзвітній особі видають також пронумеровані чеки (квитанції) або ваучери для запису витрат грошей.

Виплати з фонду дрібних сум. Витрата грошей відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію або ваучер, у якому проставляє суму і призначення виплати. Особа, яка одержує гроші, підписує цей документ.

Поповнення фонду дрібних сум. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає його в бухгалтерію (звіт складається за даними квитанцій, ваучерів).

Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрачених коштів шляхом виписки чека на ім’я підзвітної особи.

Наприклад, сума витрат за ваучерами (квитанціями) складає на певну дату 160 доларів, в тому числі:

       поштові витрати - 80 дол.;

       витрати на перевезення (транспортні) - 36 дол.;

       канцелярські витрати - 34 дол.;

       інші адміністративні витрати - 10 дол.

Фонд дрібних витрат поповнюється на суму 160 дол. з одночасним відображенням витрат:

Д-т рах. “Поштові витрати”                                                                        80

Д-т рах. “Транспортні витрати”                                                                    36

Д-т рах. “Канцелярські витрати”                                                                  34

Д-т рах. “Інші  витрати”                                                                                   10

К-т рах. “Грошові кошти (Каса)”                                                                   160

Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді плюс сума квитанцій на витрати завжди дорівнювали сумі ліміту фонду (в цьому прикладі 200 дол.).

Нестачі або надлишки по фонду дрібних сум відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”.

Нестачі:

Д-т рах. “Нестачі або надлишки по касі”

К-т рах. “Грошові кошти”.

Надлишки:

Д-т рах. “Грошові кошти”

К-т рах. “Нестача або надлишки по касі”.

3. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ І ОБЛІК ОПЕРАЦІЙ ПО БАНКІВСЬКИХ РАХУНКАХ

Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки в обігу фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами.

Є кілька видів банківських рахунків, що їх може відкривати фірма: банківський чековий рахунок, простий (загальний) банківський рахунок, рахунок для розрахунків з персоналом, а також рахунки для кредитних ліній та інші.

Для відкриття банківського рахунку фірма (як і окрема особа) подає в банк карточку з підписом (зразок) осіб, які матимуть право підписувати чеки та інші банківські документи. В окремих випадках банк може вимагати від клієнта фінансової інформації про нього.

Після відкриття рахунку банк друкує і видає чекову книжку з пронумерованими чеками (та з корінцями), а також депозитні бланки (аркуші). На цих документах друкується (вже надрукована банком) інформація, що ідентифікує банк та фірму (клієнта) – тобто назва, адреса тощо.

На практиці можуть бути розходження між залишками на банківському рахунку за даними обліку фірми і за даними витягу банку. Причинами цього розходження можуть бути:

-           від ставання в часі;

-           помилки записів (замість 450 у книзі написано 540);

-           записи банку на рахунку без відома депозитора (витрати за послуги, продаж векселів тощо).

Відставання в часі: фірма здала гроші у вечірню касу 30.04, а банк відобразив це 1.05. Або: чек направили для оплати постачальникам, а банк провів його пізніше.

Усі розходження мають бути відрегульовані. Слід сказати, що, на відміну від нашої практики, коли записи операцій здійснюються тільки на основі банківського витягу, в зарубіжних країнах перевага надається не витягові, а клієнтові.

Після одержання витягу банку він ретельно перевіряється і складається для врегулювання погоджувальна таблиця.

Спочатку в таблицю записують залишки - за даними витягу і за даними обліку фірми. Потім відображаються всі розходження. Приклад погоджувальної таблиці наведено в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1

Узгоджувальна таблиця 30 квітня 2004 р.

Результати узгоджувальної таблиці відображають в обліку для коригування залишку на рахунку “Грошові кошти”. Про допущені банком помилки сповіщають банкові для виправлення.

Відображення результатів погоджувальної таблиці

1) Облік банком нашого векселя:

Номінальна вартість 1000 дол.; % – 50 дол.

Банківський гонорар: 15 дол.

Д-т Горошові кошти                                                                                                  1035-00

Д-т Фінансові витрати                                                                                                  15-00

                            К-т Векселі одержані                                                                                    1000-00

                            К-т Фінансові доходи (%)                                                                      50-00

2) Виправлення помилки відображення чека №443:

Д-т Грошові кошти                                                                                                  36-00

К-т Постачальники (рахунки до оплати)                                                        36-00

3) Неоплачені покупцями чеки:

Д-т Клієнти (рахунки до одержання)                                                        425-60

К-т Грошові кошти                                                                                                   425-60

4) Оплата банківських послуг:

Д-т Фінансові витрати                                                                                                  30-00

К-т Грошові кошти                                                                                                  30-00

4. ОБЛІК ПОТОЧНИХ (КОРОТКОСТРОКОВИХ) ФІНАНСОВИХ ІНВЕСТИЦІЙ

З метою одержання дивідендів або відсотків багато компаній вкладують вільні грошові кошти (особливо в період високих процентних ставок) у короткострокові цінні папери (фінансові інвестиції).

Фінансові інвестиції – це активи, які утримуються підприємством з метою збільшення прибутку (відсотків, дивідендів тощо), зростання вартості капіталу або інших вигод для інвестора.

В залежності від строку утримання на підприємстві фінансові інвестиції поділяються на поточні (короткострокові) та довгострокові. Більш детальна характеристика фінансових інвестицій наведена на рис.3.1.

Рис.3.1. Фінансові інвестиції, їх собівартість та складові