Методы изучения трудовых процесов

Фотография рабочего дня как инструмент анализа использования рабочего времени

Фотография рабочего дня - уникальная возможность получить чёткое представление об эффективности использования рабочего времени, затрат и потерь рабочего времени. При современных формах ведения бизнеса человеческий фактор играет все большую роль. Как оценить сотрудников, которые работают давно и владеют определенным багажом знаний, как эффективно обучить новичка и помочь ему влиться в работу  коллектива, как выяснить, насколько быстро сотрудники вникают в решение новых задач и насколько точно эти задачи определяются?

Для руководителя и менеджера по персоналу фотографии рабочего дня - это статистика для разработки мероприятий по совершенствованию организации труда  и повышению его производительности. Также – для выявления наиболее затратных операций и видов работ, расстановки приоритетности, определения круга задач, как сотрудника, так и руководителя. На основе полученных данных может разрабатываться стиль управления  персоналом, который даст возможность влиять на продуктивность работников, не вызывая настороженности али агрессии, тоесть использовать так называемые мягкие методы управления.

Отделу кадров фотография рабочего дня  поможет скоординировать и уточнить должностные инструкции. Вместе с тем  - фотография рабочего времени может использоваться как дополнительный показатель при аттестации работника, а также как рекомендация для возможного продвижения по службе.

В зависимости от форм организации труда фотографии рабочего дня могут вестись по отделам или по отдельным рабочим группам. Это позволит быстро реагировать на сбои, введя регламентированные временные границы на те или иные операции. Для самого сотрудника еще одним фактором самоконтроля на рабочем месте будет индивидуальная фотография рабочего дня как инструмент анализа использования рабочего времени.

Примером ведения фотографии рабочего времени может быть табличное заполнение, где каждой выполненной операции соответствует определенное время и описание работ по операциям. Этот метод можно использовать работникам, выполняющим рутинные операции (кассиры, операторы …). Для творческих, креативных сотрудников  может использоваться фотография рабочего времени в рамках выполнения определенного задания. Главное – определить цель проведения фотографии рабочего времени. Жестких требований здесь не существует – стоит учитывать специфику работы, все существующие возможности и ограничения.

Использование автоматизированных систем учёта рабочего времени существенно упрощает проведение оценки работы персонала в том числе и фотографии рабочего дня. Yaware (Яваре) фиксирует работу пользователя с ресурсами, используемыми на компьютере, а также время потраченное на работу с этими ресурсами. Подробная статистика даёт возможность более точно оценить использование рабочего времени как отдельного сотрудника, так и всего отдела.

Фотография рабочего дня – это своего рода компас, направление движения для самосовершенствования. Это история того, как развивался каждый сотрудник и вся компания.

Зачем я веду хронометраж рабочего дня

Планирование дня – неотъемлемое качество успешного человека. Кто-то планирует тщательно весь день, расписывая его по минутам, кто-то набрасывает приблизительный «план действий».  Знание того, сколько времени занимает та или иная задача существенно облегчает нам жизнь, позволяя эффективно распределять время. И если в повседневной жизни планирование – личное дело каждого человека, то в бизнесе от  того, насколько точно составлен план зависит успех всей компании. На производстве для изучения затрат рабочего времени применяется хронометраж рабочего дня, который проводится путем измерения повторяющихся элементов операции. В современном офисе полный хронометраж рабочего времени в классическом виде провести трудно в силу разноплановости задач. Нанимать специального сотрудника дорого и неоправданно. Обязав работника самого вести запись всех своих действий и потраченного времени, вы можете получить не совсем достоверные данные, к тому же анализировать такую информацию долго и неудобно.

Использование онлайн-системы Yaware помогает вести учёт работы сотрудников за компьютерами в автоматическом режиме и получать систематизированные данные об использовании рабочего времени в удобном для анализа виде.

На графике можно видеть, насколько эффективно сотрудник использует своё рабочее время,  подробный отчёт о том, какие ресурсы он использовал в работе, сколько времени было потрачено на работу не за компьютером.

Ситуация № 1. Личная эффективность

Увидев, что разбор электронной почты занимает у меня 1 час в день, я решила разработать систему работы с письмами. Во первых использовать сортировку писем, создав отдельную папку для каждой темы, отправителя и т.д.

Во вторых, разбирать сразу всю почту, разделяя письма на требующие немедленного ответа, те,  которые можно перенаправить исполнителю, по которым нужно поставить задачу на потом, неважные (удалить)В результате я стала тратить на эту задачу 30 минут.

Ситуация № 2. Эффективность работы менеджера

Собрания необходимы, чтоб обсудить рабочие вопросы. Заметив, что совещания отнимают 1 час рабочего времени менеджера, мы стали более ответственно подходить к планированию обсуждений. В результате мы успеваем решить больше вопросов, а время совещаний сократилось до 20 минут.

Ситуация № 3. Управление персоналом

Анализ рабочего времени сотрудников покажет, кто перегружен работой, а кто недорабатывает. Если сотрудники усердно трудятся, уделяют работе положенное время, но не достигают желаемого результата, возможно стоит решить вопрос о перераспределении обязанностей, более чётко планировать задачи, провести тренинг по тайм-менеджменту или предпринять другие действия.

Применяя Yaware у себя в компании, вы сможете постоянно вносить маленькие и большие изменения в организацию работы, постепенно улучшая результат