Это основные принципы бухгалтерского учета, которым неукоснительно нужно следовать.

     3.Задача

     Организация приобрела у автотранспортного  предприятия проездные билеты на ноябрь в количестве 9 штук по цене 200 рублей за штуку для  выдачи экспедиторам, работа которых связана с разъездами, что зафиксировано приказом руководителя.

     Кроме того, бухгалтеру организации было выдано 200 рублей на покупку проездного билета, работа бухгалтера не носит  разъездной характер работы. В ноябре бухгалтером был предоставлен авансовый  отчет, к которому был приложен проездной  документ.

     В трудовом договоре отсутствует условие покупки проездных билетов организацией.

     Требуется:

1. Отразить операции в бухгалтерском учете
2. Обосновать принятие  расходов на проездные билеты для целей налогообложения  по налогам:  на прибыль, НДФЛ, ЕСН.
3. Обосновать операции согласно гражданско-правовым нормам.

     Решение:

     В бухгалтерском учете затраты  на приобретение проездных билетов  относятся к расходам по обычным  видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы  организации"). Поэтому они отражаются по дебету счетов учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"). На каком счете такие расходы учитываются по кредиту, зависит от способа приобретения проездных билетов.

     Если  билеты покупают сами сотрудники за счет средств, которые им выдаются под отчет, по кредиту с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Если  же проездные билеты организация  приобретает сама, а потом по ведомости  они выдаются работникам, по кредиту  с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

     Организация может приобретать проездные билеты для сотрудников, выполнение трудовых обязанностей которых не связано с поездками по городу и они не указаны в списке работников с разъездным характером работы. В этом случае затраты на покупку проездного следует относить на внереализационные расходы (п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

     В бухгалтерском учете организации  будут сделаны следующие записи:

     Для целей налогового учета расходов на проездные значение имеет не только характер работы сотрудников, но и условия  трудового контракта.

     Когда в трудовых контрактах с работниками предусмотрена компенсация им стоимости проезда, проблем с принятием для целей налогообложения расходов на приобретение проездных билетов не возникает. Причина тому - пункт 24 статьи 255 НК РФ. В нем сказано, что в расчет налога на прибыль включаются все расходы, которые работник получает от организации, если они предусмотрены трудовым контрактом или коллективным договором. Аналогичная норма закреплена и в пункте 26 статьи 270 НК РФ.

     Таким образом, если в договоре, заключенном  с работником, оговорено, что ему будут оплачивать проезд, затраты на покупку проездного билета для него можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме.

     Как быть, если необходимое условие в  трудовом контракте не предусмотрено? Тогда уже будет важен характер работы сотрудника, которому оплачивается проездной. Дело в том, что Налоговый кодекс запрещает учитывать расходы на проезд работников именно до места работы и обратно, если оплата проезда не предусмотрена трудовым договором (п. 26 ст. 270 НК РФ). Если же работа сотрудника носит разъездной характер, то расходы на проездной для него можно списать на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 253 как расходы, связанные с производством и реализацией. Для этого их нужно обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ).

     Сделать это можно при наличии документов, подтверждающих, что проездные покупаются именно для тех сотрудников, работа которых связана с постоянными  разъездами. Такими документами могут  быть: список должностей сотрудников  с разъездным характером работы, должностная инструкция, распоряжение руководителя предприятия о перечне организаций, в которые могут направляться сотрудники, и т. д. (письмо УМНС России по г. Москве от 11.04.01 № 03-12/17001).

     При учете расходов на проездные по статье 253, и при их учете по статье 255 кодекса в качестве документов, подтверждающих расходы, в организации нужно сохранять и сами проездные билеты (естественно, по окончании месяца, на который они приобретались).

     Трудовой  кодекс не требует от работодателя оплачивать проезд работника. А значит, в общем случае со стоимости купленных проездных билетов нужно удерживать налог на доходы физических лиц. Ведь не подлежат налогообложению только те виды компенсационных выплат (связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей), которые установлены законодательством РФ, в том числе и трудовым (п. 3 ст. 217 НК РФ).

     Однако  стоимость проездных билетов  может не облагаться налогом на доходы физических лиц. Для этого у организации  должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату проезда (билеты), и разъездные ведомости маршрутов следования сотрудников (письмо Управления МНС России по г. Москве от 16.04.02 № 28-11/17474). В этом случае оплату проездных билетов можно рассматривать не как компенсацию, а как расходы, связанные с производством.

     Так же, как и в случае с налогом  на доходы физических лиц, стоимость  проездных билетов не будет облагаться ЕСН при наличии документов, подтверждающих производственную направленность расходов (перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, должностные инструкции, журналы учета поездок сотрудников и т. д.). Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 26.12.01 № 04-04-06/508.

     Но  если в организации не будет необходимых  подтверждающих документов, то и тогда  расходы на проездные не подпадут под налогообложение ЕСН. Ведь в этом случае она не сможет уменьшить на их сумму налогооблагаемую прибыль, а значит, они не будут являться объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ). 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации - часть  первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ и часть  вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (с изм. и доп. от 23 декабря 2003 г.)
2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (действующая редакция)
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ//СПС Гарант.
4. Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. Бухгалтерский учет налогов. Комментарий к Налоговому кодексу РФ (Глава 21, Глава 23, Глава 24, Глава 25, Глава 27, Глава 28) – М.:Налоги и финансовое право, 2003.
5. Бухгалтерское дело: Учебное пособие / Под ред. Н.Н. Хахоновой - Москва: ИЦК «МарТ»; 2003.
6. Гиляровская Л.Т. Бухгалтерское дело: Учебное пособие для вузов – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
7. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.:ИПБ-БИНФА, 2002.
8. Новиков Д.Ю. Расходы организации: бухгалтерский и налоговый учет. – М.:Бератор-Пресс, 2002.