Контроль подотчетных сумм и пути его совершенствования

     - Главная книга;

     - журнал-ордер № 7;

     - журнал-ордер № 1;

     - кассовая книга.

     Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

     Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе -приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

     Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

     Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

     Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают и причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

     Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером ил лицом, на это уполномоченным (кассиром).

     В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка. Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основании для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходном ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гаси приложенные к ордеру документы штампом или надписью “Получено”.

     При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (и накладную).

     Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. При заполнении командировочного удостоверения записываются все необходимые реквизиты (ФИО выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).

     По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду командировочным удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

     По возвращении из командировки работника, кроме авансового отчета, должен оформить также краткий отчет о проделанной работе. На последнем руководитель организации ставит резолюцию соответствии проделанной в командировке работе целям командировки, а на авансовом отчете командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

     При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и т.д.

Отражение в учёте выдачи подотчётных сумм и их возврата 

     В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению.

     На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками торговой организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     Рассмотрим, при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

     Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

     Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса»-- Выданы под отчёт денежные средства

     Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретному лицу.

     При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

     Д 44 «Расходы на продажу» К 71 «Расчеты с подотчетными

     10 «Материалы» лицами

     08 «Вложения во внеоборотные активы»

     В том случае, если торговая организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

     Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

     К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»-Учтена сумма НДС по расходам подотчётного лица.

     Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

     Д 50 «Касса» К 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

     Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Отражена сумма невозвращенного аванса.

     В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

     Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника.

     При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

     Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса».

     Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

     Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

     Д 55 «Специальные счета в банках» К 51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет») - Переведены денежные средства на специальный карточный счет.

     Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 55 «Специальные счета в банках» - Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов. 

     3.КОНТРОЛЬ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ И ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 

Аудиторская  проверка расчётов с подотчётными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам  с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как расчёты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учёта, например операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками,  операциями по движению материальных ценностей и т.д., и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчёты с документами по другим разделам учёта.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчётными лицами, являются:

авансовые отчёты;

журнал регистрации авансовых отчетов;

приказы и направления сотрудников в командировку;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

отсутствия на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчёт;

несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчёт;

отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определённых материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

несоблюдение установленных учётной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчёта о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчётных сумм;

задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

списание просроченной задолженности подотчётных лиц по истечению сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;