Компьютеризация в 1-С бухгалтерия

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Учет расходов с подотчетными лицами

2. Выдача денежных средств подотчетному лицу

3. Авансовый отчет

4. Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами. В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств и приложить подтверждающие документы.

В соответствии со статьей 101 НК РК служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором.

Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РК, так и на территории иностранных государств регулируется Правилами, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22.09.2000 № 1428 особенностях направления работников в служебные командировки.

Итак, в этой контрольной работе будут раскрыты такие вопросы, как:

                       формировать список работников;

                       выдавать деньги по отчет и возмещать перерасход;

                       отражать возврат неиспользованных денежных средств;

                       сформируем авансовый отчет.

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

                       по проезду;

                       по найму жилого помещения;

                       дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

                       иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы:

                       на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

                       на оформление обязательной медицинской страховки;

                       обязательные консульские и аэродромные сборы;

                       сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

                       иные обязательные платежи и сборы.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

                       проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

                       наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

                       суточные или полевое довольствие;

                       оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

                       консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Ст. 101, ст. 155.п.3.пп.4, т.е. суточные устанавливаются по своему решению, но свыше 6 МРП в пределах РК и свыше 8 МРП за пределами РК облагаются налогами как доход физического лица.

Суммы налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету. Основанием для вычета сумм НДС являются счета-фактуры, либо документы, подтверждающие уплату суммы налога, удержанного налоговыми агентами (бланки строгой отчетности).

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия 8.1".

Рассмотрим пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на хозяйственные нужды в программе "1С:Бухгалтерия 8.1". В рамках примера рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

Пример 1

01.04.2011 года организация «Пилот» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 тенге на покупку внешнего жесткого диска.

В программе "1С:Бухгалтерия 8.1" эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет учета, выданную сумму 10 000 тенге. На вкладке «Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику».

Документ формирует проводку 10 000 тенге. На рисунке 1 представлен проведенный документ «Расходный кассовый ордер» и результаты его проведения. Рис. 1. Выдача денежных средств подотчетному лицу. Далее рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.

Вариант1. Авансовый отчет с неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000 тенге. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

В программе "1С:Бухгалтерия 8.1" формируется документ «Авансовый отчет» (пункт главного меню «Касса»). В реквизите «физ. лицо» указываем подотчетное лицо «Иванов Владимир Данилович», на вкладке «Авансы» выбираем документ, по которому были выданы денежные средства. Сначала выбираем вид документа «Расходный кассовый ордер», затем из проявившего списка выбираем нужный документ, в нашем примере это РКО №1 от 01.04.2011, остальные поля таблицы заполнятся автоматически. На вкладке «Товары» указываем «номенклатуру» купленного товара, из справочника «Номенклатура» выбираем «Внешний жесткий диск», если его нет в списке, то добавляем его в справочник. Указываем количество - 1 шт., цену, сумму - 9 000 тенге, % НДС - 18%, сумма НДС рассчитывается автоматически - 1 372,88 тенге. Для автоматического формирования счета-фактуры в программе указываем поставщика - «Розничный магазин», ставим галочку в поле «СФ предъявлен», указываем дату и номер счет фактуры. Пример заполнения «Авансового отчета» представлен на рисунке 2. В результате проведения документа формируются проводки:

Рис. 2. Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 тенге) отражается в программе "1С:Бухгалтерия 8.1" с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 тенге, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 3. Документ формирует проводки:

Рис. 3. Приходный кассовый ордер

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4. Оборотно-сальдовая ведомость с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 тенге. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе "1С:Бухгалтерия 8.1" формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 тенге) оформляется документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по 07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета  "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета  "Недостачи и потери от порчи ценностей. Далее они списываются со счета  "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета  "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В программе "1С Бухгалтерия 8.1" операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет» (рисунок 2). Операции по отражению недостач отражаются в документе «Операции, введенные вручную». Для данного примера должны быть сформированы следующие поводки:

Рис. 5 - Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Пример 2 Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Алмату для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 тенге, в расчете суточные 2 700 тенге (900 тенге*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 тенге (4 000 тенге*3 дня), билеты на самолет 15 300 тенге.

27.05.2011 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 13 500 тенге (4 500 тенге*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 тенге. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Порядок отражения операций в программе "1С:Бухгалтерия 8.1":

1. 20.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу» (рисунок 6).

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы

2. 27.05.2011 формируется документ «Авансовый отчет». На вкладке «Авансы» указывается документ, по которому был выдан аванс «Расходный кассовый ордер». На вкладке «Прочее» указываются суточные, расходы по найму жилья, расходы на проезд (Рисунок 7).

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе «Авансовый отчет»

3. 27.05.2011 формируется документ «Расходный кассовый ордер» для отражения компенсации перерасхода по авансовому отчету на сумму 200 тенге. Документ формирует проводку:

4. 31.05.2011 необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма превышения составляет: (900 тенге - 700 тенге)*3 дня = 600 тенге. Сумма НДФЛ составляет: 600*13%=78 тенге. В программе "1С:Бухгалтерия 8.1" операция начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом: В документе «Операция, введенная вручную». Если учет заработной платы ведется в программе "1С:Бухгалтерия 8.1", то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ, сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом "Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ", причем сумма дохода (600 тенге) указывается на закладке "НДФЛ: доходы и налоги" (рисунок 8), сумму НДФЛ (78 тенге) необходимо указать на закладках "НДФЛ по ставке 13%", "НДФЛ удержанный" (рисунок 9, рисунок 10).

Рис. 8. Отражение суммы дохода с превышения норм суточных по НДФЛ

Рис. 9. Отражение суммы НДФЛ

Рис. 10. Отражение суммы удержанного НДФЛ

              ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Денежные расчеты с подотчетными лицами отражаются документами «Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер» с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы. При возврате задолженности дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу. Другой способ погашения задолженности подотчетного лица – с помощью документа «Авансовый отчет» (меню «Банк и касса» «Авансовый отчет»).