Источники собственного финансирования

операций, логическая увязка отдельных показателей).

   Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других

ценностей. Такие документы должны быть переданы главному

бухгалтеру  организации для принятия решения.

   Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь

отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при

обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера (сотрудника бухгалтерии), ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для

начисления  заработной платы, подлежат обязательному гашению

штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с

указанием даты (числа, месяца, года).

Содержащаяся  в принятых к учету первичных  документах ин-

формация, необходимая для отражения в  бухгалтерском учете,

накапливается и систематизируется в регистрах  бухгалтерского

учета, рекомендуемых Министерством финансов РФ или разработанных министерствами, ведомствами, организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского

учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

   Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Информация  о хозяйственных операциях, произведенных

организацией  за определенный период времени (месяц, квартал,

полугодие, год), из регистров бухгалтерского учета  переносится

в сгруппированном  виде в бухгалтерские отчеты.

В условиях применения автоматизированной формы учета

результатная  информация может формироваться  в виде выходных документов на машиночитаемых носителях, при этом они

также должны обеспечивать соблюдение общих  методологических принципов бухгалтерского учета.

Порядок исправления ошибок в документах. Особо следует

учитывать порядок исправления ошибок в  первичных документах и учетных  регистрах. Так, например, в тексте и  цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

   Ошибки  в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе  должно быть

оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписью лиц,

подписавших документ, а также проставлена  дата исправления,

в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

   Порядок хранения документов. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.

   Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  от-

четы  и балансы до передачи их в архив  должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

   Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих

обеспечить  их сохранность. Обработанные вручную  первичные

документы текущего месяца, относящиеся к определенному учет-

ному  регистру, комплектуются в хронологическом  порядке и переплетаются.

   Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные  рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во

избежание их утери или злоупотреблений.

   Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен  в соответствующих нормативных  документах, регламентирующих ведение  бухгалтерского

учета в условиях его механизации (автоматизации).

Срок хранения первичных документов, учетных регистров,

бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организации, учреждения определяется соответствующими нормативными документами. Выдача первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

   Сроки хранения документов бухгалтерского учета  установлены в статье 17 Закона РФ «О бухгалтерском учете»: организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры

бухгалтерского  учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых  в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

   Сроки хранения первичных документов для  налогового учета определены в Налоговом  кодексе РФ. В соответствии со статьей 23 НК РФ организации должны обеспечить сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для

исчисления  и уплаты налогов в течение четырех лет.

Порядок изъятия документов. Первичные документы могут

быть  изъяты только органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений, в соответствии с действующим

законодательством.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается

под расписку соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с

разрешения  и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, снять  копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

     Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти

тома (сделать  опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

   В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

   В необходимых случаях для участия  в работе комиссии приглашаются представители  следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты  работы комиссии оформляются актом, который

утверждается  руководителем организация, учреждения.

     Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета позволяет путем проверки в натуре материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств выявить их фактическое

состояние. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета,

или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при  помощи инвентаризации контролируется сохранность материальных ценностей и денежных

средств, проверяются полнота и достоверность  данных бухгалтерского учета и отчетности.

Приказом  Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 ≪Об  утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и

финансовых  обязательств≫ утверждены правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств и порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации.

В соответствии с указанным документом инвентаризации под-

лежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, неучтенное по каким-либо причинам.    Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и

материально ответственному лицу.

   Проведение  инвентаризаций обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация  основных средств может проводиться  один

раз в  три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других, случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов РФ.

1.3. Счета и двойная запись. Счета бухгалтерского учета пред-

назначены для группировки и текущего учета  однородных хозяйственных операций. На каждый вид хозяйственных средств и их источников открывается отдельный счет. Различают два вида счетов: активные и пассивные. Свое название они получили от названия частей баланса и отражают их содержание. Так, активные счета предназначены для учета хозяйственных средств по их составу и размещению, пассивные - для учета источников хозяйственных средств по их целевому назначению. Строение счетов, независимо от их вида, одинаково - это таблица двусторонней формы, левая сторона которой есть дебет, а правая -кредит. Для большинства счетов характерно наличие остатка (сальдо) на начало и на конец месяца и оборотов за месяц по дебету и кредиту. Необходимо помнить, что при одинаковом строении счетов назначение сторон (дебета и кредита) в активных и пассивных счетах различно, что видно из приведенных ниже схем счетов.