Использование вычислительной техники в вашей профессиональной деятельности

     Использование вычислительной техники  в вашей профессиональной деятельности. (На примере автоматизированного рабочего места бухгалтера.).

     Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы, которая хорошо поддается автоматизации.

     Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть в виде бумаг. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

     Всю работу бухгалтерии можно разделить  на несколько основных подпунктов:

     1. Работа со справочной и нормативной  информацией. В качестве основных  тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

     2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует  Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

     3. Расчет платежной ведомости организации.  При подсчете заработной платы  необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

     4. Ведение файла, в котором отражается  выдача различных льгот в подведомственной  организации. Должно быть возможно  путем несложного запроса выяснить, сколько и каких льгот получал  каждый конкретный сотрудник  за какой-то период времени. 

     5. Работа с банками. Необходимо автоматизировать учет и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

     6. Работа с главной книгой. Пользуясь  различными введенными документами,  программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

     На  современном этапе автоматизации  управления общественным производством  наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных  непосредственно на рабочих местах специалистов.

     Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ).

     Специфика деятельности бухгалтерии позволяет  выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему  людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

     АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и  организационно-технологических средств  индивидуального и коллективного  пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

     С помощью АРМ специалист может  обрабатывать тексты, посылать и принимать  сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

     В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

     1. Максимальная ориентация на конечного  пользователя, достигаемая созданием  инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

     2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления  с помощью АРМ самостоятельно  автоматизировать новые функции  и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

     3. Проблемная ориентация АРМ на  решение определенного класса  задач, объединенных общей технологией  обработки информации, единством  режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов  экономических служб.

     4. Модульность построения, обеспечивающая  сопряжение АРМ с другими элементами  системы обработки информации, а  также модификацию и наращивание  возможностей АРМ без прерывания  его функционирования.

     5. Эргономичность, то есть создание  для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.