Инвентаризация

В течение времени, когда проводится инвентаризация, помещения, где хранятся товары и продукты, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны, во время перерывов в работе описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия допускается принимать и отпускать товары материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии.

На такие ценности составляются отдельные описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» и «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». На приходных и расходных документах председателем комиссии производится отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую они записаны.

Сведения о фактическом наличии имущества организации и реальности учтенных финансовых обязательств отражаются в инвентаризационных описях или актах, составленных по типовым формам («Инвентаризационная опись основных средств» (форма № ИНВ-1); «Инвентаризационная опись нематериальных активов» (форма № ИНВ-1а); «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-3); «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных» (форма № ИНВ-4) и др.). Указанные типовые формы утверждены постановлением Госкомстата России № 88 и обязательны для применения всеми организациями. Таковы требования статьи 6 Закона о бухгалтерском учете.

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц.

Все товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.).

В случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна осуществить проверку указанных фактов и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц и в обязательном порядке до открытия склада, кладовой, секции и других помещений, где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей» (форма № ИНВ-24) и регистрируются в «Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации» (форма № ИНВ-25).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

1.5. Определение результатов инвентаризации

1.5.1. Регулирование инвентаризационных разниц

После заполнения графы "По данным бухгалтерского учета" инвентаризационные описи и заполненные сличительные ведомости бухгалтерия передает инвентаризационной комиссии.

При наличии расхождений фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета материально-ответственные лица пишут объяснительные записки с указанием причин, приведших к возникновению расхождений.

По решению комиссии может быть произведен зачет недостачи излишками. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же проверяемого лица;

- в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Комиссия обсуждает результаты инвентаризации и составляет заключительный акт (произвольная форма) с предложениями о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии.

Акт, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и объяснительные записки материально-ответственных лиц представляют на рассмотрение руководителю организации для принятия окончательного решения по устранению недостатков в хранении и учете имущества и возмещению материального ущерба.

По результатам инвентаризации руководитель издает приказ на возмещение недостачи виновными лицами либо на ее списание, на финансовые результаты по решению суда, если виновные лица не установлены.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском учете.

Излишки запасов приходуются по рыночным ценам.

Одновременно их стоимость относится:

- в коммерческих организациях - на внереализационный доход;

- в некоммерческих организациях - на увеличение доходов.

В бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации излишки товарно-материальных ценностей (расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета) приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации в соответствии с п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (Приказ Минфина России от 09.07.1998 N 34н).

В бухгалтерском учете делается следующая запись:

Дебет 41 Кредит 98- оприходованы выявленные излишки товаров.

При реализации излишков товаров (при списании их стоимости) в бухгалтерском учете организации наряду с проводками по реализации отражается внереализационный доход, равный стоимости реализованного излишка товаров:

Дебет 62 Кредит 90- отражена выручка от продажи излишков товаров;

Дебет 90 Кредит 41- списана учетная стоимость излишков товаров;

Дебет 98 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"- признана в составе внереализационных доходов стоимость реализованных излишков товаров.

В налоговом учете при реализации выявленных излишков товаров полученная выручка (доход от реализации) включается в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п.2 ст.249 НК РФ). В связи с тем, что расходы на приобретение выявленных излишков товара у организации отсутствуют, для целей налогообложения прибыли выручка от их реализации не может быть уменьшена на рыночную стоимость излишков товаров, отраженных в составе внереализационных доходов.

При реализации выявленных излишков товаров НДС исчисляется и уплачивается в бюджет в общеустановленном порядке.

Недостача имущества и его порча относятся:

- в пределах норм естественной убыли - на издержки производства или обращения (расходы);

- сверх норм естественной убыли - за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются:

- в коммерческих организациях - на внереализационный расход;

- в некоммерческих организациях - на увеличение расходов.

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача, то в налоговом учете ее сумму включают в состав материальных расходов. При этом есть одно ограничение: включить недостачу в расходы можно только в пределах норм естественной убыли (ст.254 НК). Однако большинство фирм так и не могут воспользоваться этим правом, так как для этого должны быть утверждены нормы убыли.

А значит, недостачу придется списать за счет собственных средств (то есть без уменьшения облагаемой прибыли). Правда, есть и другой способ. Ее может компенсировать виновный работник, если таковой имеется. Если же виновника не нашли, то всю сумму недостачи можно включить в состав внереализационных расходов. Но для этого у вас должно быть решение суда или справка из милиции или прокуратуры об отсутствии виновного лица (ст.265 НК).

В бухучете выявленную недостачу сначала отражают по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов по учету товарно-материальных ценностей. Потом эту сумму списывают за счет виновных лиц или относят на убытки.

Недостача может возникнуть и в результате чрезвычайных событий (например, наводнения, пожара). Тогда эту сумму относят в дебет счета 99 "Прибыли и убытки". В налоговом учете такую недостачу относят к внереализационным расходам (ст.265 НК).

Например:

1)                 ЗАО "Контакт" провело инвентаризацию. В результате выявлена недостача по пиломатериалам на сумму 53 000 руб.

Руководитель фирмы обратился в милицию для проведения расследования. В ходе него установлено, что по вине кладовщика пропали материалы на сумму 33 000 руб. Виновник остальной части недостачи установлен не был.

Бухгалтер в учете сделал проводки:

Дебет 94 Кредит 10- 53 000 руб. - выявлена недостача пиломатериалов;

Дебет 73 Кредит 94- 33 000 руб. - часть недостачи отнесена на виновное лицо;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 94- 20 000 руб. - остальная часть недостачи учтена в составе прочих расходов.

В налоговом учете недостачу в сумме 33 000 руб. не отражают. Ее покрывает виновник. Остальную часть (20 000 руб.) включают в состав внереализационных расходов на основании справки милиции.

2)                 В организации произошел пожар. При этом пришли в негодность материалы на сумму 120 тыс. руб., а также основные средства, остаточная стоимость которых равна 450 тыс. руб. После проведения инвентаризации основных средств и их ликвидации выявлены детали, пригодные к дальнейшему использованию, текущая рыночная стоимость которых составляет 18 тыс. руб. Для ликвидации последствий пожара были привлечены работники организации, заработная плата которых за период ликвидации составила 50 тыс. руб. (сумма ЕСН и взносов на обязательное страхование составила 18 тыс. руб.), и строительная организация, стоимость работ которой составила 108 тыс. руб. Сторонняя организация добровольно признала себя виновной в возникновении пожара и согласилась выплатить убытки в размере 950 тыс. руб. НДС в примере не учитывается.

Необходимо произвести следующие бухгалтерские записи:

Дебет 02, Кредит 01 - на сумму начисленной амортизации,

Дебет 91, Кредит 01 - списана остаточная стоимость основных средств - 450 тыс. руб.,

Дебет 91, Кредит 10 - списаны материалы - 120 тыс. руб.,

Дебет 10, Кредит 91 - оприходованы детали, оставшиеся от ликвидации основных средств, пригодные к использованию, - 18 тыс. руб.,

Дебет 91, Кредит 70 - начислена заработная плата работникам, занятым в работах по ликвидации последствий пожара, - 50 тыс. руб.,

Дебет 91, Кредит 68, 69 - начислены ЕСН и взносы на обязательное страхование - 18 тыс. руб.,

Дебет 91, Кредит 60 - учтена в составе чрезвычайных расходов стоимость работ строительной организации - 108 тыс. руб.,

Дебет 76, Кредит 91 - признаны доходы в размере добровольно уплаченной суммы ущерба виновной организацией - 950 тыс. руб.

1.5.2. Оформление результатов инвентаризации

Данные результатов проведенной в отчетном году инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26).

Инвентаризационные документы хранятся не менее пяти лет.

Основания, по которым результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными:

- отсутствие материально-ответственного лица при проведении инвентаризации;

- отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации;

- неоговоренные исправления в инвентаризационных описях;

- инвентаризационные описи оформлены не в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным документам.