Инвентаризация товаров

ГЛАВА I. Сущность инвентаризации

1.1 Сущность и понятие инвентаризации

     Сам термин инвентаризация трактуется по-разному. Пересмотрев множество литературы, было найдено несколько понятий инвентаризации. 

♦ Инвентаризация - это периодическая проверка в натуре и состояния описей наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов. (Борисов А.В.)            ♦ Инвентаризация - это документы, оформленные с соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивают систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования. (Лихинина И.В.)

♦ Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета. (Самойлов И.В.)

♦ Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества.(Кучина А.И.)        

      ♦ Инвентаризация (от лат. inventarium - опись имущества) – периодическая  проверка наличия числящихся на балансе предприятия ценностей, их сохранности и правильности хранения. (Пошерстник Н.В.) 

      Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.    Основными целями инвентаризации являются:            -проверка полноты и правильности отражения  инвентаризируемых  объектов в учете;                                                                                                       -проверка фактического наличия активов и контроль их сохранности;   -проверка  состояния  товарно-материальных  ценностей  (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей;            -приведение  учетной  оценки  объектов  инвентаризации  в  соответствие с внешними  и  внутренними нормативными  документами и соответствующими  рыночными показателями;                                                -выявление причин несвоевременного или неверного  отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления  операций,  противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место. ¹                                                                                                         

        Инвентаризации подлежит все имущество организации (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.                                                                                         

       Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение  инвентаризации обязательно:                                                      •при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;                              •перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;                                •при смене материально ответственных лиц;                 •при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;    •в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;                                                     •при реорганизации или ликвидации организации;                            •в других случая, предусмотренных законодательством Российской Федерации.           Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии.   

1.2 Порядок проведения инвентаризации

     Процедуры проведения инвентаризации изложены в приказе Министерства финансов РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.95 г. № 49 (далее – приказ № 49). Это основной нормативный документ, регламентирующий порядок проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете.                                                 Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительным.   Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов.²

I. Подготовительный этап

      Инвентаризации предшествует издание приказа о ее проведении и его регистрация в журнале учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений). В качестве приложения к приказу о проведении инвентаризации могут выступать внутренние документы(правила, инструкции), регламентирующие деятельность инвентаризационных комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных внутренних организационно-распорядительных документах целесообразно отразить конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики и масштабов деятельности данной организации; правила поведения инвентаризационной комиссии, подробно описывающие действия ее членов и разграничивающие их полномочия; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий.       Приказ о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22 и Журнал учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-23 являются унифицированными учетными документами, утвержденными постановлением Госкомстата № 88. В приказе о проведении инвентаризации руководителем организации определяются даты начала и окончания инвентаризации, утверждается персональный состав инвентаризационной комиссии и назначается ее председатель, устанавливаются объекты проведения инвентаризационных процедур.        После всех необходимых подготовительных мероприятий производится вещественная и документальная проверка имущества и источников его формирования.

II. Вещественная и документальная проверка

        Необходимость проведения вещественной и документальной проверки обусловлена данным в п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ определением инвентаризации как процесса, в ходе которого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и источников его формирования.           Следовательно, при установлении наличия и состояния имущества и источников его формирования осуществляется вещественная проверка, а при оценке – документальная.           В ходе вещественной проверки члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у компании. Обязанность руководителя – создать все условия, необходимые для точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки. Для этого он обеспечивает инвентаризационную комиссию рабочей силой для перемещения и взвешивания грузов, технически исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.  Документальная проверка предполагает установление достоверности стоимостной оценки имущества и источников его формирования, показанной в бухгалтерской отчетности организации. В этом случае наиболее ярко проявляется подтверждающая функция инвентаризации, формулируемая в п. 38 приказа Министерства финансов РФ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Бухгалтерская отчетность организации” ПБУ 4/99» от 06.07.99 г. № 43н (далее – приказ Минфина № 43н) следующим образом: «Статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждаться результатами инвентаризации».      После проверки фактического наличия имущества и источников его формирования составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи, куда заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных источников его формирования. Акты инвентаризации и инвентаризационные описи являются первичной учетной документацией. Постановлением Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.97 г. № 835 на Государственный комитет по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.     После внесения в инвентаризационные описи и акты инвентаризации данных, установленных в ходе вещественной и документальной проверки имущества и источников его формирования, инвентаризационные процедуры реализуются на таксировочном этапе инвентаризации.

III. Таксировочный этап инвентаризации

        Таксировочный этап заключается во внесении в инвентаризационные описи (акты) денежных оценок имущества и источников его формирования по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.                        Под первоначальной стоимостью имущества, приобретенного за плату, понимается сумма фактических затрат компании на приобретение актива, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Серьезным недостатком первоначальной стоимости является то, что она, как правило, не отражает достоверную текущую стоимость активов. В результате отчетность, составленная по российскому законодательству, перестает быть надежным индикатором финансового положения.       Таким образом, на таксировочном этапе в инвентаризационные описи необходимо вносить те оценки, которые вытекают из способов учета, принятых учетной политикой.

IV. Сравнительно-аналитический этап

      На данном этапе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях унифицированных и неунифицированных форм при проведении инвентаризации по отечественным и международным стандартам учета соответственно.            Постановлением Госкомстата № 88 утверждены следующие формы сличительных ведомостей: форма № ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов» и форма № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». Они применяются только для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.  Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и источников его формирования с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.  Также инвентаризационная комиссия составляет опись объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода их в эксплуатацию и причин непригодности (порча, физический и (или) моральный износ) и предлагает источники списания этих объектов. ³

V. Заключительный этап инвентаризации

        Ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, руководитель организации издает распорядительный документ, в котором утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок урегулирования инвентаризационных разниц.     Форма № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» является сводным обобщающим документом, в котором отражаются результаты проведенной инвентаризации.      Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации, где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел, возбужденных по результатам инвентаризации, – до вынесения окончательного решения, что регламентировано Законом № 129-ФЗ и «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.00 г. Исходя из требования п. 3 ст. 17 «Хранение документов бухгалтерского учета» Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения материалов инвентаризации возлагается на руководителя организации. Основные этапы инвентаризации, документы, оформляемые в ходе инвентаризации и функции бухгалтерии в процессе инвентаризации приведены в таблице (Приложение 1).        По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, которые мы рассмотрим в следующем параграфе.

1.3 Отражение результатов инвентаризации

       Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п.5.5 Методических указаний по инвентаризации).         По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем предприятия. Затем определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями о проведении инвентаризации.              Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете это отражается проводкой:         Дт сч.10, 50, 43, 41 Кт сч.99       

Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих  норм естественной убыли рассматриваются  как текущие затраты и списываются  на издержки производства или обращения: