Инвентаризация кассы

     ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ  КАССЫ

     Касса считается одним из самых ответственных  участков в бухгалтерии, поскольку  обращение наличности привлекает особое внимание проверяющих. Поэтому предприятию  целесообразно периодически проводить  инвентаризацию кассы. Рассмотрим порядок проведения инвентаризации кассы и отражения ее результатов.

     Инвентаризация  кассы проводится с целью контроля за сохранностью денежных средств и  выявления излишков и недостач денежных средств в кассе предприятия.

     Проведение  инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

     В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе  назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита). Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

     Для проведения инвентаризации кассы распоряжением  руководителя организации назначается  инвентаризационная комиссия, в состав которой входят председатель комиссии, главный бухгалтер и кассир организации. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а другой — остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, а третий — в бухгалтерию.

     При инвентаризации кассы проверяется  фактическое наличие денежных средств  и других ценностей, находящихся  в кассе. Проверяются также бланки и документы строгой отчетности (абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др.). При этом остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на горюче-смазочные материалы, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

     Заявления кассира о наличии в кассе  денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данной организации, во внимание не принимаются. Денежные средства, не принадлежащие организации, в кассе хранить запрещено. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

     С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные  документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть Акта инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.

     После этих процедур проводится пересчет денег  и других ценностей, находящихся в кассе. Деньги и ценности пересчитываются дважды — сначала кассиром, затем бухгалтером или другим членом инвентаризационной комиссии.

     Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

     Основными документами, которые необходимо изучить  при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал ((книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал ((книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал ((книга) регистрации доверенностей, журнал ((книга) регистрации депонированных сумм, журнал ((книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, накладные на отпуск продукции. При этом необходимо помнить, что первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, дату составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

     Для доказательства фактического наличия денежных средств в кассе, кроме вышеперечисленных процедур, следует также сверить суммы поступления денег из кассы на расчетный счет, установить правильность сверки счетов и подведения итогов, проверить соответствие всех показателей и остатков.

     Проверяя  полноту и своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных  счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод  взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости  по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнал-ордер № 1).

     По  результатам инвентаризации кассы  наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом в учете производится запись:

     Дт 50 «Касса» Кт 99 «Прибыли и убытки» — отнесен на финансовые результаты излишек денежных средств в кассе.

     При обнаружении недостачи в учете  должна быть отражена запись:

     Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» — учтена недостача денежных средств в кассе, а в последующем:

     Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей»  — отнесена сумма недостачи за счет виновного лица.

     При инвентаризации может выявляться хищение денежных средств. Можно сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее осуществляют в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс их опечатывает  , чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

     При выявлении фактов хищения имущества  организация на основании п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.И.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее —  Закон о бухгалтерском учете) обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств, который составляется по унифицированной форме (форма № ИНВ-15).

     В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее — Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, выявленная недостача денежных средств отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

     Согласно  п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском  учете выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц (если таковые установлены). В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

     Сумма выявленной недостачи иностранной валюты на основании п. 2, 12, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № ЗЗн, может быть признана внереализационным расходом только тогда, когда она не подлежит возмещению виновным лицом, в противном случае в учете отражается дебиторская задолженность виновного лица. Таким образом, до момента подтверждения отсутствия виновных лиц и соответственно невозможности возмещения суммы выявленной недостачи в учете организации она будет числиться по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Поскольку сумма выявленной недостачи выражена в иностранной валюте, то у организации  возникает необходимость ее регулярного  пересчета на дату составления бухгалтерской  отчетности, т.е. ежемесячно по состоянию  на конец месяца, а также на дату списания этой недостачи (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденного приказом Минфина России от (1.01.2000 № 2н, п. 29 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности), утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Возникающие курсовые разницы будут отражаться в составе внереализационных доходов или расходов (п. 13 ПБУ 3/2000).

     При получении протокола о закрытии уголовного дела на основании подп. 3 п. 1 ст. 24 Уголовно-процессуального кодекса в связи с истечением сроков давности уголовного преследования (при отсутствии подозреваемого) в учете организации признается внереализационный расход, что отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 94.

     Для исчисления налога на прибыль сумма  выявленной недостачи учитывается  в составе внереализационных  расходов на основании подп. 5 п. 2 ст. 265 НК.