Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

      малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

      нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

      сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

      денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

      расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

      расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

      расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

      остальных статей баланса - на первое число месяца, следу­ющего за отчетным годом.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

2

Глава 2. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств

2.1. Порядок проведения инвентаризации в организации

Общий порядок проведения инвентаризации можно представить схематически (Рис. 1)

Рис. 1 Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается по­стоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвента­ризации имущества и финансовых обязательств создаются рабо­чие инвентаризационные комиссии. Персональный состав посто­янно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий ут­верждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются пред­ставители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских орга­низаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведе­нии инвентаризации служит основанием для признания резуль­татов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества ин­вентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все при­ходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отче­там), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что долж­но служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или до­веренности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точ­ность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финан­совых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взве­шивания, обмера. Руководитель организации должен создать ус­ловия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически ис­правными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).[4]

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может опре­деляться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентариза­ции большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и мате­риально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материаль­но ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение не­скольких дней, то помещения, где хранятся материальные цен­ности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим при­чинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица об­наружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризаци­онная комиссия проверяет указанные факты и в случае их под­тверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться конт­рольные проверки правильности ее проведения, с участием чле­нов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с боль­шой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработку. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентариза­ционными комиссиями по распоряжению руководителя органи­зации.

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи[5].

Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае в них не должно быть помарок и подчисток.

В период проведения инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения устранить выявленные ошибки.

       В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации и как видно из рис. 1 инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).[6]