Инвентаризация – как элемент метода бухгалтерского учета

y">При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствует или указаны не правильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы из которых они построены, объекты (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки м другое; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - место нахождения, род материалов и основные параметры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная),протяженность, вид покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неуточненных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действенному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройки новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, изготовления, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятий (учреждений), учитываемые по типовой инвентарной карточке группового учета, в описях производятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятия (учреждения) (в дальнейших рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправлен в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств, находящихся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на соответственное хранение или в аренду. При проведении инвентаризации имеют место недостатки и ошибки при проверке и оформлении результатов. Не проверяется правильность установления первоначальной стоимости основных средств на соответствие технической документации. Нередко бывает так, что обозначенная в техдокументации комплектность не включена в состав основного средства, к которому она относится, а учитывается отдельно в составе материалов. Нередко в учете продолжают числиться основные средства, на которые имеются утвержденные соответствующими комиссиями на их списание.

Бывают и такие случаи, за основные средства перечислены денежные средства и они значатся на дебиторской задолженности за предприятием-поставщиком, а на самом деле это основные средства длительное время находятся в организации как не оприходованные, и инвентаризационные комиссии это не обнаруживают, а обнаруживается это в ходе последующих аудиторских проверок.

Нередко комиссии не обращают внимание на отсутствие на основных средствах инвентарных номеров. Практически не подпадают под инвентаризацию арендованные основные средства. Часто переоборудованные основные средства (особенно автотранспорт) значатся в учете в первоначальном их виде и предназначении, и комиссии принимают это за должное, вместо того, чтобы внести соответствующие изменения в их техническую характеристику. Бывают случаи, когда комиссия не устанавливает ни недостачи, ни излишки основных средств, в то время как последующими поверками выявляется этот факт.

3.2 Инвентаризация кассы

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (ст. 12 Закона о бухгалтерском учете). Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств с их учетными данными. В нашей статье рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете сумм недостач.

Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств, является проведение инвентаризации. Она может быть произведена в соответствии с установленным в учреждении графиком ее проведения (плановая) и может быть внеплановой.

Порядок проведения инвентаризации кассы учреждения и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания).

Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Однако в отношении инвентаризации кассы п. 3.39 Методических указаний определено, что она должна проводиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, которым в свою очередь установлено, что, кроме ежегодной инвентаризации, необходимо проводить и регулярные внезапные проверки с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их количество и периодичность фиксируются в учетной политике. Ревизии кассы можно проводить с любой периодичностью, главное - соблюдать их внезапность. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем учреждения.

Перед проведением ревизии (перед датой, утвержденной графиком) руководителем учреждения должен быть издан соответствующий приказ. В нем указывается состав ревизионной комиссии и сроки проведения ревизии.

Согласно п. 2.4 Методических указаний инвентаризационной комиссии следует соблюсти организационные моменты проведения инвентаризации, а именно:

- необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;

- председателю инвентаризационной комиссии нужно завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным;

- получить расписки от материально ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

- удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.

После этого приступают к непосредственной проверке фактического наличия имущества при инвентаризации путем обязательного подсчета.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний).

При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а также на подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую.

В ходе проведения инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами, списанными с лицевого счета.

Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и стоять оттиск штампа "Оплачено" с указанием даты. Никаких исправлений и подчисток в документах на выдачу наличных денежных средств не должно быть.

Кроме того, инвентаризационной комиссией осуществляется контроль над соблюдением кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременностью депонирования невыплаченных сумм заработной платы, соответствием корреспонденции счетов по проводимой той или иной операции и так далее.

При подсчете фактического наличия пересчитываются как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.

 

 

3.3 Инвентаризация товаров

В торговых фирмах происходит постоянное движение товаров. Чтобы проверить их сохранность, а также сверить фактическое наличие запасов с данными бухгалтерского учета, необходимо провести инвентаризацию. Дело это хлопотное и трудоемкое. Но от того, насколько достоверными будут результаты этого мероприятия, зависит в конечном итоге стабильность работы торговой компании. Данная статья поможет избежать ошибок при проведении инвентаризации.

Требования о проведении инвентаризации имущества и обязательств, предъявляемые бухгалтерским законодательством к организациям, в том числе и к торговым фирмам, содержатся в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон N 129-ФЗ).

Причем инвентаризация является не только важнейшим мероприятием хозяйственной деятельности организации, но и выступает элементом ее учетной политики (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

Целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Порядок и сроки ее проведения определяются руководителем организации торговли, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

 

     – при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации фирмы;

– в других случаях, предусмотренных законодательством России

 

Инвентаризация товаров осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризация товаров заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам расположения товаров.