Формы бухгалтерского учета

     Формы бухгалтерского учета 

     Рациональная  организация учетно-аналитической  работы на предприятии предусматривает  применение эффективной формы бухгалтерского учета, его технической оснащенности.

     Под формой бухгалтерского учета (формой счетоводства) понимают определенную систему обобщения и детализации бухгалтерской информации, представляющую собой взаимосвязанную совокупность учетных регистров, схем документооборота, приемов и методов учета и обработки бухгалтерских данных.

     Выбор формы бухгалтерского учета определяется объемами производственной или торговой деятельности организации, отраслевой и технологической спецификой деятельности, а также традиционно используемыми в данной организации (организациях данной отрасли) моделями текущего учета хозяйственных процессов.

     Форма бухгалтерского учета отражает соответствующую  технологию учетного процесса. Каждая форма учета всегда предусматривает  соответствующее группировки хозяйственных  операций и соблюдения установленной последовательности их отображения, порядок записей в регистрах синтетического и аналитического учета, составления и представления учетных данных в виде отчетности для потребностей пользователей.

     Основными отличительными признаками, определяющими  особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид, строение и количество учетных регистров. сочетание регистров хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета. последовательность и техника учетной регистрации.

     Для регистрации информации в бухгалтерском  учете в разных сочетаниях используются книги, карточки, журналы и т. д., записи в которых производятся в различной последовательности. В результате образуются разнообразные формы бухгалтерского учета.

     Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации операций, технологию и организацию учетного процесса.

     В организациях могут применяться различные формы счетоводства. Однако в рамках одной организации может использоваться только одна форма из выбранных. Выбор формы определяется:

     • размерами предприятия;

     • его структурой;

     • технической оснащенностью организации и уровнем автоматизации вычислительных работ;

     • схемой документооборота;

     • формой счетоводства, которая традиционно используется в данной организации.³

     Форма счетоводства является элементом учетной политики и может быть изменена только с начала очередного календарного года.

     Переход на другую форму счетоводства в течение отчетного года не допускается.

     В настоящее время выделяют следующие  формы бухгалтерского учета (счетоводства):

     • журнально-ордерная;

     • мемориально-ордерная;

     • «Журнал-главная»;

     • автоматизированная;

     • упрощенная — форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (две разновидности).

     Ниже  приводятся наиболее распространенные формы бухгалтерского учета.

     Мемориально-ордерная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность данной формы – поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указываются номер, краткое содержание операции, дебет, кредит, сумма.

     При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету первичные документы систематизируют по однородным хозяйственным операциям в хронологическом порядке и оформляют отдельными мемориальными ордерами, которым присваиваются постоянные номера.

     Записи  в мемориальные ордера производятся по мере совершения операций, но не позднее  следующего дня (по получении первичного учетного документа), на основе как отдельных документов, так и группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере составляется в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счету и кредиту нескольких счетов (кредиту одного счета и дебету нескольких счетов).

     Мемориальные  ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, который служит для определения общей суммы всех операций за отчетный период и для контроля за отражением на счетах всех мемориальных ордеров и приложенных к ним первичных документов. Затем хозяйственные операции, на которые выписан мемориальный ордер, записывают на счета в Главной книге.

     Главная книга служит систематическим регистром синтетического учета. Она открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключенным балансом за истекший год. В течение года по всем счетам этой книги (как по дебету, так и по кредиту) ведутся записи оборотов по корреспондирующим счетам. На основе итоговых записей в счетах Главной книги составляют оборотный баланс по счетам синтетического учета.

     Сверка  суммы оборотов по регистрационному журналу с итогами оборотов по дебету и кредиту всех счетов Главной книги позволяет проверить, все ли мемориальные ордера получили отражение в систематическом регистре.

     Аналитический учет при мемориально-ордерной форме учета ведут в книгах или карточках. Данные в них заносят непосредственно из первичных документов.

     На  основе записей в регистрах аналитического учета составляется оборотная ведомость по группам аналитических счетов, синтетического счета, итогов оборотов и сальдо, по которой сверяют итоги оборотов и сальдо соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам, составленной по данным Главной книги. Это позволяет контролировать правильность бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета. Мемориально-ордерная форма счетоводства в коммерческих организациях в настоящее время применяется сравнительно редко.

     Это обусловлено тем, что по сравнению  с журнально-ордерной формой она предполагает введение большего количества документов. Кроме того, группировка данных в журнально-ордерной форме более удобна для их использования в целях финансового анализа и выработки управленческих решений.

     Если  в организациях сферы материального  производства или торговли принято решение использовать мемориально-ордерную форму бухгалтерского учета, то следует проверить наличие отраслевых нормативных документов, регулирующих учет по этой форме, так как в настоящее время нет нормативного документа, принятого на федеральном уровне, в котором регулировалось бы использование такой формы в подобных организациях. При отсутствии такого нормативного документа организация должна самостоятельно определить номера мемориальных ордеров, оформляемых по каждому счету или группе однородных счетов, и закрепить номера и формы мемориальных ордеров в учетной политике организации.

     Мемориально-ордерная форма применяется во всех бюджетных учреждениях, использующих план счетов для бюджетных учреждений.

     «Журнал главная». Форма «Журнал-главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Применяется она, как правило, в организациях с ограниченным количеством счетов синтетического учета.

     Это одна из книжно-карточных форм учета, ведется в организациях с небольшим  объемом производства, в отдельных  учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы – регистры для хронологической и систематической записи объединены в одном регистре – «Журнал главная». Операции в журнал записываются непосредственно из первичных или из сводных документов. При регистрации каждой проводке присваивается номер и отводится одна строчка. В начале месяца в журнал переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, выводятся обороты и подсчитывается остаток. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число следующего месяца.

     Аналитический учет ведется в книгах или на карточках. По данным аналитического учета составляется оборотная ведомость, которая сверяется  с данными синтетического учета.

     

     Схема бухгалтерского учета с использованием формы «Журнал- главная» аналогична схеме бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме. Разница состоит в том, что при использовании «Журнал-главной» оборотные ведомости по синтетическим счетам специально не составляются — соответствующая информация сосредотачивается непосредственно в «Журнале-главной». 

     Простая форма ведется с использованием регистров учета имущества.

     Учет  операций завершается по истечении  месяца подсчетом итогов по оборотам. Результаты заносятся в шахматную  ведомость – В9.

     Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру – журналу-ордеру. Для облегчения работы по обобщению и группировке данных применяются специальные разработочные таблицы.⁴

     Наиболее  распространенной формой бухгалтерского учета до настоящего времени остается журнально-ордерная, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах — журналах-ордерах. Журналы-ордера ведут по кредиту бухгалтерских счетов и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При журнально-ордерной форме учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учета. Такая форма счетоводства используется с I960 года.

     В основе журнально-ордерной формы учета лежит принцип накапливания данных первичных документов, согласно которому регистрация операций сочетается с группировкой их в учетных регистрах по корреспондирующим счетам. Основные регистры, применяемые в этой форме счетоводства, представляют собой журналы, где документы регистрируются в хронологическом порядке.

     Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяют обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно представить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

     Журналы-ордера – это свободные листы, построенные  по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Строятся журналы-ордера по кредитовому признаку. Они могут использоваться для одного счета (журнал-ордер № 1 – «Касса», журнал-ордер № 2 – «Расчетный счет») или для нескольких счетов (журнал-ордер № 10 – «Затраты на производство»).

     Помимо  журналов-ордеров открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно получить непосредственно из журналов-ордеров.

     Кассовые  операции, операции по расчетным и  валютным счетам регистрируются как  по дебету, так и по кредиту. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу.

       

     Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. На основании Главной книги и  других регистров заполняются формы отчетности.

     Автоматизированная (электронная) форма возникла с применением компьютерной техники для обработки данных. Разработаны специальные программы по бухгалтерскому учету и программы финансовых вычислений, позволяющие формировать определенные показатели и производить расчеты. Использование электронной формы учета позволяет без вывода на печать:

     - регистрировать и хранить данные;

     - выполнять арифметические операции с данными;

     - формировать показатели для бухгалтерской отчетности.

     Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено — их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.