Формы бухгалтерского учета

    Рис. 1.1. Схема мемориально- ордерной формы учета (Сплошной линии показывают последовательность выполнения учетных записей, пунктирные — сверку итогов).

    Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета (рис. 1.1) представляет собой набор мемориальных ордеров, в каждом из которых группируются проводки по однородным хозяйственным  операциям по итогам одного месяца работы организации. Состав и количество мемориальных ордеров в системе  бухгалтерского учета зависят от содержания, количества, степени повторяемости  хозяйственных операций. Каждый мемориальный ордер должен иметь свои реквизиты. В зависимости от величины организации  и его бухгалтерской службы ордера составляются бухгалтером или главным  бухгалтером, а затем проверяются  и подписываются главным бухгалтером. Перечень мемориальных ордеров утверждается директором организации на финансовый год.

    При мемориально-ордерной форме учета  синтетический учет ведется в  книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки.

    Мемориальный  ордер составляется на каждую хозяйственную  операцию. Если группа хозяйственных  операций объединена в сводном документе, то мемориальный ордер составляется на группу операций. В мемориальном ордере необходимо указать бухгалтерскую  проводку, дату ее составления и  сумму. Мемориальный ордер может  составляться в виде отдельного документа. В некоторых случаях на бланках  предусматривается место для  мемориального ордера или на документах делается соответствующий оттиск штампом.

    Большинство операций в течение месяца группируется во вспомогательных накопительных  ведомостях. Затем по этим ведомостям раз в месяц составляются мемориальные ордера.

    Составленные  мемориальные ордера записываются в  хронологическом порядке в регистрационный  журнал. Каждому мемориальному ордеру присваивается определенный порядковый номер.

    После отражения в регистрационном  журнале данные мемориальных ордеров  записываются в Главную книгу  или в заменяющую ее многографную ведомость.

    В Главной книге на левой стороне  счета отражаются данные о хозяйственных  операциях по дебету, а на правой стороне счета — по кредиту.

    Счета имеют многографную форму, в которой  по дебету и кредиту счета указываются  корреспондирующие счета. Такая  система отражения хозяйственных  операций в Главной книге обеспечивает простоту и наглядность записей.

    Итоги по дебету и кредиту счетов Главной  книги записываются в оборотную  ведомость, которая построена с  использованием синтетических счетов.

    На  основании записей в аналитических  счетах составляют оборотные ведомости  аналитического учета, которые сверяют  с оборотной ведомостью по синтетическим  счетам. Оборот по дебету и кредиту  синтетических счетов сверяется  с оборотом в журнале регистрации  мемориальных ордеров.

    При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета бухгалтерский баланс организации  составляется на основании оборотной  ведомости по синтетическим счетам.

    Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических  регистров, счетно-клавишных машин, копировального способа регистрации. Однако ей присущи существенные недостатки: составление большого количества мемориальных ордеров, дублирование одних и тех  же данных в различных учетных  регистрах. К тому же раздельное ведение  синтетических и аналитических  учетных регистров приводит к  отставанию аналитического учета от синтетического.

1.3 Журнально-ордерная форма учета

    В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета (рис. 1.2) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных  документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический  и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает  необходимость составления мемориальных ордеров.

    Хронологическая и систематическая записи хозяйственных  операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации  хозяйственных оборотов не ведется.

    Записи  в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых  для управления финансово-хозяйственной  и коммерческой деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

    При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских  регистров: журналы-ордера и вспомогательные  ведомости. Для обеспечения рациональности учета могут применяться специальные  разработочные таблицы.

    Рис. 1.2. Схема журнально-ордерной формы учета

    По  некоторым видам счетов, по которым  имеется значительное количество лицевых  счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. На основе их данных в конце месяца составляются оборотные  ведомости.

    Кроме того, при журнально-ордерной форме  учета ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости  учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые (сальдовые  или оборотные) ведомости по учету  готовых изделий.

    Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Они представляют собой  свободные листы большого формата  со значительным количеством реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц  на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают  определенный постоянный номер.

    Запись  в журналы-ордера производят ежедневно  либо непосредственно с первичных  документов, либо со вспомогательных  ведомостей. Вспомогательные ведомости  применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические  показатели сложно получить непосредственно  в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в  журналы-ордера.

    В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций, т. е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих  счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих  счетов. Тем самым исключается  дублирование оборотов по корреспондирующим  счетам. Итоги за месяц каждого  журнала-ордера показывают общую сумму  кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

    Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая  запись в журналах-ордерах служит одновременно и хронологической  записью. Необходимость ведения  специальных хронологических регистров  при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в разрезе корреспондирующих  счетов.

    Для проверки правильности записей в  журналах-ордерах подсчитывают общий  итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно  из документов. Полученный итог сверяют  с выведенными в отдельных  графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналам, в которых синтетический  учет совмещается с аналитическим. Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых  аналитический учет ведется самостоятельно.

    Итоговые  данные журналов-ордеров в конце  месяца переносятся в Главную  книгу.

    Главная книга открывается на год и  служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому  синтетическому счету.

    Кредитовый  оборот переносят в Главную книгу  из соответствующего журнала, обороты  по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим  счетам. После проверки оборотов выводится  сальдо на начало следующего месяца, которое  записывается в соответствующей  колонке Главной книги.

    Для проверки правильности записей в  Главной книге подсчитывают суммы  оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы  дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

    Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

    При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость  в составлении шахматной контрольной  ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы  бухгалтерского учета позволяет  значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном  регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической  записей, отмены ряда записей. Данная форма  учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление  отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.

    В условиях применения различных видов  электронно-вычислительной техники, ориентации организаций на совершенствование  управления и развитие рыночных отношений  все шире начинает внедряться автоматизированная форма бухгалтерского учета, в основе которой лежит принцип двойной  записи при отражении хозяйственных  операций. Одновременная запись производимой хозяйственной операции по дебету и  кредиту корреспондирующих счетов способствует систематизации хозяйственных  операций и обеспечивает действенный  контроль за правильностью отражения  их на счетах бухгалтерского учета.

    Типичные  хозяйственные операции предварительно кодируются. По тем хозяйственным  операциям, которые носят несистематический  характер, используется принцип предварительного накопления информации.

    Автоматизированные  системы управления дают возможность получать информацию не только по объекту в целом, но и по отдельным его частям: по конкретному поставщику материалов, конкретному покупателю продукции и т. п. При этом обеспечивается автоматический ввод различных данных хозяйственных операций в ЭВМ с документов через систему периферийного оборудования. Исходная информация обрабатывается в ЭВМ по разным программам с учетом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информацией.

    При автоматизированной форме учета  обеспечивается органическая взаимосвязь  бухгалтерского, оперативного и статистического  учета.

    Совершенствованию организации бухгалтерского учета  в значительной степени способствуют создаваемые в организациях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ). Ниже приводятся наиболее распространенные формы бухгалтерского учета.

1.4 «Журнал главная»

    Это одна из книжно-карточных форм учета, ведется в организациях с небольшим  объемом производства, в отдельных  учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность  этой формы – регистры для хронологической  и систематической записи объединены в одном регистре – «Журнал  главная». Операции в журнал записываются непосредственно из первичных или  из сводных документов. При регистрации  каждой проводке присваивается номер  и отводится одна строчка. В начале месяца в журнал переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, выводятся обороты и  подсчитывается остаток. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число следующего месяца.