Формы бухгалтерского учета

5. В одном журнале-ордере, как правило, объединяются несколько эко­номически взаимосвязанных синтетических счетов. Например, жур­нал-ордер № 3 ведется по кредиту двух счетов: «Специальные счета в банках» и «Переводы в пути».

6.  Строение отдельных журналов-ордеров по ряду счетов обеспечивает совмещение синтетического и аналитического учета при помощи линейной (позиционной) записи, что способствует составлению от­четности в более сжатые сроки.

7. Итоги учетных регистров по окончании месяца записывают в Глав­ную книгу в порядке, обратном составлению журналов-ордеров, т. е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Поэтому итог по дебету каждого счета, для которого предусмотрен отдельный раз­вернутый лист, набирается с кредита нескольких счетов различных журналов-ордеров. Итог по кредиту данного счета записывается од­ной суммой из соответствующего журнала-ордера за отчетный ме­сяц. Это дает возможность по окончании месяца уточнить полноту и правильность разноски хозяйственных операций. Обороты за ме­сяц по дебету всех счетов, занесенных в Главную книгу, исходя из сущности двойной записи должны быть равны итогу оборота по кре­диту этих счетов. Очевидно, что такое строение Главной книги по­зволяет отказаться от ежемесячного составления оборотной ведомо­сти по синтетическим счетам, характерной для мемориально-ордер­ной формы учета.

8.  Основные принципы журнально-ордерной формы учета в большой степени согласуются с возможностями вычислительной техники.

9. Повышается уровень организации управления и расширяются гра­ницы анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Форма Главной книги, применяемой в журнально-ордерной форме учета (табл. 2, приложения 1).

Главная книга открывается на год и содержит только месячные обороты, а также начальные и конечные остатки по каждому счету.

Общая схема журнально-ордерной формы учета предусматривает организацию документооборота, входная информация с первичных учетных документов либо подвергается группировке в накопительных ведомостях, либо сра­зу записывается в соответствующие журналы-ордера. В первом случае такая процедура необходима, если в отчетном месяце было большое количество однородных хозяйственных операций. После необходимой группировки и подсчета итогов информация в таком виде переносится в журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам, а в некоторых из них, кроме того, и в аналитическом виде. В связи с этим карточки аналитического учета открываются в развитие только отдельных счетов, данные о которых не представлены в журна­лах-ордерах, поскольку в некоторых из них нет возможности совмес­тить аналитический и синтетический учет. В конце отчетного периода эта информация служит основанием для заполнения оборотных ведо­мостей по счетам аналитического учета. Итоги их сверяются с результа­тами Главной книги. С данными Главной книги сверяются также циф­ры Кассовой книги.

Информация, содержащаяся в Главной книге и других учетных ре­гистрах, в дальнейшем используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

Перечень типовых учетных регистров журнально-ордерной формы учета имеет два блока.

Первый блок включает 16 журналов-ордеров, около 20 ведомостей и 15 разработочных таблиц. Он определяет состав единой журнально-ор­дерной формы учета и предназначен для больших предприятий. Облас­тью его применения являются предприятия и организации промышлен­ности, строительства, науки, снабжения и сбыта.

Второй блок учетных регистров рекомендован к применению на не­больших предприятиях и организациях. Он включает 8 журналов-орде­ров и 6 ведомостей.

Организации вправе приспосабливать применяемые регистры к сво­ей сложившейся практике постановки бухгалтерского учета, одновре­менно соблюдая отраслевую специфику и не нарушая при этом общие методологические принципы учета.

1.4. Упрощенные формы учета

Организации малого бизнеса, имеющие простой технологический цикл производства продукции, выполнения работ или оказания услуг при незначительном количестве хозяйственных операций (как прави­ло, не более 100 в месяц), вправе применять упрощенную форму бух­галтерского учета, рекомендованную Министерством финансов РФ. Учет по упрощенной форме построен на основе рабочего плана счетов, разрабатываемого каждым малым предприятием самостоятельно. В Основу его должен быть положен типовой План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, а сама методика построения учета должна опираться на типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпри­нимательства.    Упрощенная форма учета может вестись по простой форме бухгал­терского учета (без использования учетных регистров активов малого предприятия) либо по форме с использованием регистров бухгалтерско­го учета активов малого предприятия.       Простой вариант упрощенной формы бухгалтерского учета без ис­пользования учетных регистров применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц) и содержа­нием хозяйственного процесса не является сфера материального произ­водства, т. е. не имеет места выпуск продукции и выполнение отдель­ных видов работ.

Организация может вести учет всех хозяйственных операций толь­ко в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по оп­ределенной форме. Помимо этой Книги для учета расчетов с персоналом по оплате труда и налогу на доходы с физических лиц малое предприятие должно также вести ведомость учета заработной платы. По своему строению Книга (журнал) учета фактов хозяйственной де­ятельности является регистром аналитического и синтетического учета. В ней отражается наличие, имущества и источников его формирования на определенную дату, что позволяет подготовить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным учетным регистром, так как содержит весь перечень бухгалтерских счетов, применяемых малым предприяти­ем, и обладает необходимой аналитичность. В книге возможно использовать вкладные листы, если она от­крывается помесячно. Если она открывается на год, то Книга должна быть прошнурована и пронумерована с указанием на последней страни­це количества страниц цифрами и прописью за подписью руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на предприятии (главного бухгалтера). Данная информация должна быть подтверждена оттиском печати малого предприятия. Упрощенная форма бухгалтерского учета с использованием учетных регистров имеет место на малом предприятии, если оно зани­мается производством продукции или выполнением работ.

Перечень учетных регистров состоит из 10 наименований:

1. Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений — форма № В-1.

2. Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, — форма № В-2.

3. Ведомость учета затрат на производство — форма № В-3.

4.  Ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4.

5. Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5.

6. Ведомость учета реализации — форма № В-6 (оплата).

7. Ведомость учета реализации — форма № В-6 (отгрузка).

8.  Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7.

9. Ведомость учета оплаты труда — форма № В-8; 10. Ведомость (шахматная) — форма № В-9.

Каждая из перечисленных ведомостей, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых счетов бухгалтерского учета.

В отличие от журнала-ордера, в котором, как известно, хозяйственная операция записывается один раз в виде шахматной записи, в условиях применения упрощенной формы запись по любой хозяйственной опера­ции оформляется в два приема: в одной ведомости — запись по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «корреспондиру­ющий счет»), в другой — по кредиту корреспондирующего счета с указа­нием одновременно номера дебетуемого счета. По итоговым данным ведомостей заполняется шахматная ведомость (ф. № В-9). В ней записи отражаются по дебету и кредиту каждого счета, представленного в соот­ветствующей ведомости.

Содержание шахматной ведомости предусматривает отражение по горизонтали номеров ведомостей в порядке их возрастания, а по верти­кали — в порядке возрастания кодов (шифров) и наименования синтети­ческих счетов. Запись производится путем переноса кредитовых оборо­тов по соответствующим счетам из ведомостей по графе «Корреспонди­рующий счет» с разноской этих оборотов в дебет соответствующих сче­тов.

Данная ведомость является ежемесячным регистром синтетического учета и имеет контрольное значение. Она служит не только для целей обобщения информации за текущий месяц, но и для взаимной провер­ки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Данное условие выполняется в процессе разноски, в результате которой подсчитанная сумма дебетового оборота по каждому счету должна быть равна сумме оборота по дебету, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости. Выявленные итоги по дебету каж­дого счета суммируются. Полученный результат должен совпадать с общей суммой оборотов по кредиту счетов.

Дебетовые и кредитовые обороты по каждому синтетическому счету переносятся в оборотную ведомость, где исчисляется остаток по каждо­му счету на начало следующего отчетного периода.

1.5. Автоматизированная форма учета

Применение электронных вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результа­том этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерско­го учета, которая получила название автоматизированной.

Автоматизированная (диалоговая) форма бухгалтерского учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в пер­вичных документах с использованием средств вычислительной техни­ки. На основе первичных документов формируется база данных в ком­пьютере. Использование соответствующей программы в процессе обра­ботки указанных данных позволяет подготавливать необходимую ин­формацию, отвечающую нуждам разных пользователей.

Структура современной бухгалтерий в условиях автоматизирован­ной обработки учетной информации претерпевает определенные изме­нения, в связи с этим более правильным представляется назвать ее диало­говой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомо­гательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом ре­жиме? имея обратную связь в процессе обработки информации и полу­чения соответствующих выходных документов.

Единство информационной базы и полностью автоматизированный технологический процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достига­ется применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказ­чика.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйствен­ных операций, при этом формирование корреспонденции счетов мо­жет отражаться и после заполнения первичных документов. Пользо­ватель может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция про­водок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять нако­пительные операции (начисление амортизации, расчет заработной пла­ты и т. п.).

Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформиро­ваны за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов воз­можна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и возможность удовлетворения потребности различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгал­терского учета. Первичная учетная информация фиксируется на ма­шинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономи­ческую однородность, производится по заранее определенной структу­ре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носи­телей информации используются магнитные ленты, магнитные дис­ки, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содер­жат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произве­денных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов ана­литического учета позволяет вести обработку указанного массива в пре­делах каждого основного счета. В то же время путем привлечения вхо­дящего остатка по данному счету становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регис­тров аналитического учета.

Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы мето­да бухгалтерского учета, оставаясь теми же по своей сущности, лишь трансформируются, сообразуясь с условиями автоматизированной об­работки учетной информации. В частности, наблюдается устойчивая тенденция сокращения числа первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п.

Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические мно­гоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти кон­кретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная инфор­мация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полно­текстовой запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автома­тизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени. При этом информация, представленная на отдельном синте­тическом счете, может быть расчленена на столько аналитических по­зиций, насколько могут быть очерчены границы применения соответ­ствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из кото­рых находятся за пределами бухгалтерского учета.