Формирование  сметы затрат на производстве

Формирование  сметы затрат производственного предприятия

Приветствую Вас уважаемые читатели. Прошу  извинить за столь долгую публикацию статьи, надеюсь, Ваши ожидания оправдаются  и Вам будет хоть немного полезна информация по формированию сметы затрат предприятия.

Часть 1. FAQ =))

Не  удивляйтесь, что первая часть называется именно так. Я думаю, что стоит  начать с самого начала, а именно, принципов формирования сметы затрат. На каждом более или менее крупном предприятии имеются утвержденные внутренние документы, которые регламентируют процесс планирования и калькулирования (инструкции, методические указания и т.д. ). Эти документы важны для предприятия, так как в них, как правило, описываются методы калькуляции себестоимости, классификации затрат, номенклатура статей, состав затрат по статьям прямых расходов и состав затрат по статьям косвенных расходов.

Согласно  указанным документам осуществляется отнесение затрат к той или иной группе затрат, а также группировка затрат по нескольким признакам. Все это позволяет системно и универсально вести учет, например, на нескольких переделах одной компании с целью повышения качества и скорости анализа предприятия.

Не  редко на практике существует на предприятии  инструкция по планированию и калькулированию себестоимости и методические указания по учету затрат. Разница этих документов, в первую очередь, обуславливается пользователями. Инструкции по планированию и калькулированию в основном в работе используют планово-экономические отделы, а методику – бухгалтерские службы. Причины опять же скрыты в содержании документов.

В инструкции по планированию описываются  следующие моменты:

1. Классификация продукции.
2. Состав и классификация затрат, включаемых в себестоимость продукции.
3. Процесс планирования себестоимости.
4. Планирование затрат на производство.
5. Методы распределения расходов.
6. Оценка НЗП и готовой продукции.

В методику по учету затрат включаются следующие моменты:

1. Учет затрат по основным видам деятельности.
2. Учет вспомогательного производства.
3. Учет затрат капитального характера.
4. Учет выпуска продукции основного вида деятельности.

Вышеописанные документы, не всегда могут присутствовать на Вашем предприятии, однако, их необходимость  рано или поздно начинает давать о себе знать.

Также, на мой взгляд, стоит упомянуть о том, кто обычно разрабатывает эти документы и на чьих плечах лежит ответственность по формированию данной документации. Тут все довольно просто.

Составление методики учета затрат для бухгалтерской  службы, как правило, осуществляет отдел методологии. Формирование производиться в соответствии с законодательством, действующим на момент составления, а также с учетом особенностей отрасли производства.

Составление инструкции по планированию и калькулированию  себестоимости осуществляется в  большинстве своем самими планово-экономическими отделами и, если говорить о крупных предприятиях, то в конце концов утверждается Головным офисом компании.

Что касается внутренних документов, пожалуй, я описал одни из самых важных документов, которые оказывают влияние на составление сметы затрат и формирование конечной себестоимости продукции.

Часть 2. Бухгалтерия.

Теперь  приступим к непосредственно  формированию сметы затрат. Что касается части бухгалтерии, то здесь нет  никаких плановых смет или чего-то подобного, это вытекает непосредственно из целей, принципов и методов бухгалтерского учета. В течение месяца на предприятии осуществляютсякакие-либо работы, оказываются услуги сторонними организациями, в общем, осуществляется хозяйственная деятельность. По итогам месяца функциональными службами предприятия (механиками, энергетиками и т.д. ) осуществляется согласование актов выполненных работ по предприятию, после чего данные акты подписываются и передаются непосредственно в бухгалтерию.

В бухгалтерии все происходит как и везде. Рассматривается правильность оформления документов, наличие достаточных оснований для осуществления оплаты и производится непосредственно составление документов на оплату. Оплата на разных предприятиях производится в разное время, в зависимости от указаний руководства предприятия и условий договоров.

Далее все бухгалтерские документы  заносятся в программу бухгалтерского учета (например, 1С Бухгалтерия), после  того как данные занесены производится закрытие месяца, которое включает в себя некоторые регламентные операции. Когда процесс закрытия месяца бухгалтерией закончен, бухгалтерские документы передаются непосредственно в планово-экономический отдел подразделений.

Формирование  сметы затрат на бухгалтерском этапе  заканчивается путем формирования бухгалтерской сметы затрат.

Часть 3. Смета затрат на производство фактическая.

После окончания этапа формирования бухгалтерской  сметы начинается самая интересная и насыщенная работа для сотрудников  ПЭО. Я описываю методы и принципы работы, исходя из собственного опыта работы на производстве, следовательно, нельзя делать вывод, что на всех предприятиях будет происходить именно так, но глобальная цель будет одной и той же.

Первые  действия экономиста — это разобраться в том, правильно ли зашифрованы затраты в отчетном месяце, т.е. к каким функциональным службам относятся те или иные расходы, правильно ли они отнесены по видам продукции и т.д. 

После этого экономист приступает к  начальной обработке бухгалтерской  информации. Как правило, в планово-экономических службах имеется набор разработанных форм, которые используются для заполнения данных, которые получены от бухгалтерии (первичные документы).

Перечислю основные формы, которые заполняются:

1. Транспортные услуги.
2. Энергетические услуги.
3. Списание материалов.
4. Услуги производственного характера.
5. Услуги по ремонтам.
6. Прочие услуги.

После того, как первичные формы заполнены, наступает более интересный этап работы экономиста. С теми формами, которые содержат информацию о фактических  затратах за месяц, производятся аналитическо-технические операции. Поясню. На основе инструкции информация обрабатывается и группируется в соответствии с необходимыми требованиями. Если то, что заполнялось на 1-ом этапе можно назвать «Первичные формы», то здесь идет формирование, так называемых, картотек (определение у каждого свое). Как правило, данные формы ведутся по накопительному принципу в течение отчетного года и удобны для быстрого поиска какой-либо требуемой информации. Для примера приведу виды затрат, по которым составление таких картотек наиболее целесообразно:

1. Транспортные услуги.
2. Энергетические расходы
3. Расход материалов
4. Услуги по ремонтам

Далее наступает этап анализа каждой статьи затрат, согласно тому принципу, по которому осуществлялась группировка ранее. На этом этапе информация, которая  была сформирована в картотеках, обрабатывается и автоматически производиться анализ затрат в соответствие с плановыми расходами по каждому месяцу, также производится анализ поквартально, по полугодиям и соответственно по году в целом.

Приведу перечень, по каким статьям расходов, как правило, производиться анализ затрат:

1. Анализ списания материалов.
2. Анализ затрат на топливо.
3. Анализ транспортных затрат.
4. Анализ энергетических затрат.
5. Анализ ремонтных услуг.
6. Анализ услуг производственного характера.
7. Анализ общепроизводственных затрат.

Далее наступает, на мой взгляд, один из самых интересных периодов работы по формированию сметы затрат. Поскольку экономист обязан (на мой взгляд) описать суть произошедших отклонений в затратах, то ему необходимо вникнуть абсолютно во все, что происходило в течение месяца на предприятии и тем самым понять причины отклонений от плановых показателей. Соответственно, начинается общение с функциональными службами предприятия о причинах, повлекших отклонения, и описание отклонений в анализе затрат. Этот период в зависимости от полученной информации может занимать, как довольно короткий промежуток времени, так и быть очень продолжительным.

Хочу  отметить, что описание отклонений и вникание в вопросы производства очень важная составляющая работы экономиста на производственном предприятии, поэтому  в дальнейшем в своих статьях, я буду часто останавливаться на этом.

В одной из следующих статей мы также  рассмотрим факторный анализ затрат. Вкратце скажу, что фактор, который  могут описать экономисты без  помощи функционалов это ценовой, так  как его можно увидеть путем анализа бухгалтерских документов, все остальные необходимо прорабатывать с ответственными службами.

Итак, когда у нас сформированы все формы анализа затрат, можно приступать к формированию общей сметы затрат на производство. Этот этап довольно механический, который заключается в группировке всех статей затрат в одну смету по необходимым принципам, в смете рассчитываются отклонения от плановых показателей и еще раз описываются причины отклонений (копируются).

Смета затрат готова.  

Часть 4. Смета затрат на производство (плановая)

Рассмотрим  формирование плановых показателей  по укрупненным статьям и рассмотрим принципы, по которым они формируются.

1. Производственная программа

Все начинается с планирования объемов  производства продукции. Если рассматривать производство с несколькими переделами, как в нашем примере, то основным фактором, оказывающим влияние на планирование объемных показателей, является возможность переработки произведенного (добытого) сырья на следующем переделе. На основе этого формируются планы основного и вспомогательных производств. В дальнейшем этот план утверждается всеми функциональными службами и на основе него осуществляется дальнейшее планирование.

2. Расходы на материалы

2.1. Переменные

Планирование  переменных материалов осуществляется, исходя из объемов производства, согласно утвержденным на предприятии нормам расхода, т.е. на каждый вид работ, должны быть разработаны нормы расхода тех или иных материалов. Также при планировании данной статьи затрат учитывается процент инфляции для корректного планирования цены на материалы.

2.2. Постоянные

Данная  статья планируется путем индексирования затрат прошлого года. Данный индекс включает в себя инфляцию.

3. Транспортные услуги

3.1. Переменные

Планирование  переменного транспорта осуществляется на основе плана производства. Необходимо рассчитать потребность в транспортных услугах, исходя из объема грузов, планируемых к перевозке тем или иным транспортом.

3.2. Постоянные

Даная статья может планироваться путем  также индексирования, однако, может быть и пересмотрена номенклатура используемого транспорта.

4. Услуги по ремонтам

Данная  статья планируется исходя из наличия  зданий, сооружений и оборудования, которое находится на балансе  предприятия. Также берутся основные фонды, планирующиеся к закупке в следующем году. На каждый вид оборудования, согласно техническим регламентам, планируются расходы по ремонтам и техническому обслуживанию.