Документы для хозяйственных операций

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский  документ - письменное свидетельство  о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений  и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным  документом, не принимаются к учету  и не подлежат отражению в регистрах  бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы  принимаются к учету в том  случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные  формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997года №835 должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

Унифицированные формы первичных  учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата  от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, основных средств  и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном  строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Номер формы	Наименование  формы
М-2	Доверенность
М-2а	Доверенность
М-4	Приходный ордер
М-7	Акт о приемке материалов
М-8	Лимитно-заборная карта
М-11	Требование-накладная
М-15	Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17	Карточка учета материалов
М-35	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Право лица выступать в  качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей  от поставщиков оформляется выдачей Доверенности (формы №М-2 и №М-2а).

Доверенность оформляется  в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых  получение материальных ценностей  по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей  не допускается.

Выдаваемая доверенность должны быть полностью заполнена  и должны содержать образец подписи  лица, на имя которого она выписана. Как правило, доверенности выдаются на 15 дней, но в случае получения  товарно-материальных ценностей в  порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на 1 месяц.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

В том случае, если поступающие  материальные ценности содержат драгоценные  металлы и камни, в данной форме  заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке  материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим  основанием для предъявления претензии  поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное  лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или  бухгалтерии для направления  претензионного письма поставщику.

Во многих организациях устанавливают  лимиты отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции. Для оформления отпуска материалов в этом случае применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

На каждое наименование материала  выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу.

При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах  документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток  лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких  дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с  разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный  отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа  в бухгалтерию.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется  оформлять отпуск материалов в карточках  учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально  ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров  накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании  второго экземпляра принимающий  склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается  материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения  и сдается в бухгалтерию для  учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется  сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и  брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

- хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;

- сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании  договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в  установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной  передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и  размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17),заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Рассматривая порядок  заполнения лимитно-заборных карт (форма №М-8) при установлении в организациях лимита на отпуск материальных ценностей мы отмечали, что в некоторых случаях рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов. В этом случае операция отпуска материалов производится на основании лимитной карты, выписываемой в одном экземпляре, в которой и расписывается кладовщик. Представитель получателя расписывается непосредственно в карточке учета материалов.

Для оформления принятия к  учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования  при производстве работ, применяемся Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже задний и сооружений (форма №М-35), составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается  комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляр акта остаются у заказчика, который, в свою очередь, прилагает первый экземпляр акта к предъявленному счету для оплаты подрядчику, третий экземпляр передается подрядчику.

При продаже организацией материально-производственных запасов  физическим и юридическим лицам  в соответствии с пунктом 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина  РФ от 28 декабря 2001 года №119н, продажа  оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим  аналогичные функции, путем выписки  накладной на отпуск материалов на сторону.

При перевозке грузов автотранспортом  оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), которая является основным перевозочным документом. Данная форма входит в альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и  грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр  ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя  отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих  реквизитов:

- наименование получателя груза;

- наименование груза;

- количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

- род упаковки;

- способ погрузки и разгрузки;

- время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется  грузоотправителем, но соглашением  может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена  грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять  сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность  за последствия неправильного, неточного  и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке  подтверждается подписью шофера-экспедитора  во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права  требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме  ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается  для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый  экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

-   второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

-   третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер  предъявляет три экземпляра ТТН  грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей  подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время  прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная  состоит из товарного и транспортного  разделов. Товарный раздел служит для  списания товарно-материальных ценностей  со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные  услуги по перевозке грузов.