Документирование хозяйственных операций

   В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

   Если  документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

   Типичные  ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
• наличие подчисток и помарок в документах;
• нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировке документов.

   Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

   После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

1.7. Порядок хранения бухгалтерских документов.

   Содержащаяся  в принятых к учету первичных  документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами и ведомствами при соблюдении общих методологических принципов.

   Информация  о хозяйственных операциях, произведенных  предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

   Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская  отчетность подлежат обязательному  хранению согласно ст. 17 Закона о бухгалтерском учете в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

   Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.

   Каждый  полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку – дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел  может быть оформлен следующим образом:

• индекс  дела (номера на папке) может состоять из присвоенного под-разделению номера и внутреннего номера;
• наименование дела (заголовок);
• количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
• срок хранения;
• примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

   Первичные документы до передачи их в архив  организации должны храниться в  бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

   Сроки хранения документов в архиве предприятия  определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности  
организаций, с указанием сроков хранения^[6], утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

   В случае прекращения деятельности организации  документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

   Для сдачи в архив документы подбираются  в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

   Меры, которые необходимо предпринять  в связи с утерей (пропажей или  гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

   В соответствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного инженера, начальника службы безопасности и т.п.

   В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

   Результаты  работы комиссии оформляют актом, в  котором необходимо указать причины  утраты документов, описать место, которое  исследовалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения. К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     В результате проделанной работы, можно  сделать следующие выводы. Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

   Документ  – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

   Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

   Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по объему отраженных в них операций;
• по способу использования;
• по числу учитываемых операций;
• по месту составления;
• по способу заполнения.

   Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

• организационно-распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• документы бухгалтерского оформления.

   Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

   Список  используемой литературы:

   1. Агафонова М.Н. «Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле и документооборот». Учебное пособие. 2009. - 253 с.

   2. Гудович Г.К. Бухгалтерский учет торговых операций. Учебное пособие. –М., 2007. – 245 с.

   3.Дараева  Ю. А. Теория бухгалтерского  учета. Конспект лекций. - М.: ЭКСМО, 2008. - 160 с.

   4. Дараева Ю. А. Теория бухгалтерского  учета. Шпаргалки. - М.: ЭКСМО, 2008. - 32 с.

   5. Караваев В.П. Торговые операции: бухгалтерский и налоговый учет по видам деятельности. -М.: ЮНИТИ, 2007. – 356 с.

   6. Левкович О.А., Бурцева И.Н. Бухгалтерский учет- 5-е изд., перераб. и доп. -Минск: Амалфея, 2007. - 800 с.

   7. Николаева Г. Бухгалтерский учет  в торговле. –М., Приор - издат. 2007. – 215 с.

   8. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С.  Самоучитель  по бухгалтерскому учету. Издание  13-е. – СПб.:  «Издательский дом Герда», 2008. – 400 с.

   9. Филина Ф.Н. «Документация торгового предприятия» - лекции отраслевого бухгалтерского учета. 2008г. – 189 с.