ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

ИНСТИТУТ  ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ

 

     

Институт  ___Государственный Университет  Управления__________________________ 

Кафедра   ___Бухгалтерского учёта  и аудита______________________________________ 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине            Введение в специальность

на тему        Документация как один из основных методов бухгалтерского учёта. Виды документов, их значение.

 
 
 
 
 

Москва  – 2006

Содержание

 
 
 

1. Введение  …………………………………………………….………………………….стр. 3
2. Документирование хозяйственных операций ………………………………….…стр. 4
3. Виды используемых в бухгалтерии документов и их значение ……..….…….стр. 11
4. Заключение ……..………………………………………………………...………….стр. 15
5. Список литературы .………………………………………………………….……..стр. 16
6. Приложение ……………………..………………………………..………………….стр. 17

Введение

       «Нет документа  – нет записи!»

Один  из принципов бухгалтерского учета. 

Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для  принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют  документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная  регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

     Разнообразие  хозяйственных операций требует  составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Документирование хозяйственных операций

     По  определению бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машинописных носителях информации.

     Следовательно, документ – это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

     Бухгалтерскими  документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

      Формы и реквизиты документов. Форма документов определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относятся:

1. Наименование документа;
2. Дата составления;
3. Наименование организации;
4. Содержание хозяйственной операции;
5. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
6. Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. Личные подписи указанных лиц.

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости  от характера операции и технологии обработки данных в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

     Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     Своевременное и достоверное создание первичных  документов, передача их в установленных  порядке и сроки для отражения  в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной  документации. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

     С 1 января 1999 г. организации применяют  формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых  унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

     Унифицированные формы первичных документов должны применятся в организации без  изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты.

     Наряду  с унификацией важное значение имеет  стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков  типовых документов.

Порядок составления и  обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

    Запись  в документах делают шариковой ручкой или машинописным способом. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны (напечатаны) четко и разборчиво. Если при заполнении документа была допущена ошибка, существует несколько методов ее исправления. [2]

Исправление ошибочно сделанных  записей.

 

Исправление ошибочно сделанных записей в  регистрах бухгалтерского учета  производится одним из следующих  способов:

    •    корректурным способом: ошибочно сделанная  запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм.[4]

      Затем правильный текст или сумму повторяют  на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправлении  ошибки ………………………………………………верить

                                          (новый  текст или сумма)

    Дата        Подпись 

    •   способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

    •    способом "красное сторно": в  случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;

    •    способом обратной проводки: для исправления  проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

    В некоторых документах, например, в  приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

     Поступающие в бухгалтерию документы обязательно  проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственной операции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы  подвергают бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (котировку).

      Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.

      Группировка – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные.

      Разметка (котировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных  операциях  записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.[2]

Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.