Документация и документооборот банковских операций

    Руководителем банка назначается специальная  комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение  по уничтожению документов по истечении срока их хранения. Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур. 

    Таблица - Сроки хранения банковских документов.

    5 Внутpибанковский контроль и аудит 

    Одним из условий внутреннего контроля является четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведении учета в банке.

    Контроль  операций. Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям. При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные). При приеме денежно-расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия - проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя. Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.

    Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи является исправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах.

    В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники.

    Расчетно-денежные документы, на основании которых  в учреждениях банков осуществлен  прием и выдача наличных денег  и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, - одну подпись ответственного исполнителя. Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера. Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы. Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.

    Внутрибанковский  аудит. Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместо ревизионно-бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита. В отличии от ревизионно-бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи:

    - административный  контроль;

    - контроль бухгалтерского учета;

    - контроль  ликвидности активов и сохранности  пассивов, соответствие структур пассивов и активов;

    - контроль  доходности и рентабельности  операций.

    Основными исходящими документами отдела аудита являются:

    - записки  о состоянии дел в той или  иной области деятельности банка  или банковских операций;

    - записки  о соответствии проводимых операций  решениям общего собрания акционеров (пайщиков) банка, Совета или Правления  банка, о выполнении приказов и распоряжений по банку;

    - аналитические  записки;

    - акты  проверок.

    Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем не менее, чем банк крупнее, чем  больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий.

    Кроме того, в соответствии с приказами  Банка России от 28.08.97 г. № 02-372 и от 29.08.97 г. № 02-378 утверждены Положения  «Об организации внутреннего  контроля в банках» и «О порядке  организации внутреннего контроля в кредитных организациях - участниках финансовых рынков». В соответствии с указанными документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в функции которой входят:

    - выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства;

    - оценка и минимизация банковских рисков;

    - правильное и своевременное отражение в учете банковских операций;

    Руководитель  службы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

    Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

    Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

    От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Литература 

    1 Бухгалтерский учет: учебник / Н.Г. Сапожникова. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.; КНОРУС, 2009. - 480 с.

    2 Бyxгaлтepcкoe дeлo: yчeбник для вyзoв/ O.И.Лaвpyшин [и дp.]; пoд peд. O.И.Лaвpyшинa. .- 2-e изд., пepepaб. и дoп. - М.: Финaнcы и cтaтиcтикa, 2008. - 672c.

    3 Гopинa A. Учeт в бaнкe. Пpoвepкa пpaвильнocти oтpaжeния бaнкoвcкиx oпepaций.: - М.: «Издaтeльcтвo ПPИOP», 2008. - 240 c.

    4 Финансовый учет. В.П. Литовченко. Серия: Учебники для вузов Издательство: Аспект Пресс, 2006 г.

    5 Гусева Т.М., Шейна Т.Н. Бухгалтерский учет: учеб. - практическое пособие. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 504с.

    6 Бочкарева И.И., Быков В.А. и др. Бухгалтерский учет: Учебник; под редакцией Я.В. Соколова. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 - 768с.

    7 Кожинов В.Я., Бухгалтерский учет: учебник - 6-е изд., перераб. и доп. М.: Издательство «Экзамен», 2006. - 815 (1)с.