Бухгалтерское дело в методике учета расчетов с подотчетными лицами

1.Бухгалтерское  дело в методике  учета расчетов  с подотчетными  лицами. 

     Бухгалтерское дело является составной частью системы  бухгалтерского учета, обеспечивает возможность  практического сбора и представления  документально обоснованной информации в системе бухгалтерского учета.

     Бухгалтерское дело представляет собой профессиональную деятельность бухгалтера во всех ее проявлениях  – ведении учета, составлении  отчетности, формировании учетной политики организации, контроле, анализе данных, участии в профессиональных организациях и т. Д

     Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, они включают в себя: расходы на командировки по территории Российской Федерации  и за границу; представительские  расходы, приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств.

     Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин – «под отчет»).

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому  опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

     1. своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

     2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат; 

     3. контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно-операционные цели.

     При выдаче денежных средств организация  обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

2. получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3-х рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

3. выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

5. определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. 

     Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

     В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указывать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

     Если  надо выдать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где необходимо указать фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать  авансовый отчет в бухгалтерию  и т.д.

     Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

     В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

     При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Учет операций по расчетному счету 

     Синтетический учет операций по расчетному счету  бухгалтерия предприятия ведет  на счете 51 "Расчетный счет”. Это  активный счет, по дебету которого записывается остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу. Для отражения оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета. Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

     Обязательное  условие для заполнения регистров  использование одной строки для  каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц  должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок  из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

     Выписки из расчетного счета служат основанием для учетных записей по счету 51 «Расчетные счета» – счет активный, основной, денежный, остаток показывается во 2 разделе в активе баланса.

     .Корреспонденция счетов по операциям по расчетному счету 
Д-т К-т Содержание хозяйственных операций 
51 50 Зачисление на счет средств, сданных из кассы 
51 57 Зачисление на счет средств, числящихся в пути 
51 58 Возврат краткосрочного займа заемщиком предприятия 
51 62 Поступили от покупателей суммы в порядке предоплаты; покупателем погашена дебиторская задолженность 
51 66, 67 Зачисление кредитов и получение займов 
51 68 Возврат по расчетам с налоговой службой 
51 75 Поступление сумм от учредителей 
51 76 Поступление арендной платы при краткосрочной аренде, поступление кредиторской задолженности 
51 76-2 Поступление сумм по удовлетворенным ранее выставленным претензиям 
51 90-1 Поступила стоимость реализуемых продукции, работ, услуг, транспортных расходов и тары, оплачиваемых покупателем отдельно  
51 91-1 Поступила выручка за реализованные основные средства или нематериальные активы 
51 91 Поступление сумм в счет безвозмездной помощи 
51 91 Зачисление доходов по ценным бумагам, поступление доходов прошлых лет, поступление штрафов, пени, неустойки по хоздоговорам 
50 51 Выданы наличные деньги в кассу 
55-3 51 Перечислены на депозит временно свободные денежные средства 
57 51 Перечислены средства для приобретения валюты 
58 51 Оплачено приобретение ценных бумаг, предоставлены займы 
60 51 Оплата счетов поставщиков, подрядчиков за все виды поставок ТМЦ, оказанных услуг, работ 
62 51 Возвращение кредиторской задолженности по несостоявшейся сделке (полностью или частично) 
66, 67 51 Погашены ссуды и займы 
68 51 Перечислены налоги бюджету 
69 51 Перечислен единый социальный налог 
73 51 Перечислены торговым организациям суммы по товарам, проданным работникам предприятия, суммы, взысканные с виновных лиц, по хищениям и недостачам 
75 51 Перечислены дивиденды акционерам 
76 51 Перечислены алименты, арендная плата, за различные мелкие услуги и другая кредиторская задолженность 
76-2 51 Списание сумм по удовлетворенным претензиям в пользу покупателя, списано в пользу банка при ошибочно зачисленных суммах на расчетный счет по предыдущим выпискам 
91 51 Уплата пени, штрафов, неустоек, судебные сборы, комиссионные банку при покупке валюты 
.

Список использованной литературы 

1. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.
2. Арефкина Е.И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004
3. Сборник положений по бухгалтерскому учёту (ПБУ1–19).-М.: Изд-во «Бухгалтерский учёт», 2003.-320 с. (Библиотека журнала «Бухгалтерский учёт»)
4. Электронный справочник «Консультант плюс».