Бухгалтерский учет в системе информационного обеспечения управления организацией

     Информационное  обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

     Сущность, значение и особенности  информационного  обеспечения  
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. 
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. 
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information_разъяснение,_осведомление,_изложение. 
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации. 
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов_хозяйствования. 
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических_закономерностей. 
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований. 
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят_следующие_документы: 
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения_руководителей_предприятия. 
2) Хозяйственно-правовые документы договора, соглашения, решения арбитража_и_судебных_органов,_рекламации. 
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия_в_целом_или_отдельных_ее_подотделов. 
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации_(Интернет,_радио,_телевидение,_газеты_и_т.д.). 
5)_Техническая_и_технологическая_документация. 
6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.). 
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий. 
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. 
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений. 
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий_уровень_конкурентоспособности. 
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. 

2. Бухгалтерский учет и управленческий учет в компании                                                         ООО_«Новотелеком»                                                                                                                                                                            2.1.Характиристика компании ООО «Новотелеком»

     Компания  «Новотелеком» — это оператор связи, занимается предоставлением услуг телекоммуникаций, размещением рекламы в сети Интернет. Для того, что бы предоставить клиентам услуги связи, выполняются большие  объемы строительно-монтажных работ: прокладываются волоконно- оптические линии связи, устанавливаются узлы связи. Абоненты компании «Новотелеком» получают при подключении доступ к Интернету, и к ряду уникальных для Новосибирска сервисов. Сеть, объединяющая все эти сервисы, называется «Электронный город».

     Высшим  руководящим органом фирмы является собрание ее участников.

     Исполнительным  органом фирмы является администрация  фирмы, возглавляемая ее генеральным  директором. На рисунке 1 представлена схема сложившейся организационной структуры системы управления персоналом в организации ООО «Новотелеком»

     Полномочия  трудового коллектива фирмы реализуются  общим собранием и его выборным органом. Отношения между участниками  фирмы и трудовым коллективом  регулируются коллективным договором.

Каждая  служба и работники действуют  на основании положений об отделах  и должностных инструкций работников, согласно которым определяются место, роль в системе управления фирмой, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу.

     Основные  задачи служб и отделов коротко  можно изложить в следующем виде:

- Согласно  принципу  первого  руководителя, все управление организацией  возложено на генерального директора. Генеральный директор контролирует управление организацией. В обязанности директора входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках,  стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации.  

- Коммерческий  директор, подчиняется генеральному директору, в его обязанности входит контроль и управление отделом продаж и абонентским отделом. Отдел продаж и абонентский отдел заключают договора , оформляют сделки с абонентами.

- Технический  директор, подчиняется генеральному  директору в его обязанности  входит управление проектный  отделом, тех. отделом, монтажным  отделом, отделом   подключений.

- IT-директор, подчиняется генеральному директору в его обязанности входит руководство отделом новых технологий. Отдел новых технологий – разрабатывает новые программные продукты, а так же осуществляет системно администраторскую поддержку в компании.  

В подчинении у финансового директора находится  бухгалтерия, финансовый отдел, отдел  кадров.

Основным  структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

-Директор по маркетингу, подчиняется генеральному директору в его подчинение входят отделы:

отдел маркетинга - распространение рекламы, проведение презентаций.

редакция Электронного  города -  организация работы сайта http:www.cn.ru

     Главный бухгалтер – обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии на основе прогрессивных  форм и методов бухгалтерского учета  и контроля.

     Отдел бухгалтерии – непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

     Вся информация обрабатывается отделом  бухгалтерии.

     Следует отметить, что роль каждого отдельного бухгалтера очень высока.  
 

2.2. Системы бухгалтерского и управленческого учета в компании                                          ООО «Новотелеком» и их взаимосвязь. 

     Организационная структура любой организации объединена отдельными подразделениями, находящимися между собой в определенных отношениях (схема сложившейся организационной структуры системы управления в организации ООО «Новотелеком» представлена выше).

Управление  организации представляет процесс координации и регулирования деятельности этих подразделений, в котором значительное место_уделено_бухгалтеру.  
      Бухгалтерская служба является наиболее организованной частью информационного обеспечения управленческих решений. Это единственный поставщик документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, о хозяйственных процессах и результатах деятельности, о долговых обязательствах, расчетах и претензиях. До последнего времени управленческие функции бухгалтерии ограничивались контролем за соблюдением законности совершаемых хозяйственных операций, например: за соответствием установленным правилам, соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины, списанием недостач, потерь, прочих долгов и т. п.  
      Современная целевая ориентация бухгалтерского учета в системе управления означает создание информационно-аналитической базы для принятия_конкретных_решений.  
     Только на основании данных бухгалтерии (бухгалтерский баланс, сведения о задолженностях, информация о дорогостоящем оборудовании числящемся на балансе организации), компания «Новотелеком» может обратиться за кредитом в банк. Компания находится в стадии роста, а привлечение дополнительных средств будет служить неплохой основой для дальнейшего роста и развития фирмы.

     На  рисунке 2 представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. В который непосредственно входит отдел бухгалтерии, а так же отдел новых технологий компании. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования

Затем осуществляются:

регистрация в базе данных (Пример внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию- первичный документ поступление МЗ, присваивается код материалу, номер счет фактуры, даты поступления, количество и т.д.);

маршрутизация (установление этапов и ответственных  за порядок работы с документом согласно действующим стандартам – бухгалтер материальной группы к примеру по эксплуатации линий узлов, оприходует материал для строительства сетей передачи данных);

координация порядка работы в соответствии с  планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

контроль  движения документов (осуществляет главный бухгалтер и с технической стороны отдел новых технологий);

составление регулярных и разовых отчетов  по результатам управления документооборотом (ежедневный отчет о поступлении товаров на склад, списании материалов, квартальные отчеты и.т.д.)

     Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.

     Раздел  «экспертиза» находится в подчинении отдела новых технологий.

     Отдел новых технологий работает в согласии и взаимной увязке с отделом бухгалтерии. 

3. Проблемы бухгалтерского учета как основы системы управления. 

     В процессе управления предприятием перерабатываются многочисленные потоки разнообразной  информации в виде сведений и сообщений  о явлениях, действиях и процессах  производства, отражающих изменения  состояний системы в соответствии с её сложностью и структурными особенностями. Все потоки информации распределяются по объектам управления и зависят от видов деятельности организуемых отделов, служб и структурных подразделений организации.

     Из  всей информации, дающей сведения об объекте управления, особое место занимает экономическая, на долю которой приходится свыше 90 % общего объёма информационных потоков. Ведущая роль при этом принадлежит информации, генерируемой бухгалтерским учётом. Данный приоритет обусловлен тем, что бухгалтерский учёт, функционируя в системе управления и охватывая процессы производства, обращения и распределения продукта, формирует полную информацию о кругообороте средств.

     В течение длительного периода, когда  отечественная экономика функционировала  на основе жёстко регламентированного управления, функция учёта по информационному обеспечению и обоснованию управленческих решений практически оставалась невостребованной и сводилась главным образом к контролю за выполнением планов.⁴

     С началом рыночных преобразований в экономике России большинство предприятий столкнулось с противоречием, суть которого состояла в следующем: хозяйственные субъекты получили право самостоятельно принимать решения, но не могли качественно это сделать в силу нехватки, недостаточной оперативности и несовершенства методов и средств обработки требуемой учётной информации. В значительной степени эта проблема сохраняет свою остроту и сегодня. Исследование информационных систем организаций свидетельствует о том, что 40-50 % всей информации является избыточной в информационном потоке, и в то же время в учёте отсутствует около 50 % необходимой информации для управления, а принятие решений чаще базируется на интуиции, чем на точной и объективной информации.

     В результате, с одной стороны, наблюдается большой дефицит информации и её запаздывание, а с другой стороны, половина информации, собираемой системой бухгалтерского учёта, никому не нужна, что можно охарактеризовать как кризисное состояние учёта. Отсюда следует вывод об актуальности и необходимости исследований потребностей в информации управленческой системы и преобразовании системы бухгалтерского учёта в соответствии с нуждами управления.

     До  сих пор исследования по бухгалтерскому учёту были замкнуты на проблемах  самого учёта, его внутренней структуры. Такой подход крайне ограничен и бесперспективен, так как основная цель учёта – создание информационной базы для управления. В связи с этим перед учётом стоит задача усилить оперативные и аналитические свойства, дать данные для краткосрочных экономических прогнозов. Учёт должен в большей мере, чем до сих пор, взаимодействовать с организацией производства, планированием, управлением, математикой, кибернетикой, анализом хозяйственной деятельности и другими науками. Надо исходить из основной идеи, заключающейся в том, что система управления является ведущим, а система учёта обеспечивающим звеном.