Бухгалтерский учет денежных средств

Непосредственно организацией кассовых операций занимается бухгалтер- кассир, в обязанности которого входит и учет заработной платы сотрудников.

Бухгалтер – кассир осуществляет:

- учет поступления и расхода наличных денежных средств;

-  учет денежных средств, выданных в подотчет

- учет денежных средств, выданных на командировочные расходы;

- рассчитывает сумму заработной платы

- др.обязанности.

С бухгалтером-кассиром заключен договор о полной материальной ответственности (Приложение № 4).

2.2 Документальное оформление кассовых операций

Учет денежных средств ООО «Серви» ведется по Рабочему Плану счетов (Приложение №7). Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу. (Приложение №5). Предприятие ведет одну кассовую книгу, которая
должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписью руководителя Пронина С.В. и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть
отрывными и служат отчетом кассира (Приложение №6). Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после
получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому
заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир
подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на
следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира
второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира
прикладываются все расходные и приходные кассовые документы (Приложение №6).
Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При
этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист
кассовой книги» (Приложение № 5). Одновременно с ней формируется
распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 6). Обе распечатки должны
составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за
правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера
организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность
оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие
записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.
 

2.3 учет кассовых операций на ООО «Серви». ПОСТУПЛЕНИЕ, СДАЧА В БАНК И КОНТРОЛЬ за полнотой учета ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ.

Поступление наличной выручки от населения

Организации, в том числе и ООО «Серви», получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Установленный лимит наличности в кассе в ООО «Серви» на 2007 г. составляет 100 000 рублей.
Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со
стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и
своевременностью оприходования наличной выручки. В ООО «Серви» используется контрольно-кассовая машина «Астра-100Ф».
На каждую контрольно-кассовую машину предприятие
должно заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4(Приложение №8).В организации ООО «Серви» он ведется с 8 декабря 2005 г. Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу
и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины. Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в
хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.
Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине
кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через
контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал.
В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями
(клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм
покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 (Приложение №9) и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру.
Итак, фактическая сумма выручка, отраженная в книге кассира-
операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется проводкой.
Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и с приходными кассовыми ордерами.
Пример (Приложение №9):
Рассмотрим справку-отчет кассира-операциониста за №2307 за 18 октября 2007 г. Кассир выписывает показания суммирующего денежного счетчика на начало рабочего дня (27377577,03) и на конец (27391077,03) , выручку за рабочий день. Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу.
Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 13 500 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Серви» сделаны следующие проводки:
 

Дебет 50.1 субсчет «Касса организации»
Кредит 90 субсчет «Выручка»
- 13 500 руб. – отражена выручка от продажи товаров.

                  Поступление наличной выручки от юридических лиц
Предприятия могут получать выручку наличными денежными
средствами не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.
Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение
задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой.
Пример:
Дебет 50.1 субсчет «Касса организации»
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
- получены денежные средства от покупателей
Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен
предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. В ООО «Серви» составил 100 000 рублей по одной сделке.

Документами, подтверждающими осуществление расчетов между
юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к
приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин (Приложение №9), квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.
За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212 на предприятие
налоговым органом или федеральным органом налоговой полиции налагается штраф.
Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы
(доверенность (Приложение №13), накладная (Приложение №14) ) расчетные документы (счет-фактура (Приложение №15) ) являются
основанием для расчета. На основании этих документов производится прием
наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру.
       

            Контроль за полнотой учета наличной выручки.
Кассовые операции проверяются по кассовой книге. В ней
фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку (напомним, что второй отрывной экземпляр сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.
На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50.1 «Касса организации», являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса» (Приложение №10, 11).
Сопоставляя балансовые данные по статье «Касса» с главной
книгой, журналом-ордером (Приложение №11) с ведомостью (Приложение №12) по счету 50.1 «Касса организации» и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.
Для подтверждения полноты и своевременности оприходования
денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50.1 «Касса организации», а корреспонденции со счетом 51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50.1 «Касса организации». Обе суммы должны совпадать. Предприятия за неоприходование или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу в трехкратном размере не оприходованной суммы.

                Сдача выручки в банк и учет переводов в пути.
Согласно Порядку ведения кассовых операций, предприятие может
хранить в своих кассах наличные деньги только в пределах установленного
лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.
Выручка может сдаваться кассиром предприятия:
- в кассу банка (дневная и вечерняя),
- в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
- инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы
банка).
Порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются по договоренности между
предприятием и инкассаторской службой.
Денежные суммы (переводы) в рублях и иностранной валютах в пути,
внесенные в кассы обслуживающих банков, приемные кассы Сбербанка или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов, счете 57 «Переводы в пути». Счет 57 «Переводы в пути» по отношению к бухгалтерскому балансу является активным. По дебету счета отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов на счет торговой организации.
В бухгалтерском учете предприятия делаются следующие проводки по учету
переводов в пути.

Дебет 57 «Переводы в пути»
Кредит 50.1 субсчет «Касса организации»
- сдана выручка от реализации товаров;
- зачислена выручка на счет в банке
        

                  Учет расчетов с подотчетными лицами.
В практической деятельности ООО «Серви» часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет). Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Так, предприятия выдают деньги под отчет на хозяйственно-
операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями
предприятий. Что касается выдачи наличных под отчет на командировочные
расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны
бухгалтерией. Отметим, что выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.
Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных
средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к
приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

Пример (Приложение №16) :

Экспедитору выдали командировочные 250 руб. под отчет:

Дебет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» (в руб.)

Кредит 50.1  субсчет «Касса организации»

Водитель, приехав с командировки, сразу отчитался:

Дебет 44.1.1 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность, не облагаемую ЕНВД»

Кредит 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» (в руб.)
При отсутствии первичных документов, подтверждающих
произведенные расходы за счет подотчетных средств, или при наличии
документов с обязательными незаполненными реквизитами у бухгалтера нет
оснований для отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы
организация не имеет права включать в состав затрат по производству и
реализации продукции.

 

3.ПРОБЛЕМЫ И НЕДОСТАТКИ. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ.

3.1 Преимущества и недостатки в отражении кассовых операций на предприятии

По результатам построения и анализа системы бухгалтерского учета на предприятии ООО «Серви» можно сделать выводы о существующих преимуществах и недостатках системы учета кассовых операций.

Учет осуществляет кассир, что позволяет оградить главного бухгалтера от дополнительных обязанностей по ведению кассы, что положительно отражается на ведении других участков системы бухгалтерского учета.

Положительным моментом является заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром, что позволяет кассиру нести ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. И в случае возникновения спорных моментов и недостач при учете кассовых операций договор является основанием для наказания кассира.

Положительным моментов на предприятии является специально оборудованное помещение кассы  - помещение изолированно, и предназначено для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. При этом доступ в кассу не разрешен лицам, не имеющим отношения к ее работе.

Касса оборудована также охранной сигнализацией, что также сокращает риск ограбления кассы.

У предприятия также заключен договор с банком о лимите наличных денежных средств.

Наличные операции предприятия не превышают установленного законодательством предела в размере 100 000 рублей.

Поскольку предельный размер расчетов наличными деньгами относится к одному договору, стороны с целью обойти данный запрет могут «разбить» договор на несколько более мелких договоров. Тогда лимит будет применяться к каждому из этих мелких договоров. Таким образом, можно будет обойти ограничения по размеру наличных расчетов.

На мой взгляд, недостатком в системе организации кассовых операций на предприятии является сдача наличных денежных средств, превышающих лимит кассы самостоятельно в кассу банка, что является опасным мероприятием, так как кассир может подвергнуться покушению, а также это неудобно в плане траты времени кассира.

3.2 НОВОВВЕДЕНИЯ: ПЛАСТИКОВЫЕ КАРТЫ.

Банковская пластиковая карточка - это инструмент безналичных расчетов и средство получения кредита. Первые карточки современного вида появились в США в начале 50-х годов, а в СССР в 1969 году. Впоследствии система карточных расчетов была введена многими банками. Системы карточных расчетов получили распространение во многих странах мира, а сами расчеты приобрели международный характер.