Бухгалтерские документы

16

                                                       Содержание

1. Бухгалтерские документы, их классификация. Реквизиты бухгалтерских документов. Документооборот в бухгалтерском учёте. Этапы прохождения и обработки бухгалтерских документов...................................................................3

2. Понятие и виды инвентаризации, документальное оформление её проведения. Случаи обязательного проведения инвентаризации. Особенности организации и проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов...............................................................................10

Библиографический список..................................................................................16

1. Бухгалтерские документы, их классификация. Реквизиты бухгалтерских документов. Документооборот в бухгалтерском учёте. Этапы прохождения и обработки бухгалтерских документов

      Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Если организация совершает операции, которые не могут быть оформлены типовыми документами, она может разработать свою форму первичного документа.

    Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля. Предварительный контроль осуществляется руководителями организации. Текущий контроль производится в процессе учета и анализа деятельности. Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий.

     Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения.

      Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение.

      Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции.

     Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных. По порядку составления документы бывают первичными и сводными. По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

        К оформлению документов предъявляют особые требования: 1) своевременность оформления документов, 2) точность, ясность и полнота содержания операций, 3) четкое заполнение документа. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправление не допускается.

       Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, код формы, дату составления, наименование организации, содержание хозяйственных операций, измерители хозяйственных операций (сумма), должность лиц, ответственных за совершение операции.

     Документы, поступившие в бухгалтерию подвергаются бухгалтерской обработке: 1) документы проверяются по существу, 2) проводится формальная проверка документа, 3) проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

       Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

       Таксировка документов – это выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет сумм. Под котировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции. Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера.

      Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

       Этапы документооборота: 1. Составление документа на предприятии или получение со стороны; 2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу; 3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры; 4. Сдача в архив.

      Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
      Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете". Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

        В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

       Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом). Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

       Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

      Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

      Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений. В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

      В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

      Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр; при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

       Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

     2. Понятие и виды инвентаризации, документальное оформление её проведения. Случаи обязательного проведения инвентаризации. Особенности организации и проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов

       Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в  установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.
Принципы: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; объективность; юридическая правомочность результатов; непрерывность; полнота охвата объектов;  воспитательное воздействие и материальная ответственность; оперативность и экономичность;  гласность.
    Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например,  уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли.  Инвентаризация не может проводится без оценки,  в основе которой лежит калькуляция, которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.

       Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах.
Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация.
    Основными задачами инвентаризации являются:
   - проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности  и других статей баланса, контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

     - выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

     - выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

    -  проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;
     Таким образом, с помощью инвентаризации:
   - проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета, выявляются ошибки, допущенные в учете,  принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, выявляются   и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи, контролируется работа материально-ответственных лиц.

     Инвентаризация организуется руководителем органа дознания, которым направляется письмо на имя руководителя организации. Основаниями для проведения инвентаризации могут быть: данные о присвоении или растрате чужого имущества, вверенному материально-ответственному лицу (ст. 160 УК РФ), либо краже имущества посторонними лицами (ст. 158 УК РФ); данные о фактах обмана потребителей (ст. 200 УК РФ); данные об изготовлении неучтенных товаров, завозе неучтен¬ной или фальсифицированной продукции; данные об умышленном уничтожении имущества (ст. 167 УКРФ); данные о наличии информации об умышленной пересортице, документально неоформленных ценностях, приписках и т.д.

      Перед началом инвентаризации сотрудником правоохранительного органа могут производиться следующие действия: закрытие предприятия с прекращением торгово-закупочных и расчетных операций; опломбирование места хранения товарно-материальных ценностей; изъятие в присутствии руководителя организации всех приходно-расходных документов и документов оперативно-технического учета.

    Успешному проведению инвентаризации способствует соблюдение ряда требований:

    1. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят: руководитель организации, начальники подразделений, главный бухгалтер; работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены, первичный учет; представители службы внутреннего аудита организации; материально-ответственные лица. Если инвентаризация проводится по требованию органа дознания, следствия или суда, то представитель этих органов может присутствовать при ее проведении. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

      2.  Проведение всех видов инвентаризации должно быть неожиданным для проверяемых, так как осведомленность материально-ответственных лиц о дате ее проведения может снизить эффективность или привести к ее полной безрезультатности.

      3. Фактические сведения о наличии ценностей должны быть добыты путем их подсчета, обмера, взвешивания и т.д., а не со слов материально-ответственных лиц или на основе учетных остатков.

      4. Инвентаризация должна проводиться столько дней, сколько необходимо для ее завершения. Во время перерывов (обед, ночное время) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

      Инвентаризация товарно-материальных ценностей осуществляется в три этапа:

      1. На подготовительном этапе издается приказ о проведении инвентаризации и назначается инвентаризационная комиссия. Начинать инвентаризацию следует с кассы, результаты которой оформляются актом (излишки подлежат взносу в бюджет в трехдневный срок).

      Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна провести следующие действия:

     - проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

     - получить последние на момент инвентаризации отчеты о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей.

    2. Основной этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, то есть установлении фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуре, что определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, для чего руководитель организации обязан создать условия.

      Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

       Описи заполняются чернилами без подчисток и помарок. Исправление производится во всех экземплярах описей корректурным способом, оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.

     Описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

      3. На заключительном этапе инвентаризации осуществляется выведение ее результатов путем сравнения показателей бухгалтерского учета с данными инвентаризационной описи.

      По результатам инвентаризации составляются следующие виды документов:

      - инвентаризационные описи (три экземпляра: первый - работнику     правоохранительного органа, второй - в бухгалтерию организации, третий -    материально-ответственному лицу);

      - акт результатов инвентаризации (при суммовом  учете) и сличительная ведомость (при количественно-сортовом учете);

      - акт контрольной проверки;

      - расчет естественной убыли;

      - акт на испорченные товары;

      - объяснения материально- ответственных лиц и т.д.

     Итоги инвентаризации могут быть следующими: равенство фактического и книжного остатка; излишки; недостача.

      Выявленные излишки приходуются и относятся на финансовый результат, а недостача в пределах норм естественной убыли списывается по приказу руководителя организации на издержки производства или обращения, сверх норм естественной убыли — относится на виновных лиц.

      По всем недостачам и излишкам инвентаризационная комиссия получает письменное объяснение от соответствующих работников.

      Недостачи и излишки могут быть следствием злоупотребления материально-ответственных лиц, ошибок при проведении инвентаризации или в результате пересортицы.

       Также  итогом  искажения  результатов  инвентаризации  может: быть и пересортица, представляющая собой ситуацию, когда какие-либо однородные товарно-материальные ценности одновременно находятся в излишке и в недостаче (например, когда муку первого сорта отпускают по цене высшего).

     Пересортица бывает: случайной, когда она возникает из-за неопытности  материально-ответственных лиц; умышленной, когда вносятся записи в бухгалтерские документы с целью запутать количественный учет; простой, когда она образуется за один рабочий прием, то есть создание пересортицы и реализация товаров совпадают во времени; сложной, когда суммовые разницы от пересортицы накапливаются постепенно в течение нескольких рабочих приемов, то есть создание пересортицы и реализация товаров не совпадают во времени.

        Причинами пересортицы могут быть:

       - ошибки материально-ответственных лиц при приемке или отпуске товарно-материальных  ценностей  (например,  вместо масла первого сорта отпущено масло второго сорта по цене первого);

      - злоупотребления материально-ответственных лиц (обман потребителя:   отпуск товара худшего качества по цене товара лучшего качества);

      Ошибки в учетных записях, допускаемых работниками бухгалтерии.

      Умышленное внесение неверных записей в первичные документы и   бухгалтерский учет.

       По окончании ревизии сотрудник правоохранительного органа проверяет правильность заполнения инвентаризационной описи, наличие подписей членов комиссии, отсутствие неоговоренных исправлений и недопустимость подписей под копирку.

                                        Библиографический список

1. Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. Ростов н/Д: «Феникс», 2006.

2. Бухгалтерский учет: Учеб. Изд. 5-е, перераб. и доп Под ред. П.С. Безруких. М.: «Бухгалтерский учет», 2004.

3. Бухгалтерский учет: Учеб. Под ред. Я.В. Соколова. М., 2005.

4. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учеб. 2-е изд. М.: Финансы и статистика, 2008.

5. Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учета: Учеб.: М.: ИНФРА-М, 2009.

6. Дубаносов Е.С. Судебная бухгалтерия \ Учебное пособие. М: Издательство Юрайт, 2010.