Автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете

1.Введение.

  Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие. Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так-то легко получить решение, удобное особенно для неискушенного в применении компьютеров человека.

  Определенную трудность в выборе ППП представляет постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах.

  Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

Если не брать  во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются, либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

  Вышесказанное и определило актуальность настоящего исследования. 

Цель  исследования: изучить автоматизированные системы, применяемые в бухгалтерском учете.

Для достижения поставленной цели исследования были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть  классификацию ППП в бухучете

2. Проанализировать степень необходимости в программном обеспечении бухгалтерского учета;

3. Выявить особенности ведения бухгалтерского учета в автоматизированной форме с помощью ППП «1С: Бухгалтерия» 
 
 
 

2. Основные бухгалтерские  программы 

  В настоящее время рынок бухгалтерских программ представлен множеством разработок. Покажем основные разработки производителей программ по автоматизации бухгалтерского учета.

ФИРМА «1С»

«1С»: Бухгалтерия

Данный программный продукт выпускается в двух вариантах: «базовом» и «проф», имеющих ряд принципиальных различий в плане функциональных возможностей.

Оптимальной областью применения базовой версии «1С: Бухгалтерия» является малое предприятие с  исключительно рублевым учетом, численностью в пределах десяти человек, с незначительным объемом документооборота и минимальным запасом материальных ресурсов - не более десятка наименований. Бухгалтерский учет организован по принципу «от проводки», необходимая информация размещается в журнале хозяйственных операций, позволяющим вести количественный учет.

Если же речь идет о версии «проф», необходимо иметь  в виду, что по сравнению с базовой  версией здесь добавляется валютный учет.

«1С»: Торговля

Программа является очень мощным конструктором, позволяющим описывать практически любые торговые операции. По титульным реквизитам и спецификации товарного документа (например, накладной или счета) можно сформировать платежное поручение или кассовый ордер, а при регистрации денежных поступлений - «связать» поступивший платеж со счетом, по которому он совершался.

«1С»: Расчет

Выпущена в  апреле 1997 года. Средства разработки и  «схема организации» точно такие  же как в «1С: Торговле».

Основным функциональным предназначением данной программы является автоматизация хозяйственных операций, имеющих заданную периодичность. В качестве главных участков ее применения выступают учет зарплаты, основных средств, акций и дивидендов акционеров, кроме того, ее можно использовать при расчете себестоимости продукции и услуг, а также для ведения кадрового учета. 

КОРПОРАЦИЯ  «Парус»

Системы «Парус» (4. X), разработанные с помощью FoxPro, ориентированы на небольшие предприятия  с несложным учетом и являются исключительно бухгалтерскими. Расчет зарплаты реализован как автономный программный продукт. Они имеют три уровня аналитики; принцип пополнения информации - «от первичного документа».

Парус-Торговля

Выпущена в  конце сентября 1997 года. По данным на ноябрь 1997 года находится на предпродажном  тестировании. Позиционируется как семейство проектов, ориентированных на предприятии различного масштаба - от небольшого магазина до торгового дома, имеющего в своем составе как оптовые, так и розничные подразделения. «Парус-Торговля» охватывает все области финансово-хозяйственной деятельности торговой фирмы, начиная от приобретения товара и заканчивая отчетностью в налоговые органы. 

АО  «Инфин»

Выпускает семейство  бухгалтерских программных систем, имеющих следующие базовые характеристики:

- мини (3 уровня  аналитики, финансовые документы, отчетность);

- мили (к перечисленным  возможностям добавляются авторасчет  износа основных средств и  4 уровня аналитики);

- макси (5 уровней  аналитики, автопроводки по расчету  налогов и закрытию счетов, ввод  проводок, относящихся к прошлым  и будущим периодам);

- супер (двухвалютный  учет);

- элит (мультивалютный  учет, забалансовые счета, переоценка  основных средств и ввод проводок  «чернового учета»);

- идеал (параллельное  ведение бухучета в стандартах GAAP);

- престиж (кодовое  название заказных разработок). 

КОМПАНИЯ  «ДИЦ»

Система «Турбобухгалтер»

Предназначена для учета на небольших предприятиях, выпускается в вариантах для DOS и для Windows. Как и программа  «1С: Бухгалтерия», относится к классу систем-конструкторов и организована почти по такому же принципу, с той разницей, что результаты расчета зарплаты и начальные остатки но счетам бухгалтерского учета хранятся в файлах, обособленных от журнала хозяйственных операций. Кроме того, в рамках одной системы возможно ведение учета от имени нескольких независимых предприятий.

Система является «чемпионом» по максимальному количеству уровней аналитического учета. 

ТОО «Информатик»

Инфобухгалтер

Ориентирована на малые предприятия с несложным  учетом. Выпускается в двух вариантах - «базовом» и «проф».

«Базовый вариант» представляет собой электронную книгу регистрации бухгалтерских проводок с ведением исключительно суммового учета.

Что касается версии «проф», то в ней реализована работа и «от проводок», и «от исходящих  документов», предусмотрены количественный учет, составление журналов-ордеров и прилагаемых к ним ведомостей, расчет заработной платы, ведение операции в валюте, анализ финансовой деятельности предприятия с построением графиков, диаграмм и гистограмм на основе данных бухгалтерского учета.

 

3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета 

Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять  на новый уровень процесс измерения  и регистрации хозяйственных  операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной».

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический  процесс обеспечивается за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

  Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.

Учет может  осуществляться путем заполнения журнала  хозяйственных операций. Но формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов.     Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).

 Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и  удовлетворение различных пользователей  в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная  черта автоматизированной формы  бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим  и синтетическим счетам.

Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее  произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время, привлекая входящий остаток по данному счету, становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.

  Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя.  

Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учета. 

Новый этап в  автоматизации бухгалтерского учета  связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управлением предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п.