Автоматизация управленческого учета

     Рост  числа проектов по автоматизации  управленческого учёта с применением  систем класса BI и BPM обусловлен тем, что  в большинстве компаний информация находится в различных системах, не доступных для централизованного просмотра и анализа.

     Задачи, которые решают аналитические системы:

     - добыча, структуризация содержащихся в различных информационных системах данных и их преобразование в полезную информацию и знания;

     - построение единого информационного пространства, проведение анализа и извлечение полезной информации;

     - мониторинг деятельности;

     - построение корпоративной отчетности;

     - исследование данных, прогнозирование и выработка решений;

     - повышение эффективности инвестиций в ERP-системы.

     Главная особенность аналитических систем – ориентация на конечного пользователя. Без привлечения программистов  пользователь может самостоятельно провести анализ, составить необходимый  отчёт или сделать прогноз.

       Преимущества. При внедрении таких систем менять существующие бухгалтерские программы обычно не нужно - следует только навести в них порядок, то есть создать единые классификаторы и аналитические счета для обеспечения выгрузки сопоставимых данных.

       У большинства описанных систем есть разнообразные инструменты для составления отчетов, что способствует пониманию руководством тонкостей финансового управления компанией.

       Внедрение таких систем обходится значительно  дешевле (несколько десятков или  сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем. Кроме того, методики внедрения опробованы многими консультантами и практически не дают сбоев.

       Недостатки. При разумном количестве операций OLAP-система может импортировать и анализировать первичные данные. Однако при большом числе проводок (которое в крупных компаниях может доходить до миллиона в месяц) система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений. Кроме того, бухгалтерские отчеты можно сформировать лишь по закрытии периода, поэтому вся информация будет попадать в систему с большим опозданием.

     3. Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища данных.

       Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных. Корпоративное хранилище данных представляет собой специально разработанное специалистами предприятия (реже купленное) программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы корпоративного хранилища данных такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда - в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

     Автоматизации управленческого учета с использованием корпоративного хранилища данных обычно предполагает использование следующих информационных систем:

     - Системы нормативно-справочной информации – ведение классификаторов и справочников, в т.ч. управленческого плана счетов;

     - Системы ввода первичных документов – модули бухгалтерских, учетных или ERP-систем, прочие покупные или самописные системы;

     - Учетные системы – ведение бухгалтерского, производственного, складского и пр. видов учета;

     - Хранилища данных;

     - Аналитические системы класса BPM и BI.

     Система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых системах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные системы при этом должны быть совместимы с системой нормативно-справочной информации.

     BPM-система  необходима для планирования  деятельности компании: Формирование (ввод данных, согласование и утверждение)  бюджетов, прогнозирование результатов.

     Ввод  первичных документов имеет смысл  поручать сотрудникам на местах. Это  осуществляется с помощью четных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию.

     Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок. 
При необходимости предусматривается возможность учета совершившихся, но еще документально не подтвержденных событий.

     После того как первичная информация была введена в учетную систему, она  импортируется в корпоративное  хранилище данных в требуемом  виде с набором необходимой аналитики.

     Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в корпоративном хранилище данных. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

     Преимущества данного решения:

     - Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу и конфигурации отчетности;

     - Возможности по автоматизации всех контуров планирования;

     - Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета);

     - Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников;

     - Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации;

     - Встроенные функции контроля за учётными операциями.

       Недостатки. Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки. Кроме того, создание хранилища вместе с покупкой аналитической системы обойдется примерно вдвое дороже, чем просто покупка и внедрение аналитической системы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3  Проблемы автоматизации управленческого учета и способы их преодоления

 
 

       Вести управленческий учет в системе, не связанной  с системой финансового учета, могут  позволить себе лишь небольшие предприятия. Для крупных и средних компаний такая организация учета (двойной ввод информации, различные системы автоматизации, две базы данных и т.д.) будет попросту неэффективной и дорогой. Поэтому, как правило, на крупных и средних предприятиях в систему управленческого учета используется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видов учета. Это неизбежно приводит к ряду проблем при автоматизации управленческого учета.

       Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в  иных разрезах. Соответственно автоматизация управленческого учета будет затруднена по следующим причинам.

       1. Сложность учета по проектам. Бухгалтерский учет обычно ведется в разрезе структурных подразделений. Для управленческих целей наибольший интерес представляет учет доходов и расходов в рамках проектов. Получить такие данные из бухгалтерского учета очень сложно, а чаще всего просто не возможно.

       2. Различия в оценке активов. В первую очередь это касается основных средств с длительным сроком службы (например, активов советских времен), истинная стоимость которых может существенно отличаться от бухгалтерской, несмотря на переоценку.

       3. Различия в определении амортизационных отчислений. В бухгалтерском учете амортизация рассчитывается по нормативам, установленным в учетной политике. Если эти нормативы не совпадают с реальными сроками службы основных средств в компании, то приходится пересчитывать амортизацию, отражаемую в бухгалтерском учете, по реальным нормам для целей управленческого учета, что зачастую очень трудоемко.

       4. Трудность учета внутреннего перемещения средств. Эта проблема актуальна для крупных холдингов, внутри которых происходит множество перемещений основных и денежных средств, продукции и т. д. между различными дочерними структурами. Для этого в бухгалтерском учете используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", но при большом количестве проводок аналитика этого счета разрастается настолько, что разобраться в ней становится очень сложно, а "очистить" от внутренних проводок управленческий учет практически невозможно, особенно если таких сделок тысячи.

       Большинство описанных проблем можно избежать, введя определенные правила в  учетную политику бухгалтерского учета. Так, кроме традиционных разрезов аналитического бухгалтерского учета (по центрам финансовой ответственности, статьям, элементам) предприятиям можно вести аналитический учет затрат в разрезе отдельных инвестиционных проектов. Для каждого инвестиционного проекта утверждается разрешение на расходы (текущие и капитальные), и все поступающие в бухгалтерию документы, относящиеся к данному разрешению, кодируются соответствующим образом. Затем в компьютерной программе путем запроса по конкретному утвержденному разрешению можно легко выявить все расходы, произведенные в рамках проекта. Сложнее с учетом доходов в разрезе инвестиционного проекта, но эта задача не решена даже в большинстве компаний, где управленческий учет ведется отдельно от бухгалтерского. Что касается установленных Налоговым кодексом норм амортизации, то они в целом удовлетворяют и ведение двойного расчета амортизационных отчислений не обязательно.

       Российский  бухучет регулируется ПБУ и другими  нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок  его ведения зависит только от специфики работы предприятия. У  крупной компании, состоящей из нескольких предприятий, или у средней фирмы, разделенной в целях оптимизации управления на несколько юридических лиц, неизбежно возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений.

       Для того чтобы избежать этих проблем, у всех юридических лиц необходимо, во-первых, привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, а во-вторых, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать первичные документы.

       Автоматизация управленческого учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских  систем, не гарантирует получения достоверной информации о работе компании, так как эти данные могут быть неверными. В практике были случаи, когда в бухгалтерской учетной системе в конце месяца не сходились сальдо, и тогда бухгалтеры просто правили его, не желая разбираться в причинах нестыковки. В результате остаток на счете на конец месяца не совпадал с остатком на начало следующего месяца. Поэтому и управленческая информация, полученная путем переработки таких проводок, оказывалась неверной. Также часто встречаются ошибки, связанные с вводом неверных значений справочников аналитического учета.

       Таким образом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла  бы использоваться для составления  как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой. 
 
 
 

     2 ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО  УЧЕТА 

     2.1 Организация управленческого учета в «1С: Бухгалтерия» 
 

       Выбор информационной системы для автоматизации управленческого учета компании зависит от ее потребностей. Крупные предприятия, которым необходима полная и подробная информация, внедряют дорогие ERP-системы, небольшие же компании для этих целей часто используют Excel. Вместе с тем очень многие компании ведут управленческий учет с помощью бухгалтерских систем. Рассмотрим одну из самых распространенных в России учетных программ «1С: Бухгалтерия».