Автоматизация учета труда и его оплаты

8.     Автоматизация учёта труда и его оплаты с использованием АРМ бухгалтера.

Автоматизация обработки учётной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учётам, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределённых баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учёта труда и заработной платы создаётся информационная база с использованием трёх категорийных автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера (АРМБ).

На АРМ бухгалтера 1-ой категории осуществляются ввод первичных данных, расчёт и выдача информации на экран и печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям. Контроль, анализ и аудит информации ведутся по структурным подразделениям. Автоматизация задач по учёту, аудиту и контролю труда и заработной платы базируется на алгоритмах расчёта, каждый из которых реализуется обособленно.

Технологический процесс обработки и получения информации по учёту, контролю труда и заработной платы на АРМ бухгалтера 1-ой категории состоит из следующих этапов:

      Подготовка первичной информации;

      Расчет сумм оплаты и удержаний по соответствующим кодам видов оплат и удержаний;

      Отображение выходной информации по табельным номерам, структурным подразделениям и предприятию в целом;

      Контроль и корректировка результатной информации;

      Формирование информации для архивного хранения.

Ввод первичных данных на АРМБ 1-ой категории осуществляется непосредственно пользователем в диалоговом режиме. Важное значение имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных, поэтому программное обеспечение соответствующих АРМ должно обеспечить автоматическое выявление ошибок  в водимых данных и выдачу сообщений пользователю.

На АРМБ 2-ой категории создаётся необходимая информационная база данных на рабочем месте бухгалтера по учёту труда и заработной платы, в которой объединяются данные, поступающие с АРМБ 1-ой категории структурных подразделений. Конечным результатом решения задач по учёту труда и заработной платы является формирование информационной базы в целом по предприятию.

На АРМБ 3-ей категории сводятся оплата труда в целом по предприятию, анализ средств ан оплату труда, контроль, аудит, моделирование, прогнозирование труда и заработной платы.

В условиях децентрализованной автоматизации учёта с использованием АРМБ практически все задачи могут быть решены как в подразделении (АРМБ  1-ой категории), так и в бухгалтерии (АРМБ 2-ой категории), то есть ни одна из задач этого участка не относится к стандартным. Возможность и целесообразность решения задач в подразделениях (АРМБ  1-ой категории) обусловлена тем, что там возникает большая часть исходной информации и в значительной степени используется результативная. Возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией (АРМБ 2-ой категории) и подразделениями (АРМБ  1-ой категории).

При выборе вариантов использования АРМБ необходимо учитывать ряд конкретных условий решения задач:

      Численность работающих и подразделений, а также условия оплаты труда;

      Способ документирования первичной информации, используемой в учёте труда и заработной платы;

      Состав других задач, решаемых средствами АРМ в подразделениях;

      Вариант распределения задач учёта труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Информационная увязка задач учёта, контроля, анализа и аудита в условиях функционирования АРМБ, внутри информационной системы учёта и информационной системы в целом осуществляется по следующим принципам:

      Использование взаимной информации;

      Общность отдельных источников информации;

      Общность отдельных первичных носителей информации;

      Общность отдельных результатных носителей информации;

      Единство системы кодирования информации;

      Обратная связь;

      Единство системы показателей.

Для работы на АРМБ по учёту труда и заработной платы выполняются подготовительные работы, а именно:

      Ввод на дату внедрения сальдо по счетам 65, 66 в аналитическом разрезе;

      Ввод нормативно - справочной  информации;

      Ввод информации, поступающей из других АРМБ и информационной системы.

Работа с АРМБ производится через режимы «Информационная часть» и «Расчётная часть».

Укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМБ по учёту труда и заработной платы приведена на схеме №2.  

  Схема №2