Автоматизация расчётов с персоналом по оплате труда

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового  договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма  №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

4.2 Документы по учету использования  рабочего времени

Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета  рабочего времени (ф. №Т-13) применяют  для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления  статистической отчетности по труду. Форма  №Т-12 предназначена для учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы, а  форма №Т-13-только для учета использования  рабочего времени.

Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с  частично заполненными реквизитами  могут быть созданы с помощью  средств вычислительной техники. В  этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру.

5. ВИДЫ  И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ОТРАБОТАННОГО  ВРЕМЕНИ

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен выполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Различают следующие виды рабочего времени:

1. календарный  фонд рабочего времени;

2. табельный;

3. максимальновозможный.

Все фонды  исчисляются в человеко-днях. Календарный  фонд включает все явки и неявки. Табельный фонд рассчитывается как  разница между календарным фондом и выходными, праздничными днями. Максимальновозможный фонд рассчитывается как разница  между табельным фондом и очередными отпусками.

Работодатель  обязан вести учет фактически отработанного  каждым работником времени. Возможны следующие  основные варианты учета рабочего времени, в зависимости от продолжительности  учетного периода:

- учетный  период, равный рабочему дню, - когда  его продолжительность, установленная  законом, полностью отрабатывается  в тот же день – поденный  учет;

- учетный  период, равный рабочей неделе, - когда её продолжительность, установленная  в рабочих часах, полностью  отрабатывается в данной рабочей  неделе – недельный учет;

- учетный  период, в течение, которого должна  быть в среднем соблюдена установленная  трудовым законодательством для  данной категории работников  продолжительность рабочего дня  и рабочей недели – суммированный  учет рабочего времени.

Учет  отработанного времени ведется  на основании первичных документов. Сведения о количестве отработанных дней и часов, о выработке и  другие данные берутся из табелей, нарядов, рапортов, ведомостей и специальных  карточек работников, систематизируемых  определенным образом.

Например, для учета рабочего времени используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12) или табель учета использования рабочего времени (форма №Т-13). Табель ведется непосредственно в подразделениях организации (предприятия). С его помощью получают сведения об отработанном времени и не отработанных по разным причинам часах и днях, обеспечивается текущее наблюдение за выходом на работу, соблюдением правил прихода и ухода, состоянием трудовой дисциплины.

Неявки  или опоздания на работу по уважительным причинам оформляются документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных  и общественных обязанностей и др. Эти документы сдаются табельщикам  и после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с  работниками. Сверхурочные работы, разрешенные  в установленном порядке, фиксируются  в списках мастерами и контролируются табельщиком. Время простоев определяется по листкам о простое, которые  подписывает администрация цеха (структурного подразделения). Внутрисменные  простои по причинам учитываются  на основе фотографии рабочих мест и других показателей о простоях. Эти обобщенные по предприятию данные, характерные для определённого  отчетного периода, используются в  анализе показателей труда для  выявления и устранения причин, порождающих  непроизводительные потери рабочего времени  на предприятии. Затраты рабочего времени  группируются по следующим признакам: отработанное время, неотработанное оплачиваемое время и неотработанное неоплачиваемое время. Внутри каждой из этих групп  выделяются: отработанное время в  пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки, ежегодные отпуска, целосменные, внутрисменные простои, неявки на работу в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, невыходы на работу вследствие временной нетрудоспособности (болезнь, роды), льготные часы для кормящих матерей, подростков и рабочих, занятых на вредных для здоровья производствах, прогулы , опоздания и преждевременный уход с работы. Сгруппированные за месяц на основании табелей показатели характеризуют трудовые ресурсы по предприятию в целом. Эти показатели необходимы для контроля за использованием рабочей силы на производстве, ликвидации простоев, сокращения невыходов на работу, устранения других непроизводительных затрат рабочего времени и для составления информации по труду. На многих предприятиях успешно используются приёмы рационального учета отработанных часов. В табелях отражают только отклонения от нормальных условий работы, например: невыходы на работу определяются по отсутствующим пропускам; учет рабочего времени ведется во многих случаях путем регистрации только неотработанных часов. На основании данных о невыходах на работу и неотработанных часах определяется отработанное время.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ  УЧЕТА УДЕРЖАНИЙ ИЗ ЗАРАБОТНОЙ  ПЛАТЫ

Из начисленной  работникам организации заработной платы производят различные удержания. В соответствии со статьей 137 ТК РФ эти  удержания могут производиться  только в случаях, непосредственно  предусмотренных в ТК РФ или иных федеральных законах. В зависимости  от оснований различают три вида удержаний, производимых из причитающихся  в пользу физических лиц сумм заработной платы или иных вознаграждений:

- обязательные;

- удержания  по инициативе администрации;

- удержания,  производимые по согласованию  между физическим лицом и работодателем.

Обязательные удержания производятся в соответствии с федеральными законами и другими нормативными актами РФ. Для их производства не требуется издания приказа администрации организации и письменного согласия работников. К обязательным относятся удержания:

1. налог на доходы физических лиц. Регулируется главой 23 части второй НК РФ. В соответствии с НК РФ налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%. Налоговая ставка устанавливается в размере 35% в отношении следующих доходов:

- стоимости  любых выигрышей и призов, получаемых  в производимых конкурсах, играх  и других мероприятий в целях  рекламы товаров, работ и услуг,  в части превышения установленных  НК РФ размеров;

- страховых  выплат по договорам добровольного  страхования в части превышения  установленных НК РФ размеров;

- процентных  доходов по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из действующей ставки рефинанансирования Центрального банка РФ, в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам (за исключением срочных пенсионных вкладов, внесенных на срок менее шести месяцев) и 9% годовых по вкладам в иностранной валюте;

- суммы  экономии на процентах при  получении налогоплательщиком заемных  средств в части превышения  установленных НК РФ размеров, за исключением доходов в виде  материальной выгоды, полученной  от экономии на процентах за  пользование налогоплательщиками  целевыми займами (кредитами), полученными  от кредитных и иных организаций  РФ и фактически израсходованными  ими на новое строительство  либо приобретение на территории  РФ жилого дома, квартиры, или  доли (долей) в них на основании  документов, подтверждающих использование  таких средств. 

Налоговая ставка устанавливается в размере 30% в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися  налоговыми резидентами РФ, в размере 6% в отношении доходов от долевого участия в деятельности организации, полученных в виде дивидендов и в  размере 9% в отношении доходов  в виде процентов по облигациям с  ипотечным покрытием, эмитированным  до 1.01.2007г., а также по доходам  учредителей доверительного управления ипотечным покрытием, полученным на основании приобретения ипотечных сертификатов участия, выданных управляющим ипотечным покрытием до 1.01.07 г.