Аудит с подотчетными лицами

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО – ЮРИДИЧЕСКАЯ  АКАДЕМИЯ

Ярославский филиал 
 
 
 
 

Контрольная работа

по теме: Аудит расчетов с подотчетными лицами 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Цели  и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами

        Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния  на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

        Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичным  расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

        В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка  ведения кассовых операций, удобнее  проводить их параллельно.

        Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером  осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о  назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении  работников организации в командировки, а также журнала регистрации  авансовых отчетов.

        При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

        После этих процедур проверяется соответствие сумм в  представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все  авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

        Проведение всех перечисленных действий поможет  аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении  сумм по авансовым отчетам между  соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

        Одно из направлений  получения аудиторских доказательств  – инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет  требованиям п. 11 Положения о порядке  ведения кассовых операций, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

        При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

        Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться  чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  были выданы денежные средства (или  со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах.

        Аудит учета расчетов с  подотчетными лицами

        Счет 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

        Согласно п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка  РФ 22.09.1993 № 40, предприятия могут  выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

        Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкцией  по его применению, утвержденными  приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности.

        Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется унифицированная форма  «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата  России от 01.08.2001 № 55. Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

        Оплата  служебных командировок

        Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут  быть ниже размеров, установленных  Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В настоящее время норма суточных, установленная для указанных  организаций, составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (утверждена приказом Министерства финансов РФ от 06.07.2001 № 49н).

        Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в рублях под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

        Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику:

        расходы по проезду;

        расходы по найму  жилого помещения;

        дополнительные расходы, связанные с проживанием вне  места постоянного жительства (суточные);

        иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя.

        Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.

        В соответствии с  п. 7 ст. 171 НК вычетам подлежат суммы  НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  расходы на пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

        В целях бухгалтерского учета расходы организации по выплате суточных работнику являются расходами по обычным видам деятельности и включаются в состав коммерческих расходов (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Министерства финансов РФ от 06.05.1999 № 33н).

        На основании п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам  деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности), при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99. Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете после утверждения авансового отчета работника (в данном случае в феврале) и отражаются в составе расходов.

        В целях исчисления налога на прибыль расходы на командировки, в частности суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, относятся к прочим расходам, связанным  с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК), и считаются косвенными расходами, формирующими налоговую базу по налогу на прибыль текущего месяца (ст. 318 НК).

        Суточные, выплачиваемые  в пределах норм, установленных в  соответствии с действующим законодательством, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК. Следовательно, суточные, выплаченные  работнику сверх установленной  нормы, включаются в налоговую базу по НДФЛ. Налогообложение производится по налоговой ставке 13 % (ст. 224 НК). Согласно п. 4 ст. 226 НК организация обязана  удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника  при их фактической выплате.

        В соответствии с  подп. 2 п. 1 ст. 238 НК суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, не подлежат обложению ЕСН.Сумма выплаченных работнику суточных не облагается также страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в силу того, что в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами является объект налогообложения по ЕСН, установленный гл. 24 «Единый социальный налог» НК.

        Аудит данного направления  расходования средств организации  связан с вопросами правомерности  выдачи средств в подотчет в иностранной валюте и обоснованностью данных затрат.

        Поездка сотрудника по распоряжению руководителя за границу  для установления делового сотрудничества, решения текущих вопросов и задач  с партнерами по бизнесу является служебной командировкой (ст. 166 ТК), порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются по соглашению сторон трудового договора, а также могут быть установлены в коллективном договоре или ином локальном акте организации. Произведенные расходы по проезду и проживанию возмещаются работнику в размере фактических затрат на основании подтверждающих документов.

        С августа 2005 г. в  число разрешенных валютных операций включены оплата и возмещение расходов работника при направлении его  в загранкомандировку. Если выданного  аванса сотруднику не хватило и были потрачены его средства, то организация может подать заявку на приобретение иностранной валюты для возмещения перерасхода подотчетного лица.

        Выдав работнику  аванс в валюте, организация должна провести переоценку денежных обязательств, выраженных в иностранной валюте. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются  в рубли по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату утверждения  авансового отчета (ПБУ 3/2000).

        Возникающие в бухгалтерском  учете в результате пересчета  в рубли курсовые разницы зачисляются  в соответствии с п. 13 ПБУ 3/2000 на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы.

        Все полученные аудиторские  доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В  то же время ошибки по данному разделу  учета бывает сложно рекомендовать  к исправлению, особенно в части  первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений  в содержание и форму хозяйственных  операций.