Аудит расчетов с подотчетными лицами

      Если  в результате предварительной оценки внутреннего аудита достигнуто взаимопонимание  и принято решение использовать работу внутренних аудиторов, аудиторская  организация должна найти дополнительные доказательства эффективности этой работы, применяя процедуры, описанные  в п. 3.6

      Для эффективного использования работы внутреннего аудита аудиторской  организации следует:

1. Рассмотреть план работы службы внутреннего аудита за интересующий период и провести его обсуждение на возможно более ранней стадии аудита;
2. Определить порядок встреч с сотрудниками службы внутреннего аудита;
3. Заранее договориться о сроках проведения работ, объеме аудиторской выборки, уровнях тестов, методах определения выборки и порядке документального оформления выполнено работы, которая будет проведена внутренними аудиторами.

      В случае использования работы внутренних аудиторов на эффективность аудиторской  проверки может повлиять выполнение следующих действий:

1. Взаимная координация планов аудиторской проверки;
2. Обмен отчетами;
3. Регулярные рабочие встречи;
4. Свободный и открытый взаимный доступ к рабочей документации;
5. Совместное представление отчетов руководству и (или) собственникам экономического субъекта;
6. Общий порядок документирования аудита.

      Аудиторская организация должна иметь доступ к интересующим ее отчетам внутреннего  аудита и быть информирована по любому важному вопросу, который, по мнению внутреннего аудитора, может повлиять на работу аудиторской организации.

      Аудиторская организация информирует руководство  и (или) собственников экономического субъекта и, возможно, руководителя службы внутреннего аудита о любых обнаруженных фактах, которые могут быть использованы для повышения эффективности  и результативности работы внутреннего  аудита в будущем.

      Аудиторская организация в ходе своей проверки не должна полностью полагаться на работу внутренних аудиторов. Необходимо проводить контрольные проверки статей и операций, уже проверенных  внутренними аудиторами. Если они  дают сходные (сопоставимые) результаты, корректив в намеченной работе не требуется. В случае выявления расхождений  необходимо принять адекватные меры, например изменить содержание или увеличить  объем аудиторских процедур.

      Аудиторская организация несет полную ответственность  за выдачу аудиторского заключения. Письменной информации аудитора  руководству  экономического субъекта  по результатам  проведения аудита, а так же и  за определение содержания, сроков и объема аудиторских процедур. Эта  ответственность не уменьшается, если используются какие-либо результаты работы внутреннего аудита. 
 
 
 

      Часть 2

      2.1 Общие положения по организации  учета расчетов с подотчетными  лицами, на которые необходимо  обратить внимание аудитору. 

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичным  расчетом, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• Приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• Оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• Расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• Представительские расходы.

      Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка подотчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот пит аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а  методы и процедуры проверки просты.

      Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и потому для его  проведения целесообразно привлекать ассистентов.

      Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые  отчеты, заявления на выдачу денег  из кассы.  С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно  широк и разнообразен, так как  расчеты с подотчетными лицами связаны  со многими другими разделами, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые  отчеты с документами по другим разделам учета.

      Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• Авансовые  отчеты;
• Журнал регистрации авансовых отчетов;
• Приказы о направлении сотрудников в командировку;
• Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• Сметы представительских расходов;
• Приказы об утверждении смет представительских расходов.

      Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности:

• Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);
• Главной книге;
• Журнале ордере № 7, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

2.2 Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

      Основные  нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с  подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм
1. выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
2. выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
3. выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
4. несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
5. списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
2. нарушения при оформлении командировочных расходов;
1. отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;
2. отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
3. несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
4. отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
5. отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
3. нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
1. нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
2. некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;
4. нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
1. выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
2. списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;
5. нарушения порядка учета представительских расходов.
1. несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
2. отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
6. нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
1. некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
2. неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
3. несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

3. Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

      Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами для  аудитора являются:

• Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• Отсутствие утвержденных руководителем  предприятия смет представительских расходов;
• Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

      Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

      Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник (таблица 1) 

      Таблица 1

“Вопросник  аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами”.

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вопроснику аудитор может сделать  следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушении п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, не отчитавшимся за полученные ранее суммы подотчет, выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются – следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемых сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом”.
5. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
7. В нарушение Закона Российской Федерации “О налоге на прибыль” и Закона Российской Федерации “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
8. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

      По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник  позволяет аудитору сделать целый  ряд промежуточных выводов, на основании  которых он может сделать основной вывод, что порядок расчетов с  подотчетными лицами ведется неудовлетворительно.

      Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:

• Если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют не большой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки материальности статьи “Расчеты с подотчетными лицами” в отчетности предприятия;
• Если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц, размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.