Анализ и учет расчетно-кассовых операций

В ходе проверки кассовых операций аудитор проверяет:
-периодичность сдачи отчетов кассира в бухгалтерию; имеются ли на кассовых отчетах расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятия отчетов и документов к ним;
-используются ли по назначению полученные из банка деньги, соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному для проверяемого предприятия банком:
-имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей;
-погашение кассовых документов специальным штампом ( «ОПЛАЧЕНО»,
«ПОГАШЕНО»)
Проверка наличия денег в кассе производится в присутствии кассира и главного бухгалтера проверяемого предприятия, доступ других лиц в кассу во время снятия остатков не разрешается. На время проверки все кассовые операции прекращаются. Своевременность и полноту оприходованных денежных средств по кассе можно проследить путем сопоставления данных о выдаче денег, содержащихся в выписках банка и отчетах кассира.

Выявленные недостачи или излишки денег в кассе аудитор отмечает в акте проверки кассы. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач.

АКТ

Инвентаризации денежных средств

В кассе ___________________на ___________________199 г.

Комиссия в составе:_______________________________________________________
_________________________________________________________________________
___________________в присутствии кассира___________________________________
___________________произвела инвентаризацию денежных средств в кассе.
В результате инвентаризации оказалось:
Фактическое наличие______________________________________________________
По учетным данным_______________________________________________________
Результат : недостача______________________________________________________

излишки________________________________________________________
Последние номера кассовых документов:
Приходный ордер №
Расходный ордер №
Кроме того, в кассе оказалось валютных средств:
Фактическое наличие______________________________________________________
По учетным данным_______________________________________________________
Результат : недостача______________________________________________________

излишки_______________________________________________________
Ценных бумаг:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Деньги в сумме___________________________________________________________
Валютные средства________________________________________________________
Принял на соответственное хранение:
Кассир __________________________________________________________________
Комиссия:________________________________________________________________
______________________________________________________________________

3.7 Анализ кассовых операций.

Поступление денежных средств в кассу Камыш-Бурунского ЛПУМГ складывается в основном за счет поступления денег с расчетного счета, которое за июль 1999г составило:
1553537.18 рублей (на зарплату и хозрасходы )
-квартплата 31226.67 рублей.
-от прочей реализации материалов 2237.85 рублей.
-за аренду зала 800 рублей.
-за авто услуги 1200 рублей.
-прочий приход 51126.98 рублей.
Итого приход за июль составил: 1640128,68 рублей. рублей, что составило (74.9 %) от общего расхода кассы. Выдано в подотчет
–360422,79 рублей (22 %) . Сдано в банк –36898,34 рублей.
Организация не всегда выдерживает установленный банком лимит по кассе. Так на 1.08.99г остаток денежных средств в кассе составил -6884 рубля против установленного лимита – 6300 рублей. Это объясняется разъездным характером работы основного персонала рабочих и специалистов и их задержки на линии ввиду непредвиденных ситуаций. При проверке кассовой дисциплины банком штрафные санкции не применялись.

4. Учет расчетных операций

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета . Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам , по приказам арбитража , при погашении просроченных ссуд , списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия
, то есть принудительно по инкассовому поручению .

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга
(списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”.
Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке.
Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах- расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

4.1 Синтетический и аналитический учет денежных средств на расчетном счете.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей
(услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу. Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Обязательное условие для заполнения регистров - использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51.

Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.
Анализируя журнал-ордер № 2 и ведомость № 2 (см. приложение) можно сделать вывод, что основная масса средств ( 98.4%) поступает с головного предприятия ОАО "Кавказтрансгаз". Остальные средства поступают с кассы организации. Поступившие на расчетный счет деньги расходуются следующим образом:
-в кассу организации на зарплату и хознужды – (70 %)
-на оплату налогов – (1.26 %)
-во внебюджетные фонды- (27.8 %)
-на оплату коммунальных услуг- (3.24 %)

4.2 Расчеты аккредитивами .

При расчетах с иногородними поставщиками предприятия могут использовать аккредитивную форму расчетов .
При использовании этой формы расчетов покупатель депонирует в банке поставщика на отдельном счете сумму аккредитива . Каждый аккредитив выставляется для расчетов только с одним поставщиком . Срок действия и порядок расчетов по аккредитиву устанавливается договором между плательщиком и поставщиком . Заявление об открытии аккредитива представляется в количестве , необходимом банку плательщика для выполнения условий аккредитива .

Депонирование средств гарантирует плательщику своевременный платеж за отгруженные ТМЦ и оказанные услуги . Средства с аккредитива выплачиваются поставщику на основе реестра счетов транспортных документов , подтверждающих отгрузку ТМЦ .

Порядок действий поставщика и плательщика при использовании аккредитивной формы расчетов приведен в схеме на рис.1.

Аккредитивная форма расчетов .

Поставщик 4 Покупатель

5 3 1

Отделение банка, Отделение банка, обслуживающее 2 обслуживающее поставщика поставщика

рис 1.

1-акредитивное заявление; 2-поручение об открытии аккредитива; 3- извещение об открытии аккредитива; 4-отзрузка продуктов и отправка соответствующих документов; 5-предьявление реестра счетов для немедленной оплаты
К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки отгрузки продукции поставщиком до поступления аккредитива. Вместе с тем она гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

4.3 Расчеты платежными требованиями-поручениями.

При данной форме расчетов получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчетный документ , содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за товарно- материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платежных поручений- требований может быть последующим и предварительным.
При предварительном акцепте банк производит списание средств со счета плательщика, если он не заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк плательщика оплачивает платежное требование сразу после его поступления. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа на счете плательщика и списывает ее со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта иногородних и одногородних требований в течении трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика.

Требование предъявляется в банк при иногородних расчетах в трех экземплярах, при одногородних - в четырех экземплярах.
Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной , недоброкачественной, нестандартной, некомплектной досрочной поставки товаров или долгосрочного оказания услуг, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары и услуги и др. ,

Если покупатель отказался от акцепта поручения- требования, то поступившие по этому поручению-требованию товары поступают на ответственное хранение покупателя. При частичном отказе от акцепта товар остается на ответственном хранении покупателя в той части , от оплаты которой он отказался.

В случае акцепта платежного поручения- требования отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется отделением банка поставщика на расчетный или другой счет поставщика.

Схема документооборота при расчете платежными требованиями с использованием предварительного акцепта приведена на рисунке 1.

Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика ( 3 дня на акцепт и двойной срок почтового пробега).

Расчеты платежными поручениями- требованиями могут осуществляться и без их акцепта. Например , со счетов плательщика без акцепта оплачиваются требования за газ, воду, электрическую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные и некоторые другие услуги.

При расчетах платежными поручениями- требованиями расчеты у поставщиков отражают как реализацию продукции, т . е . с применением счетов
45”Товары отгруженные”, 46”Реализация продукции”, 62”Расчеты с поставщиками и заказчиками”и др. Покупатель использует счета 60 ”Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 51 “Расчетный счет”, 63 “Расчеты по претензиям”и др.

Поставщик 1
Покупатель

2 7

4 5

Отделение банка, 3
Отделение банка, обслуживающее обслуживающее поставщика 6 покупателя

Рис 2. Документооборот при расчете платежными требованиями:

1- отправка документов , подтверждающих отгрузку товара; 2- сдача поставщиком платежного поручения - требования в четырех экземплярах на инкассо; 3- отправка платежного поручения-требования в двух экземплярах учреждению банка плательщика; 4- извещение покупателя о поступлении платежного поручения- требования; 5- отправка покупателю оплаченного платежного поручения-требования; извещение об оплате покупателем счета; 7- перечисление платежа за счет поставщика и извещение об этом поставщика.