Виды и функции деловой переписки

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Основания для классификации  деловой переписки 

Наиболее  важной для ведения переписки  в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

Основания классификации	Примеры
1	2
Территория	Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная  переписка
Вид связи, используемой для доставки сообщения  корреспонденту	Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети
Область применения	Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений
Статус  автора	Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан)
Количество адресатов	Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько  адресов
Роль  в информационном обмене	Инициативные  письма, письма-ответы
Уровень типизации текста	Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма
Место в иерархии органов власти и управления и т. д.	Письма вышестоящих  организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций
Тематика	Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и  др.
Характер воздействия на адресата	Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

3. Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

При ведении  переписки должны соблюдаться следующие  требования:

• документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
• текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
• события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости  от типа письма и его содержания текст письма может быть простым  или сложным. Простые письма состоят  из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина  возникновения вопроса или его  краткая история. Если поводом для  составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу  основных средств фиксации деловой информации относятся ручные средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

4

Телеграмма (от теле... и... грамма), документальное сообщение, передаваемое по телеграфу. Предприятия связи принимают Т. от населения, учреждений, организаций. По виду различают Т. внутренние (в пределах страны) и международные. Внутренние Т. могут быть междугородными и местными (в пределах одного и того же населённого пункта). В соответствии со стадией прохождения Т. делятся на исходящие, транзитные и входящие.

елеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости  от приоритета обработки разделяются  на следующие категории:

"вне  категории";

"внеочередная";

"Президент  Российской Федерации"; не более 2 часов;

"Председатель  Правительства Российской Федерации";

"высшая  правительственная"; не более 4 часов;

"правительственная"; не более 4 часов;

"срочная"; не более 4 часов;

"обыкновенная". не более 8 часов.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно ("нр", "двтч" и "вскл" соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Телеграмма  должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя (по желанию отправителя).

5.

Телекс- международная сеть абонентского телеграфирования (См. Абонентское телеграфирование). Объединяет (середина 70-х гг. 20 в.) около 100 национальных сетей, оборудованных автоматическими коммутационными станциями «Телекс» — декадно-шаговыми станциями с дисковым набором номера

 К 1930 году была создана конструкция стартстопного  телеграфного аппарата, оснащенного  дисковым номеронабирателем телефонного  типа (телетайп). Этот тип телеграфного аппарата, в числе прочего, позволял персонифицировать абонентов телеграфной сети и осуществлять быстрое их соединение. Практически одновременно, в Германии и Великобритании были созданы национальные сети абонентского телеграфа, получившие название Telex (TELEgraph + EXchange). Несколько позже в США также была создана национальная сеть абонентского телеграфирования, подобная Telex, которая получила наименование TWX (Telegraph Wide area eXchange). Сети международного абонентского телеграфирования постоянно расширялись, и к 1970 году сеть Telex объединяла абонентов более чем 100 стран мира. Только в 1980-х годах благодаря появлению на рынке недорогих и практичных факсимильных машин сеть абонентского телеграфирования стала сдавать позиции в пользу факсимильной связи.

6

Телефоногра́мма — сообщение, переданное устно по телефону^[1].

Телефонограмма  составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передаётся по телефону и записывается получателем^[1].

Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.)^[1].

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов^[1].

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана^[1].

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные  бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме^[1]:

Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия  сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и  фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи^[1]. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы^[2].

7

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). ¹