Ведення особових справ

 

Вступ

Документаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована  в документах інформація становить  основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської  діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження  прав.

Одні документи, наприклад  правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна  документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові  норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі  тощо.

Порядок ведення діловодства  на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема  постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де обумовлюється порядок складання  документів, ведення справ, створення  архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Пропонований навчальний посібник складається з двох частин: "Загальне діловодство" і "Кадрове  діловодство". У першій частині  наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення  документів, які повинен знати  управлінський персонал для оперативної  орієнтації у виборі рішень. Широко висвітлено питання підготовки та оформлення документів, які створюються у процесі діяльності підприємств. Розглянуто порядок ведення загальної документації, наведено реквізити, що сприяють оперативній підготовці документів. Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів у строк і по суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та з необхідною інформацією, передачі її в архів. У другій частині посібника висвітлюються питання документування та організації роботи з документами у процесі управління персоналом, практичні питання кадрового (спеціального) діловодства, зокрема, подаються зразки сучасних типових документів ч кадрового діловодства, описується технологія їх оформлення, наводяться практичні рекомендації щодо обліку кадрів, підготовки розпорядчих документів з питань кадрів (прийняття на роботу, переведення і звільнення, надання відпусток, заохочення й стягнення, ведення обліку й зберігання трудових книжок, оформлення та подання документів для призначення пенсій, підготовка відповідної статистичної звітності).

 

 

1.Вимоги до  оформлення особового листка  з обліку кадрів та анкети

1.1 Особовий листок  з обліку кадрів

Це обов’язків документ, що заповнюється громадянином під час  зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні  відомості працівника шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

1. Назва виду документа;

2. Прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження;

3. Фотографія особи, яка  заповнює документи;

4. Відомості про освіту  і наукові ступені, вчені звання;

5. Якими мовами володіє;

6. трудова діяльність;

7. Державні нагороди;

8. Вітчизняні, зарубіжні  та міжнародні наукові відзнаик;

9. Відомості про родину;

10. Паспортні дані;

11. Домашня адреса;

12. Особистий підпис;

13. Дата заповнення

1.2 Анкета

Анкета — це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити  особі, щоб дістати потрібні відомості  про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний (див. 5.Зразки документів) паспорти і  т. д.

До анкетних форм належить ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ (див. додаток 1.), який заповнюють, влаштовуючись на роботу.

Відповідати на запитання  анкети треба розбірливо, чітко (одним  словом «так» або «ні» відповідають тільки тоді, коли цього вимагає

анкета); не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не  був», «не обирався» і т. д. в  разі негативної відповіді.

Відомості про зміни, що сталися  після заповнення особового листка, фіксують у доповненнях до особового  листка з обліку кадрів.

Державні службовці, наймаючись на роботу, заповнюють особову картку (форма П-2ДС), яка містить додаток 1 до особової картки П-2ДС. Типову форму  № П-2 на державних службовців не заповнюють.

 

 

2. Правила написання: автобіографії, резюме, характеристики, облікових документів, особової справи

2.1Автобіографія

Це документ, у якому  особа повідомляє основні факти  своєї біографії

Реквізити:

1. Назва виду документа
2. Текст у якому зазначаються:

• прізвище, ім’я, по батькові;

• дата народження;
• місце народження;
• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);
• відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності, назва місць роботи і посади);
• короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

3. Дата написання

4. Підпис

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Зразок автобіографії - (див. додаток.3)

2. Резюме

Це документ у якому  коротко викладаються особисті освітні  та професійні відомості про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документу;
2. Текст що містить таку інформацію:

• домашня адреса, телефон(факс);

• прізвище, ім’я, по батькові;
• мета написання документа;
• особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність(якщо птрібно));
• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, ступінь володіння іноземними мовами(при потребі));
• відомості про публікації (якщо потрібно);
• інша інформація на вимогу роботодавця

3. Дата;

4. Підпис

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіди. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо  на місці.

В Україні й понині відсутня єдина, установлена форма складання  резюме

(Резюме див. додаток  4), наведений приклад, найбільш  поширений.

2.3 Характеристика 

Це документ, в якому  дається оцінка ділових і моральних  якостей особи — працівника (учня, студента).

Характеристика, оформлена  належним чином, вважається офіційним  документом, її видає адміністрація  підприємства (організації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального  закладу (на вимогу), оформленні відрядження  на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди та в інших  випадках.

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4 (див. додаток 5.-5.1).

• Елементи характеристики:
• назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);
• текст (текст характеристики можна поділити на чотири частини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику, їх друкують на відстані 2 — 3  інтервалів  нижче  від слова «характеристика»,  через  1,0— 1,5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на З — 4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи в родовому відмінку, далі — звичайним шрифтом — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В  другій  частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т. п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник іще працює або студент навчається, — то в теперішньому часі.];
• підпис [Як правило, характеристику підписують керівник підприємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов'язковими).];
• відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до гербової.

Нижче підпису, на відстані 2—3 інтервалів, від нульового положення  табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала.

 

 

3. Особисті офіційні документи

 

Це документи, за допомогою  яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають  повноваження іншій особі щодо отримання  документів, грошей, товарів тощо, закріплюють  свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.

3.1 Доручення

Доручення — це документ, за яким організація чи окрема особа  надає право іншій особі від  її імені здійснювати якісь дії.( див. додаток 6-6.3)

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

1. Назва підприємства (організації), яка видає доручення (позначена  на бланку або на проставленому  штампі зліва вгорі аркуша).

2. Назва виду документа  (доручення).

3. Номер, дата, місце видачі

4. Посада, прізвище, ім'я,  по батькові особи, якій видається  доручення.

5. Назва підприємства (організації), від якої повинні бути одержані  товарно-матеріальні цінності.

6. Номер і дата видачі  супровідного документа (наряду, рознарядки тощо).

7. Термін дії доручення.

8. Зразок підпису особи,  якім видано доручення.

9. Назва документа, що  посвідчує особу, якій видано  доручення одержувача цінностей  (паспорт, посвідчення).

10. Підписи службових осіб, які видали доручення.

11. Печатка підприємства (організації), що видала доручення.

Особисті доручення складаються  окремими особами.

Обов'язкові реквізити:

1. назва виду документа (доручення);
2. прізвище, ім'я, по батькові особи, що видала доручення;
3. прізвище, ім'я, по батькові особи, що їй видане доручення (довіреної особи);
4. термін дії документа;
5. дата складання/, підпис особи і довірителя:
6. засвідчення підпису організацією, де працює, навчається тощо довіритель.

3.2 Заповіт