Документальное оформление учета заработной платы

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ

УЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Трудовой  кодекс Российской Федерации регулирует трудовые отношения всех лиц, заключивших  с работодателями

трудовые  договоры, независимо от того, с какой  организацией они заключены –  с государственной или коммерческой.

В соответствии с ТК РФ регулирование трудовых отношений  и иных непосредственно связанных  с ними отношений

может осуществляться путем заключения, изменения  работниками и работодателями трудовых договоров. Понятию трудо-

вого договора, особенностям его заключения, изменения, расторжения посвящена значительная часть ТК РФ.

Трудовой  договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязу-

ется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК

РФ, законами и иными нормативными правовыми  актами, коллективным договором, соглашениями, локальными норматив-

ными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную

плату, а работник обязуется лично выполнить  определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действую-

щие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах,

каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у

работодателя.

Согласно  ст. 66 ТК РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника  является трудовая

книжка  установленного образца, которая заполняется в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.

Работодатель  обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней,

если  работа в этой организации является для работника основной.

Администрация организации должна оформить трудовую книжку работника не позднее недельного срока со дня его

приема  на работу. Заполнение трудовой книжки впервые проводится в присутствии  работника.

Для учета  личного состава, начисления и выплаты  заработной платы на предприятии  используют унифицированные

формы первичной учетной документации.

Форму № Т-1 "Приказ (распоряжение) о  приеме на работу" заполняет в  одном экземпляре работник отдела кадров или

лицо, ответственное  за прием, на каждого члена трудового  коллектива. Руководитель подразделения  предприятия, куда при-

нимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в

качестве  кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с указанием испыта-

тельного  срока.

На основании  приказа о приеме на работу заполняются:

1) личная  карточка;

2) трудовая  книжка работника;

3) лицевой  счет.

Форму № Т-2 "Личная карточка работника" заполняют и ведут в одном  экземпляре на работников предприятия  всех ка-

тегорий. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.

В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок, повы-

шении квалификации, представляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на

должность должна стоять личная подпись работника.

Форма № Т- 3 "Штатное расписание" используется для оплаты труда административных работников. В ней содержится

перечень  должностей постоянных работников с  указанием должностных окладов.

Форму № Т-5 "Приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу" применяют  при оформлении перевода из одного

подразделения предприятия в другое. Распоряжение визируется начальниками подразделений (цеха, отдела, участка) преж-

него  и нового места работы и подписывается  руководителем предприятия. На оборотной  стороне формы делают отметки  о

несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Форму № Т-6 "Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска" применяют  для оформления ежегодного отпуска  и

отпусков  других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными

актами  и положениями, коллективным договором  и графиком отпусков. На основании  распоряжения о предоставлении от-

пуска бухгалтерия предприятия делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск.

Форма № Т-7 "График отпусков" необходима для планирования отпусков работников и контроля за его выполнением.

Форму № Т-8 "Приказ (распоряжение) о  прекращении трудового договора" заполняют в двух экземплярах  при увольне-

нии работника.

Распоряжение  составляет работник отдела кадров, подписывает  руководитель подразделения (цеха, отдела, участка) и

руководитель  предприятия. На основании Т-8 бухгалтерия  производит расчет с работником.

Формы № Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы" и Т-13 "Табель учета ис-

пользования рабочего времени" применяют для  учета использования рабочего времени  всех работающих на предприятии

лиц, а  также для контроля за соблюдением режима рабочего времени, расчетов по оплате труда и получения данных об отра-

ботанном времени.

Форма № Т-12 предназначена для учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы. В  форме № Т-13

отражают  использование рабочего времени  без расчета заработной платы.

Применяя  в учете форму № Т-13, оплату труда начисляют в лицевом  счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-

51) или  расчетно-платежной ведомости (ф.  № Т-49).

Форма № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" служит для расчета и выдачи оплаты труда всем работающим на пред-

приятии. Ее заполняют в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия на основании данных лицевых счетов (ф. № Т-54) и

оформляют подписями руководителя и главного бухгалтера.

Форму № Т-51 "Расчетная ведомость" используют на крупных предприятиях для расчета оплаты труда всем работни-

кам. Форма представляет собой журнал, который состоит из основных и вкладных листов. На основных листах слева и спра-

ва расположены справочные данные для расчета начисленной оплаты труда и удержаний. Если применяют расчетную ведо-

мость ф. № Т-51, то лицевые счета (ф. № Т-54) не ведут.

На основании  расчетной ведомости заполняют  форму № Т-53 "Платежная ведомость". На ее титульном листе указыва-

ют общую  сумму выданной и депонированной заработной платы.

Лицевые счета форм № Т-54 и Т-54а применяют  для отражения сведений об оплате труда работников за прошлые пе-

риоды.

По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени и заработной платы бухгалте-

рия проверяет правильность их оформления и проводит их счетную обработку.

Основой для составления расчетных ведомостей и листков расчета заработной платы являются следующие первичные

документы:

− табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования

рабочего  времени (ф. № Т-13) для расчета  повременной заработной платы и  всех прочих оплат, в основу которых  положено

время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т.п.);

− накопительные карточки заработной платы – для рабочих-сдельщиков;

− расчетные документы бухгалтерии по всем прочим видам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной

нетрудоспособности;

− расчетные ведомости за прошлый месяц – для расчета сумм удержаний налогов;

− решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;

− платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

− расходные кассовые ордеры на выдачу внеплановых авансов и др.

(Выбор  варианта оформления расчетов  по заработной плате с персоналом  остается за организацией.)

Выдача  заработной платы производится по платежным  ведомостям в установленные в  организации дни месяца. Осно-

ванием на право выдачи является наличие в реквизитах платежной ведомости приказа в кассу для оплаты указанной суммы в

срок "с-по" (в течение трех дней, считая день получения денег в банке). Подписывают приказ руководитель организации и

главный бухгалтер. Выдавать заработную плату  в крупных организациях, кроме  кассира, могут раздатчики. В этом случае

кассир  ведет специальную книгу регистрации  платежных ведомостей и сумм, выданных (полученных) наличными раздатчи-

ками. По окончании рабочего дня раздатчики обязаны сдать в кассу остатки невыданных сумм и платежные ведомости. По-

следующая выплата заработной платы (на второй и третий дни) осуществляется только кассиром.

По истечении  трех дней кассир построчно проверяет  и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий лиц,

не получивших ее, в графе "Расписка в получении" проставляет штамп или пишет  от руки "Депонировано". Платежная  ве-

домость закрывается двумя суммами – выданными наличными и депонированными. На депонированные суммы кассир со-

ставляет реестр невыданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр невыдан-

ной заработной платы для проверки и выписки  расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы. Расход-

ный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы  кассир сдает в банк на расчетный  счет организации с указанием "Депони-

рованные суммы". Это необходимо для того, чтобы банк хранил их и учитывал отдельно и не мог использовать на прочие

выплаты организации и погашение ее задолженностей, так как работники организации  могут потребовать их в любой  день.