Аудит расчетов с подотчетными лицами

      СОДЕРЖАНИЕ 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

      ВВЕДЕНИЕ 
 
 

      Актуальность работы. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

      В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

      Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами — основываясь на действующих  нормативно-правовых актах, осуществить  аудиторскую проверку и выразить мнение о достоверности и порядке  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

      Объектами аудита расчетов с подотчетными лицами являются первичная информация, а  также регистры бухгалтерского учета  и отчетность.

      Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

      Данная  работа основана на нормативно-правовой базе бухгалтерского учета, аудиторских  стандартах и использовании методологической и учебной литературы таких авторов, как Н.П. Кондраков, А.А. Терехов, А.Д. Шеремет и др.

      Таким образом, основной целью данной работы является на основании теоретических исследований системы аудиторской деятельности расчетов с подотчетными лицами рассмотреть условия их практического применения на примере ОАО «Якутский Гормолзавод» город Якутск.

      Цель  работы определяет постановку следующих задач:

      - рассмотреть организацию аудиторской  деятельности расчетов с подотчетными  лицами на примере ОАО «Якутский  Гормолзавод»;

      - выявить недостатки в организации  учета и контроля расчетов  с подотчетными лицами на предприятии  ОАО «Якутский Гормолзавод»;

      - разработать предложения по совершенствованию учета и внутрихозяйственного контроля за расчетами с подотчетными лицами.

      Работа  состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложений. 

 

       1. ОРГАНИЗАЦИЯ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ 
 

1. Сущность  учета подотчетных сумм

 
 

      Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет [17.С.27].

      Они покупают то, что нужно, а затем  составляют и сдают в бухгалтерию  авансовый отчет. Если при покупке  израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

      Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

      Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

      Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д. [21.С.44]

      Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные,  на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции.

      Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена [24].

      Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер - бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги [29.С.18].

      Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются [26], [27].

      Таким образом, подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

      В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны [22.C.28]:

      - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

      - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      - расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

      - представительские расходы.

      Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

      Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам [19.C.34].

      Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче [18.C.56], [21.C.67], [25.C.93].

      Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи.

      Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

      В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет  шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы  счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. На оборотной  стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

      При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.