Аудит кассовых операций

По результатам проведенного опроса и непосредственного наблюдения за совершением операций движению денежных средств из кассы у аудитора формируется план проведения аудита кассовых операций и определен состав аудиторских процедур.

Программа аудита операций по кассе и тестирование системы  контроля включает в себя следующее.

При составлении программы  проверки необходимо провести оценку эффективности внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в  кассе организации.

При помощи тестирования аудитор проводит предварительную  оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее проблемные участки, планирует состав аудиторских процедур, определяет особенности ведения бухгалтерского учета в организации. 

Низкая оценка эффективности  внутреннего контроля потребует  увеличения объемов аудита и особого внимания к данному участку проверки.

Программа тестов средств  контроля - это перечень совокупности действий, предназначенных для сбора  информации о функционировании системы  внутреннего контроля и учета. [21, с.63]

При планировании аудита конкретного предприятия перечень вопросов для определения эффективности внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств и достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете может варьироваться.

Примерный перечень вопросов, при помощи которых аудитор выявляет положительные и отрицательные аспекты в учете денежных средств. Организация рабочего этапа проверки:

Рабочий этап проверки кассовых операций может быть совершен в такой  последовательности:

- ревизия кассы;

- проверка правильности документального оформления операций;

- проверка полноты  и своевременности оприходования  денежных средств;

- проверка правильности  списания денежных средств в  расход;

- проверка соблюдения  кассовой дисциплины;

- проверка правильности  отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

- оформление результатов  проверки. [16, с.85]

Эти направления дают возможность получения аудиторских  доказательств по всем основным параметрам, указанным в Федеральном стандарте  аудита № 5 «Аудиторские доказательства».

Для реализации общего плана  аудита составляется Программа аудита.

В программе аудита предусматриваются  более детальные направления  контроля и анализа за движением  наличных денежных средств в организации.

В соответствии с Федеральным  стандартом аудита № 3 «Планирование аудита» она может быть составлена в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу.

Программы помогают выявить  существенные недостатки, являются составной  частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

 

4. Проведение  аудита кассовых операций

 

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций.

Основным нормативным  актом, который регламентирует порядок  осуществления операций по приему, хранению и выдачу наличных денежных средств в кассе организации, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (ред. от 26.02.1996).

Данный нормативный  акт устанавливает единый порядок  хранения наличных денежных средств, их прием, оформление кассовой документации и ведения кассовой книги, порядок  инвентаризации кассы, а также контроль за соблюдением кассовой дисциплины. [13, с.71]

При проверке аудитору необходимо пользоваться нормативными актами, утвержденными  соответствующими министерствами и  ведомствами, которыми регулируются кассовые операции, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой выручки и т.п.).

Проверка оформления первичных документов.

При проведении аудита кассовых операций для достижения цели «достоверность»  необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей (выполняется по возможности) получателей денежных средств на расходных кассовых ордерах.

Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером предприятия или лицами, на имеющими право подписи данных документов.

Документы должны быть четко  и правильно оформлены: без исправлений, с наличием расписок получателей, погашенные штампом «Оплачено» с указанием  даты.

Аудитором проверяется  законность и обоснованность произведенных из кассы выплат денежных средств.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом ордере, в оправдание расхода  наличных денежных средств по кассе не принимается.

Эта сумма считается  недостачей и подлежит взысканию  с кассира. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем  или главным бухгалтером.

Важное значение имеет  корректность записей в бухгалтерском учете, в особенности факты исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, которые приводят к занижению или завышению выручки от реализации.

Наличные денежные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и должны зачисляться в доход предприятия.

Они могут также свидетельствовать  о фактах неполного зачисления наличной выручки от контрагентов.

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации.

Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен с кассиром после издания руководителем  приказа (решения, постановления) о назначении сотрудника на работу. [7, с.48]

На малых предприятиях обязанности кассира может выполнять  главный бухгалтер или другой штатный работник по письменному  заключению руководителя и при обязательном условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Аудитору при проверке необходимо обратить внимание на правильность ведения кассовой книги и порядок  составления отчетов кассира.

Кассовая книга должна быть типовой формы, прошита, опечатана  с указанием количеств листов.

При ручном варианте оформления кассовой книги нумерация листов в каждой книге может начинаться заново.

Проверка кассы аудитором  обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера.

При наличии нескольких касс аудитору необходимо опечатать  их, для того, чтобы предотвратить  возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка  денег, выведенного в кассовой книге.

Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир должен представить для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе отсутствуют не оприходованные или не списанные в расход денежные средства. [18, с.74]

Далее кассир начинает группировку  наличных денежных средств по ответствующим  купюрам и в присутствии аудитора и главного бухгалтера организации  проводит полный полистный их счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

Аудитору необходимо помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордре или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остаток наличных денег  в кассе не принимается.

Наличные денежные средства, подтвержденные приходными

кассовыми ордерами, считаются  излишком кассы и зачисляются  в доход организации.

Часто расписки, якобы  подтверждающие получение денег  у кассира: сдачу их на временное  хранение, во внимание не принимаются.

При инвентаризации кассовой наличности аудитор устанавливает  также наличие других ценностей  в кассе: ценных бумаг, денежных документов.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском отчете.

Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности излишки  по рекомендации аудитора приходуются  по приходному кассовому ордеру в  доход организации следующим  образом: дебет счета 50 и кредит счета 91.

Затем данная операция записывается в кассовой книге, излишки могут  быть результатом умышленных действий (неучтенные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств.

Поэтому аудитору необходимо объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача  денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы  в кассу организации. [18, с.87]

Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач.

При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений  аудитор может рекомендовать  руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор  оформляет актом по типовой форме  № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер аудируемого лица.

Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования  и правильности списания денежных средств  по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить:

- заключен ли с кассиром  договор о материальной ответственности  или имеется ли в личном  деле кассира обязательство о  материальной ответственности, предусмотренное  Порядком ведения кассовых операций;

- соответствует ли  помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира;

- обеспечены ли охрана  кассы и сохранность денежных  средств при доставке из банка  и во время выдачи заработной  платы; 

- имеется ли для хранения  денежных средств и других  ценностей в кассе сейф или  несгораемый шкаф;

- соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого  шкафа) для хранения денежных  средств и других ценностей  в кассе; 

- соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности  по отдельным датам; 

- проводятся ли периодические внезапные ревизии кассы и имеются ли акты по таким ревизиям. [19, с.88]

Затем аудитор переходит к проверке правильности документального оформления хозяйственных операций.

Практика проверок показывает, что  во многих организациях кассовые документы  составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших денежные средства в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты.

Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными.

Если такое установлено, то аудитору необходимо сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации  с целью принятия соответствующих  оперативных мер.

На следующем этапе аудита кассовых операций следует установить:

- ведут ли в данной организации  по установленной форме журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров; 

- все ли имеющиеся кассовые  документы зарегистрированы в  журнале, нет ли пропущенных  номеров кассовых ордеров; 

- наличие и правильность ведения кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера;

- действительно ли ведется одна  кассовая книга в данной организации (особенно это касается многопрофильных организаций, которые данный порядок часто нарушают). [16, с.93]

После выяснения соблюдения установленных  требований аудитору необходимо переходить к проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку ведения кассовых операций.

Проверке подлежат все приходные  и расходные денежные документы  за проверяемый период.

При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить  выявлению правильности, своевременности  и полноты оприходования наличных денег.