Аудит кассовых операций

Инвентаризация  кассы

Одним из наиболее ценных источников получения аудиторских доказательств служат результаты инвентаризации кассы, проведенной совместно или самостоятельно аудитором. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств – на суммы внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают  кассир и главный бухгалтер организации. Акт служит письменным аудиторским  доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий хранения денежных средств и их соответствие предписанным нормам.

Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

В кассе предприятий могут  храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег  в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и  сферы деятельности, имеющим кассу  и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит кассы пересматривается в начале каждого года. Для этого  в банк представляется расчет по форме  № 0408020, приведенной в Приложении 1 Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации  от 05.01.1998 № 14-П. Эту же форму можно  подать и для увеличения лимита в  течение года, как правило, это  требуется, если у организации существенно  выросла наличная выручка.

При наличии у предприятия  нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

Организации обязаны сдавать  в банк всю денежную наличность сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе в порядке  и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать  ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у  населения.

Если сумма наличных в  кассе превышает лимит, то деньги можно сдать непосредственно  в дневные или вечерние кассы  банков, а также инкассаторам (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного  решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40).

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка  наличных денег в кассе ни в  одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается  нулевым, а несданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка  об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера – пять дней).

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.

Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин

При осуществлении наличных денежных расчетов при оказании услуг  организация в обязательном порядке  применяет контрольно-кассовую технику (далее – ККТ), включенную в Государственный  реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт» (далее  – Закон о применении контрольно-кассовой техники)).

Аудитору необходимо учитывать, что организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы  бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок  их учета, хранения и уничтожения  устанавливаются Правительством РФ.

Следовательно, организация  может иметь только одну главную  кассу и в зависимости от количества контрольно-кассовой техники несколько  операционных. Для каждого объекта  контрольно-кассовой техники должна вестись отдельная книга кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную контрольно-кассовую машину (далее – ККМ). Заметим, что фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно обращать внимание на записи показателей счетчиков не только действующих машин, но и бездействующих, а также находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.

Налоговые органы:

1. осуществляют контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Закона о применении контрольно-кассовой техники;
2. осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;
3. проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;
4. проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;
5. налагают штрафы в случаях и порядке, которые установлены КоАП, на организации и индивидуальных предпринимателей, которые нарушают требования Закона о применении контрольно-кассовой техники.

Аудит денежных документов в кассе

Находящиеся в кассе организации  почтовые марки и другие денежные документы учитываются в соответствии с Инструкцией по применению Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н, на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы». Денежные документы учитываются в сумме  фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Учет приобретения и расходования почтовых марок может производиться на основании журнала учета приема и выдачи денежных документов, который организации могут вести в произвольной форме.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные  учетные документы , форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

Следовательно, журнал учета  приема и выдачи денежных документов, форма которого устанавливается  организацией, должен содержать вышеуказанные  реквизиты.

Операции по выдаче денежных документов оформляются записью  в журнале учета приема и выдачи денежных документов. Первичные документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи на субсчете 50-3, не отражаются в кассовой книге.

Ответственность руководства аудируемого лица за организацию учета кассовых операций

Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору надо убедиться, что  на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры  внутреннего контроля.

Порядок ведения кассовых операций предусматривает обязанности  руководителей организаций:

1. оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;
2. обеспечить ведение одной кассовой книги;
3. производить прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением с обязательным применением ККМ.

Наличие на предприятии утвержденного  приказом руководителя списка лиц, которым  могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи  руководителя предприятия или уполномоченного  лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить  величину финансовых санкций, которые  могут быть наложены на аудируемое лицо в случае его проверки, и сопоставить их с определенным для данного участка проверки уровнем существенности и с финансовым результатом деятельности предприятия.

Выявив существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности № 2 «Документирование аудита».

Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного  аудита. Промежуточную информацию можно  передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может  быть подготовлен предварительный  вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономического субъекта может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

В описательной части аудиторского отчета (письма руководству) должны быть изложены результаты проверки по следующим  основным направлениям:

1. состояние системы внутреннего контроля;
2. состояние бухгалтерского учета и отчетности;
3. соблюдение законодательства при совершении аудируемым лицом хозяйственных операций;
4. выявленные нарушения и рекомендации по их исправлению.