Аудит денежных средств

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе в размерах и на сроки, определяемые руководителями.

Выдача наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.

Выдача наличных денег под отчет  производится при условии полного  отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного положения.

Нередко встречаются случаи, когда  организацией допускается выплата  наличных сумм другим юридическим лицам  в размерах, превышающих установленный лимит. Установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в суммах, не превышающих 60000 руб. по одному платежу. Под термином "один платеж" понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 60000 руб.

За расчеты наличными денежными  средствами всех установленных лимитов  в соответствии с Указом № 410 предусмотрен штраф с предприятия в 2-кратном размере суммы произведенного платежа и с руководителя предприятия штраф в 50-кратном размере МРОТ. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием  даты, отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации. Заметим, что наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.

Выявив существенные вопросы, требующие  профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Документирование аудита".

Письменная информация (отчет) по результатам  проведения аудита представляется аудитором  руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Однако промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономическим субъектом может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

Аудит кассовых операций на ОАО "ЭЗФ" проводился в соответствии с изложенной методикой. По результатам проведенного аудита аудиторская фирма ООО "Аудит-96" сделала следующее заключение (приложение 1):

"Сохранность наличных денег  при их хранении и доставки  из учреждения банка обеспечивалась  в соответствии с требованиями "Порядка ведения денежных  операций в РФ", утвержденных решением Совета Директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.93 г.

Наличные деньги, полученные по чекам  в учреждении банка и другие поступления  в кассу, приходовались по кассовой книге полностью и своевременно.

Установленный обслуживающим учреждением  банка лимит хранения наличных денег в кассе предприятия в сумме 15000 = (Пятнадцать тысяч) рублей соблюдался.

Договор о полной материальной ответственности  кассира оформлен надлежащим образом. Расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга, журнал регистрации  приходных и расходных ордеров оформлялись правильно, Получение денег подтверждено росписями, подсчет итогов в платежных ведомостях и выдача денег по доверенности осуществлялись правильно.

2.2. Проверка расчетного и валютного  счетов

Аудиторская проверка операций по счетам в банке начинается с того, что аудитор знакомится со сведениями о рублевых счетах и счетах в иностранной валюте в банках, приложенными к налоговой отчетности. При этом он устанавливает количество и номера счетов, открытых в банках; наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету.

Затем аудитор определяет юридические  основы взаимоотношений организации  и банка, проверяет соответствие договора банковского счета (договора на банковское обслуживание) нормам Гражданского кодекса Российской Федерации.

Операции по зачислению и списанию денежных средств со счетов в банке  оформляют первичными документами, формы и порядок заполнения которых  установлены инструктивными указаниями Центрального банка Российской Федерации. К таким документам относятся:

- выписки банка с приложенными  утвержденными банком формами  расчетно-платежных документов: платежное  поручение, платежное требование, платежное требование-поручение,  платежный ордер, инкассовое поручение (распоряжение), заявление на взнос наличных денег на расчетный счет, бланк денежного чека на снятие наличных денег с расчетного счета, поручение на обязательную продажу валюты, поручение на покупку валюты, распоряжение резидента о переводе купленной валюты и др.;

- первичные документы, прилагаемые  к расчетным банковским документам  и обосновывающие правомерность  совершаемых операций.

Аудитор проверяет правильность оформления документов, проводит арифметическую проверку документов и проверку на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.

Особое внимание аудитор должен уделить операциям по бесспорному (безакцептному) списанию банком денежных средств. Это возможно лишь на основании  решения суда, прямого указания закона, договора клиента с банком.

Операции по счетам в банке могут  быть приостановлены согласно ст.76 Налогового кодекса Российской Федерации для  обеспечения решения о взыскании  налога или сбора. Указанное ограничение  не распространяется на платежи, очередность исполнения которых в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации предшествует исполнению обязанности по уплате налогов. Приостановление операций по счетам действует с момента получения банком решения налогового органа о приостановлении таких операций и до отмены этого решения.

Для подтверждения достоверности  бухгалтерской отчетности нужно  проверить соответствие ее показателей  данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка. Данная процедура  проверки оформляется рабочими документами аудитора. При выявлении расхождений необходимо показать сумму отклонений и выявить их причины.

Таким образом, в ходе аудита операций по счетам в банке осуществляются следующие процедуры:

- проверка соответствия произведенных  операций нормативным документам и законодательным актам, действующим на территории Российской Федерации;

- проверка правильности оформления  выписок со счетов в банке  и документов, приложенных к выпискам, подтверждающих операции;

- арифметическая проверка правильности выведения остатков на конец дня и подсчета оборотов по приходу и расходу денежных средств в выписках банка и регистрах по учету денежных средств в банке;

- проверка соответствия записей  в выписках банка и регистрах  бухгалтерского учета, регистрах  бухгалтерского учета и Главной книге, а также сальдо по Главной книге и статей баланса.

Проверка полноты и правильности синтетического учета операций по расчетному счету проводится по каждому счету, открытому в банке. В первую очередь  аудитору необходимо ознакомиться с классификатором типовых бухгалтерских записей по банковским операциям, связанным с расчетным счетом. Это позволит выявить наиболее часто встречающиеся операции и проверить правильность корреспонденции счетов. Если в организации нет такого классификатора, соответствующую информацию можно получить, воспользовавшись корреспонденцией счетов, указанной в Главной книге. Особое внимание следует обратить на корреспонденцию счетов по записям, не типичным для организации.

Если по договору банковского счета предусмотрена выплата банком процентов за пользование денежными средствами, аудитор должен проверить, начисляет ли организация доходы ежемесячно или отражает их по факту зачисления процентов на расчетный счет. Неправильное отражение причитающихся процентов может привести не только к искажению финансового результата за отчетный период, но и к налоговым санкциям.

При аудите операций по расчетному счету  аудитор также проверяет:

- порядок ведения учетных регистров;

- ведутся ли регистры синтетического  учета по каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный регистр;

- своевременность отражения в  регистрах синтетического учета  операций по движению денежных  средств на расчетном счете;  производятся ли записи в учетные  регистры по каждой выписке банка;

- тождественность записей в  учетных регистрах и в выписке  банка.

Проверяя полноту зачисления денежных средств, перечисленных покупателями и заказчиками в оплату поставленных материально - производственных запасов, выполненных работ и оказанных  услуг, необходимо сверить записи по дебету счета 51 "Расчетные счета" с кредитовыми записями учетных регистров по счетам 90 "Продажи" или 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Поступление денежных средств от финансово-кредитных организаций в виде кредитов, зачисление средств с других расчетных счетов проверяют путем встречной сверки записей по регистрам бухгалтерского учета по счетам 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 " Расчеты по долгосрочным кредитам и займам ", субсчетам к счету 51 "Расчетные счета", счету 55 "Специальные счета в банках", а также сверки выписок и приложенных к ним документов.

Особое внимание аудитор должен уделить проверке полноты оприходования  наличных денежных средств, сдаваемых в кассу банка (кредитной организации). Для этого проводят встречную проверку записей с данными учетного регистра по кредиту счета 50 "Касса".

Проверка законности списания денежных средств с расчетного счета. Перечисление денежных средств с расчетного счета в погашение задолженности поставщикам следует анализировать в разделе аудита расчетных операций по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", чтобы установить, насколько реально и обоснованно они использованы.

Детальной проверке должны быть подвергнуты операции по счету 51 "Расчетный счет" в сопоставлении со счетами учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 25 "Общепроизводственные расходы", 44 "Расходы на продажу"), так как в данном случае может быть сокрыто перечисление средств за невыполненные работы, неоказанные услуги.

Детальная проверка и анализ первичных  документов, подтверждающих списание денежных средств, в корреспонденции  со счетами учета затрат позволяют  также выявить ошибки (возможно и  умышленные) по списанию расходов на научно-исследовательские работы, на оплату социально-бытовых услуг и др. на себестоимость продукции, что ведет к искажению финансовых результатов и может иметь существенные налоговые последствия.

Пересекающейся процедурой аудиторской проверки операций по расчетному счету является проверка списания денежных средств со счета и полноты оприходования наличных денег в кассу. Аудитор должен проверить:

- приложена ли к выписке банка  по операции снятия наличных  денег квитанция к приходному кассовому ордеру;

- тождественность записей в  регистрах синтетического учета  по кредиту счета 51 "Расчетный  счет" и дебету счета 50 "Касса".

Выявленные в ходе проверки операций по расчетному счету нарушения аудитор  фиксирует в рабочей документации и отражает в справке (отчете) по результатам данного раздела аудиторской проверки.

Проверка законности операций по валютному  счету. При осуществлении внешнеэкономической  деятельности организации получают выручку от экспорта продукции (работ, услуг), производят платежи по импорту товаров, оплачивают расходы по загранкомандировкам и другие операции в иностранной валюте через валютные счета, открываемые в банках Российской Федерации, а также за границей. Порядок открытия валютных счетов и проведения операций по ним регулируется валютным законодательством и нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.

В соответствии с действующими нормативными актами юридические лица-резиденты  могут иметь следующие валютные счета: